Vragen en antwoorden over roosteren in de zorg
Elk artikel beantwoordt één vraag: hoe plant u specialisten en assistenten samen, hoe werkt capaciteit over meerdere locaties, wat doet u bij uitval en wat kan een planningssysteem wel en niet. Kort antwoord bovenaan, uitleg daaronder.
Nieuw
- Wisselen, inschrijven en flexibele inzet Hoe bepaalt een planner welke zzp'er of waarnemer als eerste een open dienst aangeboden krijgt? U deelt externen in golf 1, 2 of 3 in. Dat doet u met de hand, of automatisch op een beoordelingsdrempel en een maximale aanrijtijd. De planner ziet per dienst wie in welke golf zit en waarom.
- Regels, rust en arbeidstijden Hoe houdt het rooster rekening met zwangere medewerkers en met oudere medewerkers die geen nachtdiensten meer doen? Zodra de planner een zwangerschap vastlegt, beschermt PlanUp die medewerker automatisch. Leeftijdsgrenzen uit de cao gelden vanzelf, en u kunt een eigen vrijstelling voor ouderen toevoegen.
- Capaciteit, locaties en samenwerkingsverbanden Hoe ziet u in het rooster of alle sessies en diensten gedekt zijn, en waar plekken open blijven? Vooraf toont de vooruitblik per week vraag, aanbod en knelpunten met hun oorzaak. Na het maken van het rooster ziet u per dagdeel wat open is, en per open plek waarom.
- Wisselen, inschrijven en flexibele inzet Kan een medewerker zich in PlanUp zelf inschrijven op een open dienst? Ja, als het team dat aanzet: met akkoord van de planner of direct. De medewerker ziet alleen open diensten die hij echt kan doen. PlanUp toetst verlof, rol, rust en arbeidstijden vooraf.
- Integraties, gegevens en privacy Welke rollen zijn er in PlanUp en wat mogen hoofdplanners, planners, medewerkers en externen zien of doen? Hoofdplanners beheren de hele organisatie, planners alleen hun eigen teams. Medewerkers zien hun eigen diensten uit gepubliceerde roosters. Externen kijken mee via een link.
- Specialisten en assistenten samen plannen Hoe legt een vakgroep vast welke artsen bevoegd zijn voor welke dienst, OK of poli? Per activiteit stelt u rollen in en verplichte vaardigheden met een minimumniveau. PlanUp toetst elke toewijzing daaraan, automatisch en als u zelf toewijst of ruilt.
Een rooster maken
De basisvragen over roosteren: hoe u een team en activiteiten instelt, een concept laat maken, het controleert en publiceert.
- Wat gebeurt er als u een rooster publiceert, en wat controleert PlanUp daarvoor?
- Wat doet de roostergenerator van PlanUp precies als u op genereren klikt?
- Waarom blijft een dienst of plek in het rooster open, en hoe ziet u waarom?
- Wat zijn de sjablonen per specialisme in PlanUp, en wat zit erin?
- Welke stappen doorloopt u in de planningswizard om een nieuw rooster te maken?
- Hoe stelt u in PlanUp functies in en bepaalt u per activiteit welke functies er minimaal moeten zijn?
Medisch roosteren
Roosteren voor vakgroepen, ziekenhuizen en klinieken: diensten, weekenden, nachten en achterwacht, eerlijk verdeeld over de tijd.
- Hoe verdeelt een vakgroep weekenddiensten eerlijk, zonder dat iemand te kort na elkaar weekenddienst heeft?
- Hoe roostert een vakgroep een weekend als één aaneengesloten blok, en hoe komen nachtdiensten in een reeks?
- Hoe stelt u in dat een parttimer naar verhouding minder diensten krijgt dan een fulltimer?
- Kunt u eerdere roosters in PlanUp inlezen, zodat die periodes meetellen in de verdeling?
- Hoe verdeelt een vakgroep de diensten op Kerst, Pasen en andere feestdagen eerlijk, ook over meerdere jaren?
- Over welke periode kijkt PlanUp terug als het diensten eerlijk verdeelt over meerdere roosters en jaren?
Specialisten en assistenten samen plannen
Hoe u specialisten en arts-assistenten in één planning zet: wie wat mag, wie invalt en hoe de twee roosters op elkaar aansluiten.
- Hoe legt een vakgroep vast welke artsen bevoegd zijn voor welke dienst, OK of poli?
- Waarom zet het rooster een bepaalde arts of assistent niet op een activiteit, terwijl die volgens u kan?
- Kunt u instellen dat een dienst eerst door een specialist wordt gevuld en pas daarna door een fellow of AIOS?
- Maakt PlanUp onderscheid tussen een AIOS in opleiding en een ANIOS bij het roosteren?
- Hoe koppelt u twee teams zodat medewerkers bij elkaar kunnen inspringen?
- Kan het rooster afdwingen dat een AIOS of ANIOS nooit zonder supervisor dienst heeft?
Opleiding, stages en rotaties
Het rooster van arts-assistenten in opleiding: stages, rotaties, inwerken, supervisie en opleidingstijd.
- Wat gebeurt er met de stage, de meeloopdiensten en de uren van een arts-assistent die ziek wordt?
- Krijgt een arts-assistent die stage loopt in een vakgebied voorrang op de activiteiten van dat vakgebied?
- Hoe legt een vakgroep vast welke stage of afdelingsrotatie elke arts-assistent de komende maanden loopt?
- Wat gebeurt er in het rooster als een arts-assistent halverwege de planperiode van stage wisselt of zijn stage verschuift?
- Hoe zorgt een vakgroep dat arts-assistenten genoeg opleidingsactiviteiten houden en niet alleen productiewerk doen?
- Hoe vertaalt een vakgroep het opleidingsprogramma van arts-assistenten naar instellingen in het rooster?
Capaciteit, locaties en samenwerkingsverbanden
Plannen op de capaciteit van het ziekenhuis, zoals het OK-programma, over meerdere locaties en met meerdere teams.
- Hoe ziet u in het rooster of alle sessies en diensten gedekt zijn, en waar plekken open blijven?
- Wat is een capaciteitskalender in een roosterprogramma en hoe vult u die per activiteit en week?
- Wat kunt u doen als er te weinig artsen of medewerkers zijn om alle sessies en diensten in het rooster te vullen?
- Hoe roostert u voor een samenwerkingsverband van meerdere klinieken of ziekenhuizen die personeel en diensten delen?
- Werkt een roosterprogramma als PlanUp ook voor een grote organisatie met veel teams, locaties en planners?
- Kunt u in één roosterprogramma plannen voor meerdere ziekenhuislocaties of vestigingen tegelijk?
Regels, rust en arbeidstijden
Welke regels u instelt, wat hard en wat zacht is, en hoe PlanUp rust, compensatie en arbeidstijden bewaakt.
- Hoe houdt het rooster rekening met zwangere medewerkers en met oudere medewerkers die geen nachtdiensten meer doen?
- Wat is het verschil tussen harde en zachte regels in een roosterplanner?
- Hoe zorgt PlanUp dat vaste vrije dagen altijd vrij blijven, en dat ook de dagen eromheen worden ontzien?
- Hoe zorgt u dat medewerkers genoeg rust krijgen na een dienst of nachtdienst?
- Kunt u in PlanUp een planningsregel voor één activiteit anders instellen dan voor de rest van het team?
- Hoe voorkomt u dat medewerkers in het rooster structureel te veel uren per week werken?
Verlof, afwezigheid en vrije dagen
Verlof aanvragen en goedkeuren, vaste vrije dagen en deeltijd, en hoe afwezigheid in het rooster zichtbaar is.
- Hoe geeft een vakgroep bij de vakantieverdeling om het jaar een andere groep collega's voorrang?
- Kan een medewerker in PlanUp zijn uren en zijn verlofsaldo zien?
- Hoe beoordeel ik als planner een verlofaanvraag van een medewerker in PlanUp?
- Kan ik als planner zelf verlof invoeren voor een medewerker, ook als het al begonnen is?
- Hoe vraag ik als medewerker verlof aan in PlanUp?
- Hoe legt u bij een medewerker een vaste vrije dag, een deeltijddag of een dag elders werken vast?
Noodplanning en uitval
Wat u doet bij ziekte of een open dienst op het laatste moment: snel een vervanger, zonder het hele rooster om te gooien.
- Hoe meldt een planner een medewerker ziek en weer beter in PlanUp, en wat ziet het team daarvan?
- Hoe werkt de noodplanning, waarmee een planner voor elke dienst van een uitvaller een vervanger kiest?
- Wat gebeurt er met het rooster als een planner verlof goedkeurt voor een periode die al gepubliceerd is?
- Welke mogelijkheden heeft een planner nog als iemand vandaag of morgen uitvalt?
- Kan een planner afwijken van een roosterregel, en hoe wordt vastgelegd waarom?
- Wat doet een planner als iemand 's nachts is opgeroepen tijdens bereikbaarheid en de volgende ochtend weer is ingepland?
Wisselen, inschrijven en flexibele inzet
Diensten ruilen, zelf inschrijven op open diensten, waarnemers en een flexpool, met zicht op uren en kosten.
- Hoe bepaalt een planner welke zzp'er of waarnemer als eerste een open dienst aangeboden krijgt?
- Kan een medewerker zich in PlanUp zelf inschrijven op een open dienst?
- Moet de planner elk ruilverzoek goedkeuren, of mogen collega's onderling ruilen?
- Welke gegevens ziet een waarnemer of extern teamlid in PlanUp, en wat blijft afgeschermd?
- Hoe zorgt een vakgroep dat het automatische rooster eerst de eigen mensen inplant en waarnemers alleen als het nodig is?
- Kunt u een open dienst eerst aan de eigen mensen aanbieden en pas na een wachttijd aan anderen?
PlanUp, Excel en AI
Wat rekensoftware anders doet dan een spreadsheet of een taalmodel, en hoe u overstapt van een rooster in Excel.
- Hoe werkt de rekenmodule waarmee PlanUp roosters berekent, en waarom rekent PlanUp zo?
- Hoe kunt u zien waarom PlanUp het rooster zo heeft gemaakt en niet anders?
- Wat is voor een planner het verschil tussen een rooster maken in Excel en een rooster laten berekenen?
- Hoe stapt u over van een rooster in Excel naar PlanUp zonder alles opnieuw in te typen?
- Houdt PlanUp bij een nieuw rooster rekening met wie het afgelopen jaar al veel diensten, weekenden of feestdagen had?
- Kunt u de instellingen van uw team in PlanUp als Excel-bestand downloaden, aanpassen en weer uploaden?
Integraties, gegevens en privacy
Koppelingen met agenda en salarissysteem, export van uren, rollen en rechten, en het logboek van wijzigingen.
- Welke rollen zijn er in PlanUp en wat mogen hoofdplanners, planners, medewerkers en externen zien of doen?
- Wat kan PlanUp niet, bijvoorbeeld koppelen met het ziekenhuisinformatiesysteem of salarissen berekenen?
- Kan ik in PlanUp de gewerkte uren per medewerker exporteren, inclusief nacht-, weekend- en feestdaguren?
- Kan PlanUp medewerkers, dienstverbanden en verlof ophalen uit AFAS of Nmbrs?
- Hoe werkt betalen voor een PlanUp-abonnement, en via welke betaalmethoden?
- Kan PlanUp de gewerkte uren van medewerkers doorzetten naar Loket voor de salarisverwerking?
Prijs en implementatie
Wat PlanUp kost, wat de implementatie omvat, hoe de start verloopt en voor wie PlanUp geschikt is.
- Wat kost PlanUp per jaar en wat krijgt u daarvoor?
- Wat doet PlanUp voor de eenmalige implementatie van 2.500 euro, en wat valt daar niet onder?
- Welke gegevens en afspraken moet een vakgroep aanleveren om met PlanUp te beginnen?
- In welke situaties is PlanUp niet de juiste keuze voor roosterplanning?
- Kan een team van meer dan 35 personen PlanUp gebruiken, en wat kost dat?
- Hoe rekent PlanUp als een organisatie meerdere teams heeft, zoals specialisten en arts-assistenten?
Wilt u zien hoe het werkt?
In een kennismakingsgesprek van dertig minuten bespreken we uw eigen situatie: teams, activiteiten, locaties en regels.
Plan een kennismakingsgesprek