Een eerlijk rooster voor de vakgroep, binnen uw eigen afspraken

Hoe ziet het rooster van een vakgroep eruit?

Een vakgroep of maatschap van medisch specialisten roostert veel soorten werk tegelijk. Er zijn diensten en achterwachten. Daarnaast zijn er poli's, sessies op de operatiekamer (OK), overleggen en onderwijs. Iedereen heeft een eigen aanstelling, eigen vaste vrije dagen en eigen bevoegdheden.

Vaak maakt een van de collega's het rooster. Die roosteraar staat zelf ook in het rooster en kent iedereen persoonlijk. Het rooster moet dus niet alleen sluiten. Het moet ook uit te leggen zijn aan de collega's.

Waar loopt het rooster zonder PlanUp vaak op vast?

Veel vakgroepen roosteren in een spreadsheet. Dat werkt, maar de afspraken staan dan vaak in hoofden en e-mails. De roosteraar houdt zelf bij wie nachtdienst had, wie in deeltijd werkt en wie al vaak in het weekend stond.

Eerlijkheid over een heel jaar is zo lastig bij te houden. Een ruil in de ene week heeft gevolgen voor de volgende. Blijft een plek leeg, dan ziet u dat wel, maar niet altijd waarom. Vragen over de verdeling beantwoordt de roosteraar dan uit het geheugen.

Wat doet PlanUp voor de vakgroep?

In PlanUp legt u de afspraken van de vakgroep vast als regels. De rekenmodule, het onderdeel dat het rooster uitrekent, maakt daarmee een concept voor de hele periode tegelijk. Harde regels worden niet overschreden. Zachte wensen wegen zo goed mogelijk mee. Bezetting gaat voor zachte wensen.

• Rust. Na een dienst volgen rustdagen, standaard twee. De ochtend na een nachtdienst blijft vrij.
• Eerlijke verdeling. Diensten tellen in punten, zodat een zware dienst zwaarder kan wegen. Ook de totale werkuren worden gelijk verdeeld.
• Geheugen. Wat iemand eerder deed, telt mee in de verdeling van nieuwe roosters.
• Achterwacht. Een bereikbaarheidsdienst kan lichter meetellen voor de werkweek.
• Poli en OK. Elke activiteit heeft een eigen ritme en bezetting. Wijkt het ziekenhuis af, dan past u dat per week aan.
• Vaste vrije dagen en verlof. Op die dagen plant PlanUp niemand in.
• Bevoegdheden. Alleen wie de juiste functie of vaardigheid heeft, komt op een activiteit.

Na het rekenen ziet u bij elke open plek waarom die open bleef. Per collega staat de reden erbij, zoals verlof, rust na een dienst of een ontbrekende bevoegdheid.

Op de pagina Eerlijkheid staan per persoon de diensten, weekenden, feestdagen, nachten en punten. Elk getal staat naast de verwachting voor die persoon. Ziekte en deeltijd tellen daarbij niet als afwijking. Zo gaat een gesprek over de verdeling over cijfers, en niet over indrukken.

Collega's zien het rooster pas na publicatie. Daarna vragen zij verlof aan en ruilen zij diensten via het medewerkersportaal. Elke wijziging wordt getoetst aan dezelfde regels als het rooster zelf.

Wat beslist u zelf?

PlanUp voert de afspraken uit die u instelt. Welke afspraken dat zijn, bepaalt de vakgroep. U kiest welke regels aan staan, hoeveel rust er na een dienst komt en hoe ver iemand van het gemiddelde mag afwijken.

U beoordeelt het concept en beslist wanneer het wordt gepubliceerd. Een gepubliceerd rooster verandert daarna niet vanzelf.

Wilt u iemand toch op een plek zetten die een regel raakt? Bij regels die daarvoor bedoeld zijn, kan dat met een reden. Die reden wordt vastgelegd, met wie het deed en wanneer. Zo blijft voor de hele vakgroep na te gaan waarom het rooster is zoals het is. Het systeem doet dat nooit uit zichzelf.

Ook de grenzen voor arbeidstijden kiest u zelf. Per team kiest u welke collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor welke groep geldt. PlanUp rekent met die keuze, maar geeft geen juridisch oordeel.