Hoe vraagt een planner gericht aan een collega of hij een open dienst wil overnemen?

U stuurt een verzoek tot vervanging: u klikt op de open plek in het rooster en kiest Aanvragen bij een geschikte collega. Hij krijgt een melding in PlanUp en een e-mail met een link om te accepteren of te weigeren. Accepteert hij en doorstaat hij de controle, dan staat hij op de dienst. U kunt meerdere collega's tegelijk vragen. Wie als eerste accepteert, krijgt de dienst.

Waar verstuurt u het verzoek?

Klikt u op een open plek, dan opent een venster dat uitlegt waarom de plek leeg is. Daarin staat per teamlid of hij beschikbaar is. Zo niet, dan staat er waarom: verlof, rol, vaardigheid, rust, urenbudget of een regel. Bovenaan staat een samenvatting, zoals "4 beschikbaar / 12 totaal". Zie waarom blijft een plek in het rooster open.

Bij een beschikbare collega staat Aanvragen. Na het versturen staat er bij die collega Aangevraagd. Wilt u de dienst liever direct toewijzen? Dat kan met Toewijzen in hetzelfde venster.

Aan welke voorwaarden moet het verzoek voldoen?

PlanUp verstuurt een verzoek alleen als:

• de plek open is;
• de collega een intern teamlid is, en geen extern lid uit de flexpool;
• de collega de dienst kan doen volgens dezelfde controle als bij een toewijzing, inclusief verlof, rol, rust en de harde regels;
• de dienst nog niet is begonnen.

Een collega kan per plek maar één openstaand verzoek hebben.

Wat ziet de collega?

De collega krijgt een melding in PlanUp. Is er een bruikbaar e-mailadres bekend, dan krijgt hij ook een e-mail met de onderwerpregel "Vervangingsverzoek". De links in die e-mail werken zonder inloggen. Bij accepteren volgt eerst een bevestigingsscherm. Weigeren kan alleen met een reden. Die reden ziet de planner.

Waarom controleert PlanUp opnieuw bij accepteren?

Er kan intussen iets veranderd zijn. Misschien heeft de collega net verlof gekregen, of staat hij inmiddels op een andere dienst. Daarom controleert PlanUp opnieuw.

Een zachte waarschuwing houdt hem niet tegen. Een harde regel, zoals te weinig rust, wel. Alleen een planner kan zo'n regel passeren, met een reden.

Lukt het, dan staat de collega op de dienst en krijgt de planner bericht. Bij een weigering krijgt de planner ook bericht.

Kunt u meerdere collega's tegelijk vragen?

Ja. Wie als eerste accepteert, krijgt de dienst. PlanUp vergrendelt de plek kort tijdens het accepteren. Twee collega's die bijna tegelijk ja zeggen, komen dus nooit allebei op de dienst. De andere verzoeken vervallen meteen.

Wanneer verloopt een verzoek?

Een verzoek verloopt op het moment dat de dienst begint. Opent iemand de link daarna, dan meldt PlanUp dat het verzoek is verlopen.

U kunt een verzoek ook zelf intrekken, bijvoorbeeld als u de plek op een andere manier hebt gevuld. De collega krijgt dan bericht dat hij niets hoeft te doen. De recente verzoeken van uw teams staan op de pagina Aanvragen.

Wat is het verschil met zelf inschrijven?

Bij een verzoek vraagt de planner gericht aan één of enkele collega's. Bij zelf inschrijven op open diensten zet u de plek open en reageren collega's zelf. Valt iemand uit met meerdere diensten tegelijk, dan is de noodplanning sneller.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp stuurt een verzoek alleen naar collega's die de dienst kunnen doen. Het controleert opnieuw bij het accepteren en geeft de dienst aan wie als eerste ja zegt. Een verzoek loopt vanzelf af bij de start van de dienst.