Hoe meldt een medewerker zich af voor een ingeroosterd overleg zonder dat er te weinig mensen overblijven?

Een medewerker meldt zich af voor een ingeroosterd overleg onder Afmeldingen in het medewerkersportaal. Daar staan de komende vergaderingen waarop hij is ingeroosterd. De afmelding gaat naar de planner. Die ziet hoeveel mensen er nu staan en wat de minimale aanwezigheid van dat overleg is. Zou de aanwezigheid onder het minimum zakken, dan meldt PlanUp dat nadrukkelijk. Keurt de planner goed, dan gaat de medewerker van het overleg af.

Waarvoor is afmelden bedoeld?

Afmelden is bedoeld voor activiteiten in de categorie vergadering. Denk aan een afdelingsoverleg, een refereeravond of een teamvergadering. Die staan in het rooster als gewone toewijzing.

Voor een dienst of dagprogramma gebruikt u deze weg niet. Daarvoor ruilt een medewerker met een collega of vraagt hij verlof aan. Zie een dienst ruilen met een collega.

Wat controleert PlanUp bij het afmelden?

PlanUp controleert bij het indienen:

• dat het om een vergadering gaat;
• dat de datum niet in het verleden ligt (vandaag mag nog);
• dat de medewerker zelf op die vergadering staat;
• dat er voor deze vergadering nog geen lopende of goedgekeurde afmelding is.

De medewerker kan een reden meegeven. Zolang de afmelding openstaat, kan hij haar zelf intrekken.

Hoe werkt de minimale aanwezigheid?

Per vergadering kunt u een minimale aanwezigheid vastleggen. Dat doet u in de kolom "Min. aanwezigheid" van het Excel-bestand met de teaminstellingen, niet in het activiteitenscherm. Zie teaminstellingen in Excel bewerken en inlezen.

PlanUp telt hoeveel mensen er die dag in hetzelfde rooster op die vergadering staan. Het rekent uit hoeveel er overblijven na de afmelding:

• Onder het minimum: de planner ziet "Afmelding geblokkeerd", met het aantal dat zou overblijven en het minimum.
• Precies op het minimum: de planner ziet een waarschuwing dat er daarna geen afmelding meer bij kan.
• Boven het minimum: de planner ziet dat de aanwezigheid op peil blijft.

Is er geen minimum ingesteld, dan controleert PlanUp geen aantallen.

Let op: de melding "geblokkeerd" is een advies aan de planner. De knop Goedkeuren blijft beschikbaar. De afmelding wordt bij het indienen ook niet automatisch geweigerd.

Wie beslist over een afmelding?

De planner beoordeelt elke afmelding. Hij vindt ze in het menu Aanvragen, op het tabblad Afmeldingen, per team. Hij kan goedkeuren met een notitie of afwijzen. De medewerker krijgt in beide gevallen bericht.

PlanUp kent ook een instelling per activiteit waarmee het afmeldingen zelf goedkeurt. Dat gebeurt dan alleen als er daarna meer mensen overblijven dan het minimum, en de plek niet is vastgezet. Deze instelling staat standaard uit. In de huidige versie kunt u haar niet in het activiteitenscherm aanzetten.

Wat gebeurt er na goedkeuring?

Een goedgekeurde afmelding haalt de medewerker van de vergadering af. Zijn plek komt open te staan. De vergadering houdt zijn tijd niet langer bezet, dus hij kan op dat moment voor iets anders worden ingepland. PlanUp legt de wijziging vast.

Een vastgezette plek wordt niet vrijgegeven. De planner krijgt dan de melding dat hij de plek eerst moet losmaken. Heeft iemand de plek intussen aan een ander gegeven, dan blijft die toewijzing staan. Klikt de planner twee keer, dan verwerkt PlanUp de afmelding één keer.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp behandelt een overleg als een gewone activiteit in het rooster. Bij elke afmelding toont het de planner wat die betekent voor de minimale aanwezigheid. Zo rust het besluit op feiten. Waar PlanUp wel en niet zelf goedkeurt, leest u in kan verlof automatisch worden goedgekeurd.