Capaciteit, locaties en samenwerkingsverbanden
Plannen op de capaciteit van het ziekenhuis, zoals het OK-programma, over meerdere locaties en met meerdere teams.
Het rooster van een vakgroep hangt af van wat het ziekenhuis vraagt. Gaan er operatiekamers (OK) dicht, dan zijn er minder mensen nodig. Werkt u op meer locaties, dan telt ook reistijd en het aantal werkplekken. Op deze pagina leest u hoe u die vraag in PlanUp vastlegt. U leest ook hoe u met meerdere teams en locaties overzicht houdt.
Hoe legt u de vraag van het ziekenhuis vast?
Elke activiteit heeft een vast ritme: op welke dagen ze loopt en met hoeveel mensen. Het ziekenhuis wijkt daar vaak van af. Die afwijkingen zet u in de capaciteitskalender. Daarin legt u per activiteit en per week vast op welke dagen er sessies zijn. Weken zonder aanpassing volgen het vaste ritme. Lees meer in wat een capaciteitskalender is.
Een OK die dichtgaat, of een poli die sluit, verwerkt u op dezelfde plek. U zet de dagen of weken dicht. U kunt ook een weekprofiel gebruiken, of een planning uit Excel inlezen. Zie plannen op het OK-programma.
Ziet u op tijd of het past?
Een tekort wilt u vooraf zien, niet achteraf. Vóór het genereren toont PlanUp per week de vraag, het aanbod en de knelpunten. Na het genereren ziet u per dagdeel wat open is, en per open plek waarom. Lees verder bij zien of de capaciteit gedekt is.
Zijn er structureel te weinig mensen, dan maakt u keuzes. U bepaalt wat als eerste open mag blijven en waar de vraag omlaag kan. U kunt ook het aanbod vergroten, bijvoorbeeld met open diensten.
Hoe plant u over teams en locaties?
U legt de locaties vast en geeft activiteiten een locatie. Medewerkers krijgen een thuislocatie. Met optionele regels begrenst u het aantal locaties per dag. U vult ook een reistijd per locatiepaar in en een maximum aantal werkplekken per locatie. PlanUp plant dan geen combinaties die niet haalbaar zijn. Zie één rooster voor meerdere locaties.
Een organisatie in PlanUp kan meerdere teams hebben, elk met eigen activiteiten, regels en roosters. Een medewerker kan in meer teams zitten zonder dubbel geboekt te worden. Een hoofdplanner beheert de hele organisatie. Een locatieplanner ziet, roostert en publiceert alleen de eigen teams. Lees meer in hoofdplanner en locatieplanner.
Wat beslist u zelf?
PlanUp rekent op de vraag die u invoert. Wat het ziekenhuis vraagt, moet u dus zelf actueel houden in de capaciteitskalender. U bepaalt ook hoe u teams en locaties indeelt. Deelt u mensen of diensten met een partner, dan past één organisatie meestal beter. Werkt u los van elkaar, dan kan elke partner een eigen organisatie hebben.
Alle vragen over capaciteit, locaties en samenwerkingsverbanden
- Hoe ziet u in het rooster of alle sessies en diensten gedekt zijn, en waar plekken open blijven? Vooraf toont de vooruitblik per week vraag, aanbod en knelpunten met hun oorzaak. Na het maken van het rooster ziet u per dagdeel wat open is, en per open plek waarom.
- Wat is een capaciteitskalender in een roosterprogramma en hoe vult u die per activiteit en week? Een capaciteitskalender legt per activiteit en week vast op welke dagen er sessies zijn en met hoeveel mensen. Weken zonder aanpassing volgen het vaste ritme van de activiteit.
- Wat kunt u doen als er te weinig artsen of medewerkers zijn om alle sessies en diensten in het rooster te vullen? Zie het tekort vooraf aankomen en bepaal wat als eerste open mag blijven. Verlaag de vraag waar dat kan en zoek extra mensen via open diensten, een ander team of een achtervang.
- Hoe roostert u voor een samenwerkingsverband van meerdere klinieken of ziekenhuizen die personeel en diensten delen? Delen de partners mensen of diensten, richt dan één organisatie in met locaties, teams en locatieplanners. Werken ze los van elkaar, dan kan elke partner een eigen organisatie hebben.
- Werkt een roosterprogramma als PlanUp ook voor een grote organisatie met veel teams, locaties en planners? Ja. PlanUp plant per team, met eigen regels en planners, binnen één organisatie met gedeelde locaties en diensten. Zo groeit u team voor team en houdt u overzicht.
- Kunt u in één roosterprogramma plannen voor meerdere ziekenhuislocaties of vestigingen tegelijk? Ja. U legt de locaties vast, geeft activiteiten een locatie en medewerkers een thuislocatie. Daarna zet u naar behoefte regels aan voor reistijd, werkplekken en locaties per dag.
- Hoe voorkomt u dat een arts in het rooster twee activiteiten op verschillende locaties krijgt die niet op tijd te halen zijn? Met twee optionele regels begrenst u het aantal locaties per dag en vult u per locatiepaar een reistijd in. PlanUp plant dan geen combinaties met te weinig tijd ertussen.
- Hoe stemt u het rooster van uw vakgroep af op het OK-programma of sessierooster van het ziekenhuis? U legt per activiteit het vaste ritme vast en zet in de capaciteitskalender per week alleen de afwijkingen van het ziekenhuis. PlanUp plant daarna op precies die vraag.
- Kunt u het capaciteitsoverzicht of het OK-programma van het ziekenhuis uit Excel inlezen in uw roosterprogramma? Ja. PlanUp leest een Excel-, CSV- of ODS-bestand met week, activiteit en sessies in. U ziet eerst een voorbeeld, en uw eigen aanpassingen blijven staan.
- Hoe verwerkt u in het rooster dat de OK of poli een dag of een paar weken dicht is, bijvoorbeeld door onderhoud of een verbouwing? U zet de dagen of weken dicht in de capaciteitskalender: met de hand, via een import met 0 sessies of met een weekprofiel. Er worden dan geen sessies gepland.
- Hoe stelt u in het rooster een minimale bezetting in, en hoe ziet u per dagdeel of die gehaald wordt? U stelt per activiteit een streefbezetting, een minimum per rol en eventueel een ondergrens in. Onder het rooster ziet u per dagdeel waar een tekort zit.
- Hoe plant u in de zomer, de kerstperiode of een schoolvakantie met minder sessies en minder bezetting? Met een weekprofiel zoals Zomer of Kerst zet u minder sessies voor een reeks weken. Zulke weken tellen als reductieweek. In de wizard en met OK-reductie verlaagt u verder.
- Kunt u specialisten, arts-assistenten en andere vakgroepen als aparte teams roosteren binnen één organisatie? Ja. Een organisatie in PlanUp bevat meerdere teams, elk met eigen activiteiten, regels en roosters. Een medewerker kan in meer teams zitten zonder dubbel geboekt te worden.
- Kunt u in het rooster aangeven dat een medewerker bij voorkeur of alleen op een bepaalde locatie werkt? Ja. Geef de medewerker een thuislocatie en zet de voorkeur voor de eigen locatie aan. Moet iemand echt op één locatie blijven, beperk dan de activiteiten tot een vaste groep.
- Hoe plant u een MDO of vast overleg in het rooster, op de juiste locatie en zonder dat het botst met OK of poli? U legt het overleg vast als activiteit met dag, tijd, herhaling, deelnemers en locatie. Kort overleg mag naast ander werk lopen. Afmelden kan, met een minimum aan aanwezigen.
- Kunt u in het rooster vastleggen hoeveel mensen er tegelijk op een locatie kunnen werken, bijvoorbeeld omdat er maar zoveel werkplekken of kamers zijn? Ja. Met de regel Werkplekken per locatie vult u per locatie een maximum in. PlanUp plant er dan niet meer mensen tegelijk dan er plekken zijn.
- Kunt u in een roosterprogramma regelen dat een planner alleen de roosters van zijn eigen team of locatie beheert? Ja. De hoofdplanner beheert de hele organisatie. Een locatieplanner ziet, roostert en publiceert alleen voor zijn eigen teams.
- Hoe stelt u in een roosterprogramma in hoeveel artsen of medewerkers er per OK, kamer of sessie nodig zijn? U geeft elke activiteit een standaardaantal personen per sessie, eventueel met een minimum per rol. Vraagt het ziekenhuis op een dag meer of minder, dan past u die dag aan in de capaciteitskalender.
- Hoe plant u werk in dat een aantal uren per week moet gebeuren, maar geen vaste dag of tijd heeft? Maak de activiteit flexibel en geef de uren per week op. PlanUp kiest dan de best passende dag. Met de frequentie bepaalt u of het een wens, een minimum of een exact aantal is.
- Hoe roostert u activiteiten die om de week, om de drie weken of in een vaste cyclus van weken terugkomen? Geef de activiteit de herhaling Tweewekelijks of Elke N weken, met een startweek. Of herhaal in de capaciteitskalender een cyclus van 1, 2, 4 of 8 weken tot een einddatum.
- Hoe plant u een dienst of weekendblok die meerdere ziekenhuizen of teams samen moeten vullen? U maakt een dienstblok met posities en deelt dat met andere teams. Hun leden mogen het blok dan ook invullen. Een overzicht per kwartaal toont wie welke positie heeft.
- Kan het aantal anesthesiologen of ondersteuners in het rooster automatisch meebewegen met het aantal open OK-zalen? Ja. Een optionele regel telt per dag de open zalen, deelt door een norm en houdt de uitkomst tussen een minimum en een maximum. Zo volgt de bezetting het OK-programma.
- Hoe plant u een activiteit in die niet elke week op dezelfde dag valt, zoals een maandelijkse sessie of losse datums? Kies een herhaling per maand, losse datums, een extra dag in de capaciteitskalender of een flexibele activiteit. Bij die laatste kiest PlanUp zelf de dag.