Hoe legt u bij een medewerker een vaste vrije dag, een deeltijddag of een dag elders werken vast?

U legt een vaste vrije dag vast als beschermde dag bij de medewerker. U kiest de dag van de week en het type: een dag waarop niets wordt gepland, een parttime dag die alleen bij een tekort mag worden gebruikt, of een dag waarop de medewerker elders werkt. U kunt er een dagdeel, een periode en een herhaling aan geven.

Dit artikel gaat over het vastleggen. Hoe PlanUp die dagen daarna afdwingt en de dagen eromheen ontziet, leest u in hoe PlanUp vaste vrije dagen afdwingt. Voor een dag om de week of om de drie weken, zie om de week vrij met een weekinterval.

Waar opent u de vaste dagen?

U opent de beschermde dagen via de knop bij het teamlid in de ledenlijst van het team. Of u gaat naar de pagina van de medewerker.

Welk type dag kiest u?

Bij Type dag kiest u:

• Beschermde dag. Een harde vrije dag, bijvoorbeeld een vaste studiedag of een dag met onderwijsverplichting. Daar wordt niets op gepland.
• Parttime dag. De dag waarop een deeltijder normaal vrij is.
• Extern (werkt elders). Voor wie structureel op een vaste dag elders werkt, bijvoorbeeld in een ander ziekenhuis, een universitair medisch centrum of een operatiecentrum.

Een externe dag werkt voor de planning als een harde vrije dag. Hij heeft wel een eigen label. Zo ziet iedereen waarom de dag geblokkeerd is.

Wanneer mag een parttime dag toch worden ingepland?

Heeft het team de instelling Flexibele deeltijddag aan, dan mag PlanUp een parttime dag bij een personeelstekort gebruiken. Dat telt dan als waarschuwing. Zonder die instelling blijft de dag vrij.

Een bereikbaarheidsdienst wordt door een parttime dag nooit tegengehouden.

Zit een medewerker in meer teams? Dan is een parttime dag flexibel zodra één van die teams de instelling aan heeft.

Stel dagdeel, periode en uitzonderingen in

Per beschermde dag stelt u in:

• Dagdeel: hele dag, alleen ochtend of alleen middag. Een vaste vrije woensdagmiddag blokkeert dan alleen activiteiten die de middag raken.
• Startdatum en eventueel een einddatum. Zonder einddatum geldt de dag voor onbepaalde tijd. Met een einddatum legt u een tijdelijke afspraak vast.
• Herhaling: elke week, om de week, of elke 3 of 4 weken vanaf een eerste keer.
• Niet in schoolvakanties: in de schoolvakanties van de regio van de medewerker wordt de dag dan gewoon ingepland.

PlanUp weigert twee beschermde dagen op dezelfde weekdag die elkaar in tijd overlappen. Een ochtend en een middag op dezelfde weekdag mogen wel naast elkaar bestaan.

Wie voert de dagen in?

De planner voert beschermde dagen in. Ook de medewerker kan het zelf doen. In het medewerkersportaal staat onder Voorkeuren het blok met beschermde dagen. Daar kiest de medewerker de dag, het type, het dagdeel en de periode.

Alleen de planner stelt een herhaling om de zoveel weken in, en de uitzondering voor schoolvakanties. Slaat de medewerker zijn voorkeuren op, dan blijft een herhaling van de planner bewaard.

Vaste vrije dag of verlofaanvraag?

Een beschermde dag is voor een vast patroon. Een losse vrije dag vraagt de medewerker aan als verlof. Daarvoor is er ook het soort Vrije dag (bereikbaar). Die blokkeert alle activiteiten, behalve een bereikbaarheidsdienst op de achtergrond. Voor een losse halve dag, zie een halve dag verlof aanvragen.

Wat ziet u in het rooster?

In het teamrooster krijgen vaste vrije dagen een eigen afkorting:

• RV voor een beschermde dag;
• DD voor een parttime dag;
• EXT voor een externe dag.

Compensatiedagen staan er als CD. Meer daarover in afwezigheid zichtbaar in het rooster.

Blijft een plek open omdat kandidaten een beschermde dag hebben, dan noemt de analyse van open plekken dat als reden: Vrije dag (NW-dag).

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bewaart vaste vrije dagen bij de voorkeuren van de medewerker, met type, dagdeel, periode, herhaling en een uitzondering voor schoolvakanties. Het maken van het rooster en de controle bij een handmatige toewijzing gebruiken dezelfde berekening. Het patroon geldt dus overal gelijk.

Voor de technisch geïnteresseerde

De vaste dagen worden afgedwongen door systeemregel SYS-04 (Vaste vrije dagen). De berekening per datum zit op één plek en wordt gedeeld door de rekenmodule, handmatige toewijzingen en het teamrooster.