Hoe plant u een MDO of vast overleg in het rooster, op de juiste locatie en zonder dat het botst met OK of poli?

U legt een multidisciplinair overleg (MDO) of ander vast overleg vast als activiteit. Daarbij horen dag, begin- en eindtijd, herhaling en deelnemers. Geeft u het overleg een locatie, dan houdt het rooster rekening met reistijd en werkplekken op die locatie, als u die regels gebruikt. Een kort overleg mag naast werk op de operatiekamer (OK) of de poli lopen. Medewerkers kunnen zich afmelden, met een minimum aan aanwezigen dat u zelf bepaalt.

Leg de besprekingen vast

Bij het inrichten van een team is er een stap Besprekingen. Die is vaak al voorgevuld vanuit het sjabloon van uw specialisme. U past aan wat bij u anders is. Per bespreking vult u in:

• Naam en Code, bijvoorbeeld MDO Colorectaal.
• Dag, Start en Eind.
• Herhaling: wekelijks, 2-wekelijks, of maandelijks in een vaste week (de eerste tot en met de vierde).
• Deelnemers: het hele team, of per subgroep.

Een bespreking blokkeert op dat moment de beschikbaarheid van de betrokken teamleden. De inrichting doet de hoofdplanner.

Later past u een overleg aan zoals elke andere activiteit, bij Activiteiten onder Meetings. Daar kiest u ook de locatie. Voor een tweewekelijks overleg kiest u daar de startweek. Hoe dat werkt, leest u in even en oneven weken.

Mag een overleg naast ander werk lopen?

Ja, als het kort is. Niet elk overleg vult een dagdeel. Daarom heeft elke activiteit een Overlap-gedrag:

• Exclusief: vult een dagdeel volledig.
• Overlay: mag bovenop ander werk, zoals een korte bespreking.
• Achtergrond: heeft geen invloed op de rest van de planning, zoals telefonische bereikbaarheid.

Een vergadering korter dan anderhalf uur zet PlanUp bij het opslaan op Overlay, tenzij u er Achtergrond van maakt. Dat geldt ook voor administratieve activiteiten van hoogstens twee uur. Zo kan een chirurg het ochtendoverleg doen en daarna gewoon op de OK staan.

Een overleg telt bovendien niet mee als werkdag voor de regel Max opeenvolgende werkdagen.

Kies de juiste locatie

Wordt het MDO in één ziekenhuis gehouden? Geef de activiteit dan die locatie. Dat heeft twee gevolgen als u de regels voor locaties gebruikt:

1. Reistijd: een overleg op Overlay botst niet door de overlap zelf. Het botst wel als de tijd tussen het overleg en een activiteit op een andere locatie korter is dan de reistijd. Zie reistijd tussen locaties.
2. Werkplekken: elke activiteit met een locatie telt als werkplek, ook een overleg. Heeft de vergaderruimte geen grens, of is het overleg online? Laat het dan zonder locatie, of zonder maximum. Zie werkplekken per locatie.

Is het overleg online, dan kan PlanUp een videolink toevoegen. Dat gaat via een koppeling met Microsoft 365 of Google Workspace. De hoofdplanner koppelt één van beide per organisatie, bij Integraties. Per activiteit zet u daarna Video meeting (Teams/Meet) aan.

Hoe werkt afmelden?

Medewerkers kunnen zich voor een vergadering afmelden. De planner keurt die afmelding goed of af. Na goedkeuring komt de plek in het overleg vrij. Een vastgezette plek komt niet vrij. Hoe afmelden voor de medewerker werkt, leest u in afmelden voor een vergadering of overleg.

Per activiteit kunt u een minimale aanwezigheid vastleggen. Dat doet u op dit moment in het configuratiewerkboek van het team, in de kolom Min. aanwezigheid. In de schermen staat dat veld niet.

• Brengt een afmelding de aanwezigheid onder het minimum? Dan wordt ze geblokkeerd.
• Komt de aanwezigheid precies op het minimum? Dan krijgt de planner een waarschuwing en beslist hij zelf.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp behandelt een MDO als activiteit met een eigen herhaling, deelnemers, overlap-gedrag en desgewenst een locatie. Kort overleg loopt naast klinisch werk. Reistijd en werkplekken tellen mee waar u dat wilt. Een minimale aanwezigheid voorkomt dat te veel mensen zich afmelden.

Hoe u locaties verder inricht, leest u in één rooster voor meerdere locaties.

Voor de technisch geïnteresseerde

De regel Max opeenvolgende werkdagen heet in de lijst met planningsregels R-04.