Verlof, afwezigheid en vrije dagen
Verlof aanvragen en goedkeuren, vaste vrije dagen en deeltijd, en hoe afwezigheid in het rooster zichtbaar is.
Verlof en vaste vrije dagen bepalen voor een groot deel wie er beschikbaar is. Een aanvraag die te laat binnenkomt of verkeerd wordt verwerkt, geeft gaten in het rooster. Op deze pagina leest u hoe verlof in PlanUp loopt, van aanvraag tot rooster. U leest ook hoe u vaste vrije dagen en deeltijd vastlegt.
Hoe vraagt een medewerker verlof aan?
Een medewerker vraagt verlof aan in het medewerkersportaal. Hij kiest het type, de start- en einddatum en eventueel een dagdeel. De aanvraag gaat naar de planners van zijn teams. Lees meer in verlof aanvragen in het medewerkersportaal.
De planner kiest per aanvraag Goedkeuren of Afwijzen. Afwijzen vraagt een reden. Goedkeuren boven het verlofmaximum ook. De medewerker krijgt direct bericht. Zie een verlofaanvraag beoordelen.
Een gewone verlofaanvraag beoordeelt altijd een planner. Voor congresverlof kunt u per team automatisch goedkeuren instellen.
Hoeveel mensen mogen tegelijk weg?
Met een optionele regel stelt u in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen. Dat kan als percentage of als vast aantal. Voor weken met minder bezetting stelt u een aparte waarde in. Lees verder bij hoeveel collega's tegelijk met verlof.
In drukke vakantieperiodes helpt een verlofronde. Iedereen kiest weken op volgorde van voorkeur, in golven. Bij goedkeuren verdeelt PlanUp per week binnen het maximum. De rest komt op de wachtlijst. Zie vakantieweken eerlijk verdelen.
Hoe legt u vaste vrije dagen en deeltijd vast?
Werkt iemand in deeltijd, dan legt u bij de medewerker een beschermde dag vast. Dat kan een dag zijn die altijd vrij is. Het kan ook een deeltijddag zijn die bij tekort toch mag, of een dag waarop iemand elders werkt. U kiest een dagdeel, een periode en eventueel een herhaling, zoals om de week. Lees meer in vaste vrije dagen en deeltijd.
Wat beslist u zelf?
PlanUp verwerkt goedgekeurd verlof in het rooster en meldt conflicten. Het besluit over een aanvraag blijft bij de planner. U bepaalt ook hoeveel mensen tegelijk weg mogen en hoe een verlofronde verloopt. Wordt verlof goedgekeurd na publicatie, dan meldt PlanUp op hoeveel diensten de medewerker nog staat. Die vervangt u zelf, met hulp van de noodplanning.
Alle vragen over verlof, afwezigheid en vrije dagen
- Hoe geeft een vakgroep bij de vakantieverdeling om het jaar een andere groep collega's voorrang? Deel het team in Groep A en Groep B en kies de voorkeursgroep van dit jaar. Die kiest in golf 1, de rest in golf 2. Het wisselen per jaar doet u zelf, met één instelling.
- Kan een medewerker in PlanUp zijn uren en zijn verlofsaldo zien? Medewerkers zien hun gebruikte vakantiedagen, het saldo van compensatie- en congresdagen en, als het team dat aanzet, hun uren per maand. Het resterende vakantiesaldo ziet de planner.
- Hoe beoordeel ik als planner een verlofaanvraag van een medewerker in PlanUp? Onder Verlofaanvragen kiest u per aanvraag Goedkeuren of Afwijzen. Afwijzen vraagt een reden, goedkeuren boven het verlofmaximum ook. De medewerker krijgt direct bericht.
- Kan ik als planner zelf verlof invoeren voor een medewerker, ook als het al begonnen is? Ja, via het Vakantie Rooster. Dat verlof is direct goedgekeurd en mag al begonnen zijn. PlanUp toetst het aan het verlofmaximum en aan bestaande diensten. De medewerker krijgt een e-mail.
- Hoe vraag ik als medewerker verlof aan in PlanUp? U opent Verlof in het medewerkersportaal en kiest het soort verlof, de datums en eventueel een dagdeel. De aanvraag gaat naar de planners van uw teams. U krijgt bericht van hun besluit.
- Hoe legt u bij een medewerker een vaste vrije dag, een deeltijddag of een dag elders werken vast? U legt bij de medewerker een vaste dag vast en kiest het type: altijd vrij, een parttime dag die bij tekort mag, of een dag elders werken. Met dagdeel, periode en herhaling.
- Hoe verdeelt een vakgroep de vakantieweken in de schoolvakanties eerlijk? Met een verlofronde kiest iedereen weken op volgorde van voorkeur, in golven. Bij goedkeuren verdeelt PlanUp per week binnen het maximum. Wat niet past, komt op de wachtlijst.
- Ik heb mijn Google- of Outlook-agenda gekoppeld: wat gebeurt er met mijn afspraken als het rooster verandert? Publicatie, ruil, vervanging, een verplaatste dienst en een verwijderd rooster werkt PlanUp vanzelf bij in uw gekoppelde agenda. Een gewijzigde begintijd van een activiteit niet.
- Hoe roostert u iemand die om de week of om de drie weken een vaste dag vrij is? Geef de vaste vrije dag een herhaling: om de week of elke 3 of 4 weken. De datum bij Eerste keer bepaalt in welke week de reeks start. PlanUp telt in hele weken vanaf die week.
- Krijgen medewerkers een melding als hun rooster verandert, en kunnen zij kiezen hoe? PlanUp meldt publicatie, toewijzing, vervanging, ruilen, open diensten en verlofbesluiten in het portaal en per e-mail. Medewerkers kiezen per groep voor e-mail, app-melding of allebei.
- Kan PlanUp verlofaanvragen automatisch goedkeuren, of beslist de planner altijd? Een gewone verlofaanvraag beoordeelt altijd de planner. Alleen congresaanvragen kunnen per team direct worden goedgekeurd. Verlof dat de planner zelf invoert, is meteen goedgekeurd.
- Hoe stelt een vakgroep in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen? Met de regel Verlofspreiding stelt u een percentage of een vast aantal in, eventueel apart voor reductieweken. Is het vaste aantal bereikt, dan weigert PlanUp nieuwe aanvragen.
- Kan een medewerker in PlanUp een halve dag verlof aanvragen, alleen de ochtend of de middag? Ja. Bij vakantie en congres kiest de medewerker voor één dag de ochtend of de middag. Die halve dag telt als 0,5 en blokkeert alleen werk in dat dagdeel.
- Hoe vraagt een medewerker congresverlof aan, en hoe houdt u bij hoeveel congresdagen er zijn gebruikt? Medewerkers kiezen een congres uit de lijst van hun vakgebied of voegen er zelf een toe. Per team kiest u wie goedkeurt. Goedgekeurde werkdagen gaan van het congresbudget af.
- Hoe ziet u in het rooster wie er met verlof, ziek of vrij is, en waarom? Het teamrooster toont afwezigheid met een afkorting per soort, zoals VAK, CON en ZIE, en vaste vrije dagen als RV, DD, EXT of CD. Collega's zien elkaars ziekte niet.
- Hoe meldt een medewerker zich af voor een ingeroosterd overleg zonder dat er te weinig mensen overblijven? Onder Afmeldingen meldt een medewerker zich af voor een ingeroosterde vergadering. De planner beslist en ziet direct of de minimale aanwezigheid daarna nog wordt gehaald.