Configurator: uw afspraken als instellingen

Hoe richt u teams in?

Een organisatie in PlanUp bestaat uit teams. Elk team heeft eigen leden, activiteiten, regels en roosters. Een teamtype bepaalt of het om specialisten of arts-assistenten gaat.

Teams binnen dezelfde organisatie koppelt u aan elkaar. Zo plant u ze na elkaar, of wisselt u bij nood personeel uit. Een medewerker kan in meer teams zitten zonder dubbel te worden ingepland.

Bij een nieuw team kiest u een sjabloon voor uw specialisme of voor de assistenten daarvan. Het sjabloon vult functies, activiteiten, besprekingen en standaardregels voor. U past ze daarna aan.

Per medewerker legt u de aanstelling vast. Ook legt u de vaste vrije dagen vast, per weekdag of dagdeel, eventueel om de week. Bij meerdere locaties krijgt een medewerker een thuislocatie.

Planners krijgen rechten per team. Een hoofdplanner beheert de hele organisatie. Een locatieplanner beheert alleen de eigen teams.

Hoe legt u een activiteit vast?

Alles wat in het rooster komt, is een activiteit. Dat is een dienst, een overleg of een taak, zoals een poli of een sessie op de operatiekamer (OK). Per activiteit stelt u in:

• naam, code, begin- en eindtijd en de weekdagen of herhaling;
• de bezetting, eventueel met een minimum per functie;
• of de activiteit op feestdagen doorloopt;
• of hij exclusief is of naast ander werk mag lopen;
• of hij flexibel is: een aantal uren per week dat de rekenmodule zelf over de week verdeelt. De rekenmodule is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels.

Vaste patronen, zoals een weekendblok over drie dagen, legt u vast als dienstblok-sjabloon. Zie een activiteit aanmaken.

Hoe bepaalt u wie wat mag doen?

Wie een activiteit mag doen, bepaalt u op drie niveaus:

• Functies: per activiteit kiest u welke functies in aanmerking komen, eventueel in een voorkeursvolgorde.
• Vaardigheden: u legt een lijst met vaardigheden aan. Per medewerker geeft u een niveau van 1 tot 10 en een einddatum. Een activiteit kan een minimumniveau eisen. Na de einddatum plant PlanUp iemand daar niet meer in.
• Bekwaamverklaringen: een uitzondering per persoon en activiteit, met een reden, een verantwoordelijke specialist en een einddatum. Die gaat voor functie en vaardigheid, maar nooit voor verlof, ziekte of een stagegrens.

Voor arts-assistenten komen daar stages bij. Per arts in opleiding tot specialist (AIOS) is er een tijdlijn met specialisme, supervisor en de activiteiten van de stage. Meer in wie mag welke activiteit doen.

Welke regels stelt u in?

PlanUp werkt met een vaste lijst van ruim vijftig regels. Er zijn drie soorten:

• Systeemregels staan altijd aan, zoals één dienst per dag, de vereiste kwalificaties en geen dienst tijdens verlof of op een vaste vrije dag.
• Standaardregels staan aan bij een nieuw team, zoals rust na een dienst, een maximum aantal diensten achter elkaar en een eerlijke verdeling naar aanstelling.
• Optionele regels zet u aan waar ze passen, zoals supervisie in huis, een inwerkperiode of de verdeling van feestdagen over de jaren.

Per regel zet u de schakelaar om en stelt u de waarden bij. U kiest ook voor welke activiteiten hij geldt. Of een regel hard of zacht is, ziet u bij de regel zelf.

In het arbeidstijdenregime kiest u per groep een profiel. Dat volgt een collectieve arbeidsovereenkomst (cao), of is een eigen profiel. U stelt grenzen in voor uren, nachten, rust en weekenden. PlanUp toetst daaraan. Welke grenzen voor uw vakgroep gelden, bepaalt u zelf.

Hoe legt u de capaciteit vast?

Elke activiteit heeft een vast ritme. In de capaciteitskalender legt u per activiteit en per week vast waar het ziekenhuis daarvan afwijkt. Dat kan tot twaalf maanden vooruit.

Een OK-planning leest u in vanuit Excel, CSV of ODS. U ziet eerst een voorbeeld. Handmatige aanpassingen blijven daarbij staan. Met weekprofielen, bijvoorbeeld voor de zomer, zet u voor een reeks weken minder sessies.

Wilt u het geheel overzien? Dan downloadt u per team de configuratiewerkmap in Excel. Daarin staan mensen, activiteiten, vaste vrije dagen, teamparameters en regels. Een gewijzigde werkmap leest u weer in. U ziet eerst alle wijzigingen en bevestigt daarna. Zie teaminstellingen in Excel.