Privacyverklaring

Hoe PlanUp omgaat met uw gegevens

Privacyverklaring PlanUp

Versie 1.0 — Maart 2026

Surreal Estate B.V., h.o.d.n. PlanUp

1. Wie zijn wij?

PlanUp is een dienst van Surreal Estate B.V., gevestigd aan de Eerste Jan van der Heijdenstraat 22-3v, 1072 TT Amsterdam. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71700048.

PlanUp is een cloud-based roosterplatform voor medisch specialistische maatschappen in Nederland. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Contactgegevens voor privacyvragen:

E-mail: privacy@planup.nl
Post: Surreal Estate B.V., t.a.v. Privacy, Eerste Jan van der Heijdenstraat 22-3v, 1072 TT Amsterdam

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

Gebruikers van het PlanUp-platform (artsen, roostermakers, maatschapadministratie);
Contactpersonen van (potentiële) klanten;
Bezoekers van onze website planup.nl;
Sollicitanten die via onze website of per e-mail solliciteren.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Platformgebruikers

CategorieGegevensGrondslag AccountgegevensNaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie/rolUitvoering overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG) InloggegevensE-mailadres, wachtwoord (gehasht), 2FA-gegevensUitvoering overeenkomst RoostergegevensBeschikbaarheid, diensten, voorkeuren, verlofperiodesUitvoering overeenkomst GebruiksgegevensLoginmomenten, apparaattype, browsertype, IP-adresGerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG) CommunicatiegegevensBerichten via het platform, supportticketsUitvoering overeenkomst

3.2 Websitebezoekers

CategorieGegevensGrondslag Technische gegevensIP-adres, browsertype, besturingssysteem, pagina's bezochtGerechtvaardigd belang / Toestemming (cookies) ContactformulierNaam, e-mailadres, organisatie, berichtToestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG)

3.3 Wat wij NIET verwerken

PlanUp verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van Art. 9 AVG. Het platform bevat geen:

Medische dossiers of patiëntgegevens;
BSN-nummers;
Gegevens over gezondheid van gebruikers;
Gegevens over ras, religie, politieke overtuiging of seksuele geaardheid.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Dienstverlening — Het aanmaken en beheren van accounts, het genereren van roosters, het verwerken van beschikbaarheid en voorkeuren.
Communicatie — Het beantwoorden van vragen, het versturen van servicemeldingen (onderhoud, updates, incidenten).
Beveiliging — Het beschermen van het platform tegen ongeautoriseerde toegang, fraude en misbruik.
Productverbetering — Het analyseren van (geanonimiseerd) gebruiksgedrag om het platform te verbeteren.
Wettelijke verplichtingen — Het voldoen aan fiscale bewaarplichten en het melden van datalekken.
Commerciele communicatie — Het versturen van nieuwsbrieven of productinformatie, uitsluitend met uw toestemming.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is:

OntvangerDoelWaarborg Hostingprovider (EU)Opslag en verwerking platformdataVerwerkersovereenkomst, ISO 27001 gecertificeerd, datacenters in EU E-mailserviceproviderTransactionele e-mails (wachtwoord reset, meldingen)Verwerkersovereenkomst, EU-verwerking SupporttoolingAfhandeling supportticketsVerwerkersovereenkomst Boekhouding/facturatieFinanciele administratieWettelijke verplichting OverheidsinstantiesIndien wettelijk verplicht (bijv. Autoriteit Persoonsgegevens, Belastingdienst)Wettelijke grondslag

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Wij gebruiken geen persoonsgegevens voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming in de zin van Art. 22 AVG.

5.1 Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; of
Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie; of
Andere passende waarborgen conform Hoofdstuk V van de AVG.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

GegevenstypeBewaartermijn AccountgegevensDuur van de overeenkomst + 30 dagen voor data-export RoostergegevensDuur van de overeenkomst + 30 dagen Logbestanden (beveiliging)12 maanden Factuurgegevens7 jaar (fiscale bewaarplicht) Websiteanalytics26 maanden (geanonimiseerd) Sollicitatiegegevens4 weken na afronding procedure, of 1 jaar met toestemming Supporttickets2 jaar na sluiting ticket

Na afloop van de overeenkomst bieden wij de klant 30 dagen de mogelijkheid tot data-export. Daarna worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer:

Encryptie van data in transit (TLS 1.2+) en at rest (AES-256);
Toegangsbeheer op basis van het principe van minimale rechten (least privilege);
Tweefactorauthenticatie (2FA) voor alle beheerdersaccounts;
Regelmatige back-ups met versleutelde opslag;
Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens;
Periodieke beveiligingstests en kwetsbaarheidsscans;
Bewustwordingstraining voor alle medewerkers.

Onze beveiligingsaanpak is gebaseerd op ISO 27001-best practices. Zie ons Information Security Policy voor verdere details.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

RechtToelichting Inzage (Art. 15)U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken. Rectificatie (Art. 16)U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren. Verwijdering (Art. 17)U kunt in bepaalde gevallen verzoeken uw gegevens te verwijderen. Beperking (Art. 18)U kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken. Dataportabiliteit (Art. 20)U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen. Bezwaar (Art. 21)U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Intrekking toestemming (Art. 7)Waar verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze altijd intrekken.

Hoe dient u een verzoek in?

Stuur uw verzoek naar privacy@planup.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie opvragen.

Klacht bij de toezichthouder

Bent u het niet eens met hoe wij uw gegevens verwerken? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 - 1805 250

9. Cookies

Voor ons cookiebeleid verwijzen wij naar het separate document Cookiebeleid PlanUp, dat beschikbaar is op onze website en als bijlage bij deze privacyverklaring.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij substantiele wijzigingen informeren wij actieve gebruikers per e-mail.

11. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Surreal Estate B.V., h.o.d.n. PlanUp

Eerste Jan van der Heijdenstraat 22-3v

1072 TT Amsterdam

KvK: 71700048

E-mail: privacy@planup.nl

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 maart 2026.