Hoe beoordeel ik als planner een verlofaanvraag van een medewerker in PlanUp?

U beoordeelt een verlofaanvraag in PlanUp op de pagina Verlofaanvragen. Op het tabblad "In afwachting" staan de openstaande aanvragen van de teamleden die u beheert. Per aanvraag kiest u Goedkeuren of Afwijzen. Afwijzen kan alleen met een reden. Keurt u goed boven het verlofmaximum van het team, dan geeft u ook een reden. De medewerker krijgt na uw besluit een e-mail en een melding in het portaal.

Dit artikel gaat over het beoordelen van een aanvraag die een medewerker heeft ingediend. Hoe de medewerker aanvraagt, leest u in verlof aanvragen als medewerker. Wilt u zelf verlof vastleggen, bijvoorbeeld na een telefoontje, zie dan verlof invoeren namens een medewerker.

Wat ziet u in het overzicht?

De pagina heeft drie tabbladen: "In afwachting", "Goedgekeurd" en "Afgewezen", elk met een teller. U ziet alleen aanvragen van medewerkers in teams die u mag beheren.

Bij elke aanvraag staan:

• het soort verlof en de periode;
• het aantal dagen, en bij een periode met een weekend ook het aantal werkdagen;
• de datum van aanvragen;
• de reden van de medewerker.

Een nieuwe aanvraag komt ook per e-mail binnen bij de planners van alle teams waarin de medewerker actief is. U hoeft de pagina dus niet zelf in de gaten te houden.

Hoe keurt u een aanvraag goed?

Kies Goedkeuren. In het venster kunt u een opmerking meegeven, als u dat wilt. Daarna is het besluit definitief. PlanUp legt vast wie goedkeurde en wanneer. Vanaf dat moment telt het verlof als afwezigheid in de planning. PlanUp plant de medewerker op die dagen niet meer in.

Een aanvraag die al is beoordeeld, kunt u niet opnieuw goedkeuren of afwijzen. Zo krijgt een besluit niet ongemerkt een nieuwe datum of opmerking. Moet goedgekeurd verlof toch anders? Dan past u het aan of verwijdert u het in het Vakantie Rooster.

Wat als het verlofmaximum al bereikt is?

Een team kan een vast maximum instellen voor het aantal teamleden dat tegelijk vrij mag zijn. PlanUp controleert dat zodra u het venster voor goedkeuren opent. Is het maximum op een of meer dagen al bereikt, dan ziet u in welk team en op welke datums. Goedkeuren zet die dagen boven het maximum.

U kunt dan toch goedkeuren, maar alleen met een ingevulde reden. Denk aan een afspraak die al eerder is gemaakt. PlanUp legt die reden vast in het Activiteitenlog, met de datums waar het om gaat. Zo is later terug te zien waarom er die week een collega extra vrij was.

Ziekte valt nooit onder het maximum. Hoe het maximum werkt, leest u in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen.

Hoe wijst u een aanvraag af?

Kies Afwijzen en vul een reden in. Die reden is verplicht. Hij staat bij de aanvraag, komt in de e-mail aan de medewerker en staat in diens eigen overzicht naast de status.

Een afgewezen aanvraag blokkeert niets meer. De medewerker kan voor dezelfde dagen een nieuwe aanvraag indienen.

Wat als de medewerker nog ingeroosterd staat?

Goedkeuren haalt de medewerker niet zelf van zijn diensten af. Staat hij binnen het verlof, vanaf vandaag, nog op diensten in een gepubliceerd rooster? Dan telt PlanUp die direct na het goedkeuren. U krijgt een melding met het aantal diensten en het advies om ze via Noodplanning te vervangen. Bij een halve dag tellen alleen de diensten in dat dagdeel.

Wat u dan precies doet, staat in verlof goedgekeurd na publicatie van het rooster.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp laat het besluit over verlof bij de planner, maar maakt elke stap controleerbaar. Afwijzen gaat met een reden. Het verlofmaximum ziet u vóór het goedkeuren. Wijkt u daarvan af, dan legt PlanUp uw reden vast. De medewerker krijgt automatisch bericht van uw besluit.

Voor de technisch geïnteresseerde

Het verlofmaximum is de regel Verlofspreiding (X-15). Een goedkeuring boven dat maximum komt in het activiteitenlog als overschreden regel, met de regelcode en de betrokken datums.