Hoe verdeelt een vakgroep de vakantieweken in de schoolvakanties eerlijk?

Een vakgroep verdeelt drukke vakantieweken in PlanUp met een verlofronde. De planner start de ronde met een maximum aantal afwezigen per week en een maximum aantal keuzes per teamlid. Teamleden kiezen weken op volgorde van voorkeur, in golven na elkaar. Keurt de planner de ronde goed, dan verdeelt PlanUp de weken op voorkeur, golf en prioriteit uit eerdere rondes. Wat niet past, komt op de wachtlijst. Toegekende weken worden direct goedgekeurde vakantie.

Hoe start u een verlofronde?

U start de ronde in de planningswizard, bij de stap Verlof Draft. PlanUp toont eerst een overzicht van de schoolvakanties in de periode.

Een week waarin alle drie de regio's tegelijk vakantie hebben, heet in PlanUp een crux-week. Daar is de druk op het rooster het hoogst. Zijn er geen schoolvakanties en geen teamleden met schoolgaande kinderen, dan meldt PlanUp "Geen vakantiedruk gedetecteerd". U kunt de stap dan overslaan.

Bij Nieuwe ronde starten vult u in:

• wanneer golf 2 en golf 3 openen;
• de deadline;
• Max. afwezig per week;
• Max. keuzes per lid, standaard 3.

Golf 1 opent direct bij het starten. De volgende golven openen vanzelf op de ingestelde tijden. Per team loopt er per planperiode één ronde tegelijk.

Wie kiest wanneer?

De indeling in golven volgt de situatie van het teamlid:

• Golf 1: teamleden met schoolgaande kinderen en een ingestelde schoolvakantieregio. Per regio gaat de helft met de hoogste prioriteitsscore naar golf 1, naar boven afgerond.
• Golf 2: de andere teamleden met schoolgaande kinderen, en die zonder ingestelde regio.
• Golf 3: teamleden zonder schoolgaande kinderen.

Zijn er in de periode geen schoolvakanties, dan kiest iedereen in golf 1. Werkt uw vakgroep liever met twee vaste groepen die om beurten voorgaan? Gebruik dan de voorkeursgroep bij verlofrondes.

Hoe kiest een medewerker zijn weken?

Opent zijn golf, dan krijgt een teamlid een e-mail en een melding. Hij ziet ook een balk op zijn dashboard. Onder Vakantiekeuze staan alle weken van de periode, van maandag tot en met zondag.

Bij elke week ziet hij:

• hoeveel plekken al bezet of gevraagd zijn, tegenover het maximum;
• of het een crux-week is;
• of zijn eigen regio dan vakantie heeft.

Een week waarin al zoveel collega's afwezig zijn als het maximum toestaat, staat op "Vol".

Hij kiest maximaal het ingestelde aantal weken en zet ze op volgorde. Keuze 1 is de eerste voorkeur. Wie nog niets heeft gekozen, krijgt 24 uur voor de volgende golf of de deadline een herinnering. Onder Mijn Verlof staan lopende rondes, eerdere uitslagen en de eigen prioriteit.

Hoe verdeelt PlanUp de weken?

Op het overzicht van de ronde ziet de planner per golf wie al heeft gekozen. Hij ziet ook hoe populair elke week is, en in welke weken meer aanvragen liggen dan het maximum. Na de deadline kan er niet meer worden gekozen.

De verdeling gebeurt pas als de planner op Goedkeuren klikt. Daarmee sluit hij de ronde ook, als dat nog niet was gebeurd.

PlanUp verdeelt dan per week, in deze volgorde:

1. eerst de hoogste voorkeur;
2. dan de vroegste golf;
3. dan de hoogste prioriteitsscore.

Een keuze wordt toegekend zolang het maximum voor die week niet is bereikt. Collega's die die week al om een andere reden afwezig zijn, tellen mee voor het maximum. Kiest iemand een week waarin hij zelf al afwezig is, dan neemt hij geen extra plek in.

Elke toegekende week wordt een goedgekeurde vakantie. Is een week al begonnen, of overlapt hij met ander verlof van die medewerker? Dan slaat PlanUp hem over en meldt hem als "niet toegekend", met de reden. Iedereen krijgt een uitslag: toegekend, wachtlijst of niet toegekend.

Hoe telt de uitkomst mee voor de volgende keer?

Na goedkeuring past PlanUp de prioriteitsscores aan. Wie een week kreeg, zakt. Wie op de wachtlijst kwam of geen week kreeg, stijgt. Het effect is groter bij een eerste keuze, en dubbel zo groot in een crux-week.

Bestaande scores nemen elke ronde met 20 procent af. Zo wegen oude uitkomsten minder zwaar. Een hogere score geeft in de volgende ronde eerder een plek in golf 1. Heeft een teamlid geen schoolgaande kinderen of geen schoolvakantieregio meer, dan gaat zijn score terug naar nul.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp maakt van de vakantieverdeling een vaste procedure. De golven volgen de schoolvakanties en eerdere uitkomsten. De verdeling per week blijft binnen het maximum. En wie de vorige keer achteraan stond, krijgt de volgende keer voorrang. Losse verlofdagen buiten de vakanties lopen via de gewone verlofaanvraag.