Iemand valt uit: snel een vervanger, zonder het rooster om te gooien

Wat gebeurt er bij uitval op het laatste moment?

Uitval komt meestal onverwacht. Iemand wordt ziek, heeft een persoonlijke reden of een noodgeval. Het gepubliceerde rooster klopt dan niet meer. Een of meer diensten hebben geen bezetting, soms al dezelfde dag.

De planner moet dan snel drie dingen weten. Welke diensten zijn geraakt? Wie kan ze overnemen? En wie mag er niet op, en waarom niet?

Waar loopt het zonder PlanUp vaak op vast?

Zonder overzicht begint de planner te bellen en berichten te sturen. Wie beschikbaar lijkt, heeft soms net een nachtdienst gehad. Of hij mist een bevoegdheid voor die dienst. Dat blijkt vaak pas later.

Een vervanging die haastig wordt geregeld, staat bovendien niet altijd goed in het rooster. Achteraf is dan moeilijk na te gaan wie wat besloot, en waarom.

Hoe helpt PlanUp bij uitval?

PlanUp vervangt alleen wat geraakt is. De rest van het rooster blijft staan. Er zijn een paar routes, die u ook kunt combineren.

• Ziek melden. U meldt de medewerker ziek, zonder einddatum. PlanUp plant hem daarna nergens meer in. U ziet op hoeveel gepubliceerde diensten hij nog staat.
• Noodplanning. U kiest wie uitvalt, voor welke dagen en waarom. PlanUp zoekt de getroffen diensten vanaf vandaag. Per dienst stelt het tot vijf vervangers voor. Collega's die zich als reserve voor die dienst hadden aangemeld, staan bovenaan.
• De reden per collega. Klikt u op een open plek, dan ziet u per collega of hij kan. Zo niet, dan staat de reden erbij. Bijvoorbeeld verlof, rust na een dienst, een ontbrekende bevoegdheid of al ingepland.
• Een collega vragen. U stuurt een of meer collega's een verzoek. Zij accepteren of weigeren via een link in de e-mail. Wie als eerste accepteert en door de controle komt, krijgt de dienst.
• Een open dienst aanbieden. U zet de diensten van de uitvaller in één keer open. Collega's die zich zelf mogen inschrijven, krijgen een melding. Dat kan ook in rondes, bijvoorbeeld eerst de eigen collega's.

Elke vervanger gaat langs dezelfde controle als bij het maken van het rooster. Kiest u in de noodplanning niemand voor een dienst, dan wordt de plek open. Zo blijft een gat nooit verborgen.

De uitgevallen medewerker en de vervanger krijgen allebei bericht. Gekoppelde agenda's worden bijgewerkt. De noodplanning komt in het activiteitenlogboek, met het aantal vervangen en open gezette diensten.

Wat beslist u zelf?

PlanUp stelt voor, de planner kiest. U bepaalt per dienst wie de vervanger wordt, of dat de plek voorlopig open blijft. In de noodplanning zet PlanUp niemand uit zichzelf op een dienst.

Soms is de enige kandidaat iemand die een regel raakt, bijvoorbeeld de minimale tijd tussen twee diensten. Bij regels die daarvoor bedoeld zijn, kunt u hem toch toewijzen met een reden. Per regel is een eigen reden nodig. Die reden wordt vastgelegd, met wie het besloot en wanneer. Collega's kunnen zo'n regel zelf nooit passeren.

Sommige grenzen blijven altijd staan, ook onder tijdsdruk. Wie verlof heeft of ziek is, wordt nooit ingezet. Hetzelfde geldt voor wie op dat moment al op een andere dienst staat, ook in een ander team. Ook rol en vaardigheid zijn in de noodplanning niet te passeren. Een ingeplande compensatiedag blijft ook staan.

De rust na een dienst houdt PlanUp in de gaten, maar het is geen absolute grens. Staat iemand nog in zijn rust, dan ziet u dat bij de kandidaat. U kunt hem alleen inzetten met een eigen reden voor die dienst. Die reden wordt vastgelegd. Weeg dus zelf af of dat verantwoord is.

Hoe snel u handelt, bepaalt u ook. Wilt u eerst het team laten reageren, dan zet u de diensten open. Moet het nu, dan kiest u zelf een vervanger.