Kan ik als planner zelf verlof invoeren voor een medewerker, ook als het al begonnen is?

Ja. U voert als planner zelf verlof in via het Vakantie Rooster. U kiest het teamlid, het soort verlof, de datums en eventueel een dagdeel. Verlof dat u zo invoert, is direct goedgekeurd en mag al in het verleden zijn begonnen. PlanUp toetst het wel aan het verlofmaximum van het team en aan diensten in het gepubliceerde rooster. De medewerker krijgt een e-mail.

Dit artikel gaat over verlof dat de planner zelf vastlegt, zonder aanvraag van de medewerker. Een aanvraag die een medewerker heeft ingediend, beoordeelt u op een andere plek. Zie een verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen.

Wat ziet u in het Vakantie Rooster?

Het Vakantie Rooster is een maandkalender van het team. U bladert per maand. De kalender toont goedgekeurd en aangevraagd verlof. Ook ziekte staat erin, als die via de noodplanning of een ziekmelding is vastgelegd. U kunt filteren op één teamlid.

Onder de kalender staat het Overzicht per teamlid. Daar staat al het verlof van iedere medewerker, niet alleen dat van de getoonde maand.

Hoe voert u verlof in?

Kies Vakantie/Verlof Toevoegen en vul in:

• Teamlid;
• Type, zoals vakantie, congres of ziekte;
• Van en Tot;
• eventueel een Dagdeel, bij één dag vakantie of congres;
• een Opmerking.

Er zijn twee verschillen met een aanvraag van de medewerker zelf. Het verlof staat direct op goedgekeurd. En de startdatum mag in het verleden liggen. Zo registreert u ook verlof dat al is begonnen, of een afspraak die nooit in het systeem is gezet.

Ook hier weigert PlanUp verlof dat overlapt met ander verlof van dezelfde medewerker. Omdat het verlof al is goedgekeurd, krijgen de planners geen verzoek om het te beoordelen.

Wat controleert PlanUp vóór het opslaan?

Het verlofmaximum. Zit het team op een van de dagen al aan het vaste maximum aantal collega's dat tegelijk vrij mag zijn? Dan krijgt u eerst een tussenscherm. U kunt het verlof toch vastleggen, maar alleen met een reden. PlanUp legt die reden vast in het Activiteitenlog, met de datums waar het om gaat. Ziekte valt niet onder het maximum. Zie hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen.

Bestaande diensten. Staat de medewerker vanaf vandaag in die periode nog op diensten in een gepubliceerd rooster? Of loopt er een ruilverzoek voor zo'n dienst? Dan krijgt u een scherm met die diensten om te bevestigen. Bevestigt u, dan gebeurt het volgende:

• PlanUp haalt de medewerker van die diensten af;
• de plekken komen open te staan;
• lopende ruilverzoeken vervallen;
• de medewerker krijgt per dienst bericht.

Diensten van vóór vandaag blijven als gewerkt in het rooster staan.

Vastgezette diensten. Staat de medewerker in die periode op een vastgezette dienst, dan slaat PlanUp het verlof niet op. U maakt die dienst eerst los, of u kiest andere datums. Hoe u open plekken weer vult, leest u in verlof goedgekeurd na publicatie van het rooster.

Hoe past u verlof aan of verwijdert u het?

Verlof aanpassen en verwijderen doet u op dezelfde plek. Bij aanpassen gelden dezelfde controles.

De medewerker krijgt bij elke stap een e-mail: bij het vastleggen, bij een wijziging met de oude en nieuwe gegevens, en bij het verwijderen. Dat geldt voor medewerkers met een eigen PlanUp-account.

Twee soorten verlof verwijdert u hier niet:

• Verlof dat bij een congresdeelname hoort. Dat trekt u in via die congresdeelname.
• Verlof dat bij een afwezigheidsmelding hoort. Dat handelt u af via die melding.

Is er een kortere weg voor ziekte?

Ja. Kies Ziek melden bij het teamlid in de ledenlijst van het team, en later Betermelden. Wilt u een andere startdatum dan vandaag, dan kiest u die op de pagina van het teamlid. Zie wat te doen als een medewerker ziek wordt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp behandelt verlof van de planner als een besluit, niet als een verzoek. Het is direct goedgekeurd. Toch gelden dezelfde controles op dubbel verlof, het verlofmaximum en bestaande diensten. Wie het maximum passeert, legt een reden vast. De medewerker krijgt bij elke wijziging een e-mail.

Voor de technisch geïnteresseerde

Het verlofmaximum is de regel Verlofspreiding (X-15). Een invoer boven dat maximum komt in het activiteitenlog als overschreden regel, met de regelcode en de betrokken datums.