Ik heb mijn Google- of Outlook-agenda gekoppeld: wat gebeurt er met mijn afspraken als het rooster verandert?

Hebt u uw Google- of Outlook-agenda aan PlanUp gekoppeld, dan werkt PlanUp uw afspraken vanzelf bij als het gepubliceerde rooster verandert. Dat geldt bij publicatie, een ruil, een vervanging, een verplaatste dienst en een verwijderd rooster. Eén wijziging gaat niet vanzelf mee: een andere begin- of eindtijd van de activiteit zelf. Dit artikel gaat over wat er na het koppelen gebeurt. Hoe u koppelt, leest u in uw diensten in uw Google- of Outlook-agenda.

Wat werkt PlanUp vanzelf bij in uw agenda?

PlanUp kijkt bij elke wijziging aan een dienst in een gepubliceerd rooster of uw agenda moet worden aangepast:

• Het rooster wordt gepubliceerd. Al uw ingevulde diensten komen als afspraak in uw agenda.
• Iemand anders neemt uw dienst. Na een ruil, een vervanging of een wijziging door de planner verdwijnt de afspraak uit uw agenda. Hij verschijnt bij uw collega, als die ook heeft gekoppeld.
• U neemt een dienst over. De afspraak verschijnt in uw agenda.
• Uw dienst verschuift. Zet de planner uw dienst op een andere dag of activiteit, dan past PlanUp de bestaande afspraak aan.
• U krijgt er een dienst bij. Een dienst die de planner na publicatie toevoegt, komt ook in uw agenda.
• Een rooster of dienst wordt verwijderd. PlanUp haalt de afspraken die het had gezet weer uit uw agenda.

Conceptroosters en oude, geïmporteerde roosters komen nooit in uw agenda. Alleen het gepubliceerde rooster telt. Wat publiceren verder inhoudt, leest u in wat er gebeurt als u een rooster publiceert.

Wat gaat niet vanzelf mee?

Past de planner bij een activiteit de begin- of eindtijd aan, dan blijven afspraken die al in uw agenda staan op de oude tijd staan. PlanUp werkt een afspraak alleen bij als uw dienst zelf verandert: wie hem doet, op welke dag of welke activiteit.

Gebruikt u de persoonlijke agendalink (een iCal-abonnement), dan ziet u de nieuwe tijden wel. Die link wordt bij elke ophaalronde opnieuw opgebouwd. Hoe vaak uw agenda-app de link ophaalt, bepaalt de app en niet PlanUp.

Twijfelt u over een tijd, kijk dan in het rooster in het medewerkersportaal. Dat is altijd leidend. Bij een ruil of vervanging stuurt PlanUp u ook een melding, zie meldingen bij roosterwijzigingen.

Wat als uw agenda niet meer bijwerkt?

Hebt u de toegang in uw Google- of Microsoft-account ingetrokken, dan zet PlanUp de koppeling op ingetrokken. Onder Voorkeuren, in het blok Agenda-koppeling, ziet u dan een melding en de knop Opnieuw koppelen. Tot u opnieuw koppelt, worden uw afspraken niet meer bijgewerkt.

Ontkoppelt u zelf, dan haalt PlanUp de afspraken die het had gezet uit uw agenda.

Hoe lang werkt de persoonlijke agendalink?

De agendalink verloopt niet. Hij werkt niet meer zodra uw toegang tot PlanUp wordt ingetrokken of u uit dienst bent. Externe teamleden, zoals waarnemers, krijgen geen agendalink. De link bevat uw diensten van 30 dagen terug tot een jaar vooruit.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp koppelt elke afspraak in uw agenda aan uw dienst in het gepubliceerde rooster. Verandert wie de dienst doet, de dag of de activiteit, dan volgt de afspraak vanzelf. Alleen een tijdswijziging op de activiteit zelf komt uitsluitend via de agendalink mee. Zo hoeft u niet zelf bij te houden welke dienst u hebt.