Hoe ruilt u één dienst met één collega in PlanUp, en wat controleert het systeem?

U ruilt één dienst met één collega vanuit de Kalender in het medewerkersportaal. U klikt op uw eigen dienst, kiest een collega en kiest de dienst die u terugkrijgt. PlanUp toetst het rooster zoals het na de ruil zou zijn. De collega krijgt een e-mail en accepteert of weigert. Pas daarna verandert het rooster. Vraagt uw team om goedkeuring door de planner, dan beslist de planner eerst.

Dit artikel gaat over de gewone ruil: één dienst tegen één dienst. Wilt u meer diensten tegelijk ruilen, lees dan meerdere diensten tegelijk ruilen. Voor een ruil met drie of vier mensen is er de kringruil.

Hoe vraagt u een ruil aan?

1. Open uw kalender en klik op de dienst die u wilt afgeven.
2. Kies bij Stap 1 een teamlid. PlanUp toont alleen collega's die in aanmerking komen.
3. Kies bij Stap 2 de dienst van die collega die u terugkrijgt. U ziet alleen toekomstige diensten in hetzelfde team die u zelf mag doen.
4. Voeg zo nodig een bericht toe. Dat gaat mee in de e-mail.
5. Kies Verstuur verzoek.

Werkt uw team met een jaarsaldo in dienstpunten? Dan ziet u bij elke dienst in stap 2 wat de ruil met uw eigen saldo doet. Het saldo van de collega ziet u niet.

In de kalender ruilt u altijd dienst tegen dienst. Een dienst weggeven zonder iets terug te krijgen, vraagt u hier niet aan.

Welke collega's ziet u als ruilpartner?

PlanUp laat collega's weg die de ruil toch niet zouden halen. U ziet niet:

• teamleden die niet worden ingeroosterd of alleen ter informatie in het team staan;
• externe leden, zoals waarnemers en flexkrachten;
• collega's zonder toegang tot PlanUp;
• wie die dag dezelfde activiteit al heeft;
• wie de activiteit niet mag doen, bijvoorbeeld door rol, vaardigheid of verlof;
• wie die dag een andere dienst heeft die overlapt.

De collega moet ook zelf minstens één toekomstige dienst hebben die u kunt overnemen.

Wat controleert PlanUp?

PlanUp controleert de ruil bij het aanvragen. Bij het accepteren controleert het opnieuw, want intussen kan er iets veranderd zijn. De controle kijkt naar het rooster na de ruil. De dienst die u afgeeft, telt dus niet meer mee als conflict.

Het is dezelfde toets als bij elke andere toewijzing:

• verlof;
• rol en vaardigheden;
• dubbele boekingen;
• de planningsregels van het team.

Er is één belangrijk verschil met de planner. Een planner mag sommige harde regels bewust passeren, met een reden. Voorbeelden zijn de minimale rust tussen diensten en het maximum aantal uren per week. Bij een onderlinge ruil kan dat niet. Zo'n regel houdt de ruil dan tegen. Heeft de planner het verzoek vooraf goedgekeurd, dan geldt die blokkade niet. Zachte waarschuwingen houden een ruil nooit tegen.

Faalt een controle, dan gaat de ruil niet door. Beide medewerkers houden hun eigen dienst. U ziet de reden, met de naam, de dienst en de datum.

Welke vaste voorwaarden gelden er?

• Beide diensten liggen in de toekomst.
• Beide diensten staan in een gepubliceerd rooster, niet in een concept of archief.
• Beide diensten horen bij hetzelfde team.
• Vergrendelde diensten en vergaderingen ruilt u niet.
• Een dienst zit in maximaal één openstaand ruilverzoek tegelijk.

Werkt het team met compensatiedagen? Dan kijkt PlanUp bij het accepteren naar het verwachte saldo. Zakt iemands saldo door de ruil onder de 5 dagen, dan krijgt de collega eerst een waarschuwing. Gaat die toch akkoord, dan legt PlanUp die bevestiging vast in het audit-spoor. Dat is het logboek van wie wat wanneer deed.

Hoe lang is een verzoek geldig?

Een ruilverzoek verloopt na 72 uur. Het verloopt eerder als de dienst dichtbij is: om middernacht aan het begin van de dag vóór de vroegste dienst. Zo houdt de planner altijd een dag ruimte. Een dienst van morgen regelt u daarom niet meer met een ruilverzoek. PlanUp meldt dan dat de dienst te dichtbij is en verwijst u naar de planner. Zie ook uitval op het laatste moment opvangen.

De collega reageert via de link in de e-mail. Inloggen is daarvoor niet nodig. Zolang het verzoek openstaat, kunt u het zelf intrekken.

Wat gebeurt er na de ruil?

U krijgt bericht en het rooster wordt aangepast. Gekoppelde agenda's worden bijgewerkt. In de kalender herkent u een geruilde dienst aan een ruilicoon. Hangt aan een dienst een compensatiedag, dan verhuist die mee. Elke ruil komt in het audit-spoor, met de situatie ervoor en erna.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp toetst een ruil op dezelfde manier als elke andere toewijzing, maar dan op het rooster na de ruil. Een regel passeren kan alleen de planner. Een ruil die door de controle komt, past dus ook in het rooster. Of de planner eerst meekijkt, stelt u per team in. Dat leest u in wie een ruilverzoek goedkeurt.