Kunt u de instellingen van uw team in PlanUp als Excel-bestand downloaden, aanpassen en weer uploaden?

Ja. U downloadt de instellingen van uw team als Excel-werkmap, past die aan en uploadt hem weer. PlanUp toont eerst alles wat verandert en slaat pas op als u bevestigt. Klopt één rij niet, dan wordt niets doorgevoerd.

De knoppen staan op de pagina Team bewerken. Met Download configuratie-Excel haalt u de werkmap op. Met Upload ingevulde Excel leest u hem weer in.

Dit artikel beschrijft de werkmap in detail. Hoe de werkmap past in een volledige overstap van Excel naar PlanUp, leest u in van Excel naar PlanUp overstappen.

Wat staat er in de werkmap?

De werkmap bestaat uit vaste tabbladen:

• Instructies en Legenda: wat u mag invullen en wat de kleuren betekenen.
• Teamparameters: instellingen voor het hele team, zoals de maximale rekentijd.
• Activiteiten: diensten, poli's, operaties en vergaderingen, met hun eigenschappen.
• Mensen: per persoon de gegevens die PlanUp gebruikt. Daarover hieronder meer.
• Vaste vrije dagen: per persoon de dagen of dagdelen waarop iemand niet wordt ingepland.
• Regels: per roosterregel of hij aan staat, hoe zwaar hij weegt en de instelbare waarden.
• Opleidingsprogramma: alleen bij teams met arts-assistenten of rotaties.

Het tabblad Mensen bevat onder meer naam, e-mail, telefoon, functie en geboortedatum. Ook staan er het contracttype, het dienstaandeel, de maximale uren en diensten per week, de geldigheid, de thuislocatie en de kwalificaties in. En of iemand actief in het team zit.

Daarnaast heeft de werkmap een verborgen tabblad met de toegestane waarden voor de keuzelijsten. De werkmap bevat persoonsgegevens. Behandel het bestand daarom net zo zorgvuldig als andere personeelsgegevens.

Wat gebeurt er bij het uploaden?

Inlezen gaat in twee stappen.

1. Voorbeeld. PlanUp leest de werkmap en toont per tabblad wat nieuw is en wat wordt bijgewerkt. Ook ziet u wat wordt overgeslagen en welke rijen een fout bevatten. In deze stap wordt niets opgeslagen. Het voorbeeld blijft een half uur beschikbaar. Daarna uploadt u opnieuw.
2. Bevestigen. Bent u tevreden, dan bevestigt u. PlanUp voert dan alle wijzigingen in één keer door. Bevat één rij een fout, dan draait PlanUp de hele import terug.

Hoe herkent PlanUp wie wie is?

PlanUp herkent mensen aan het systeemnummer in de werkmap of aan hun e-mailadres. Een rij zonder systeemnummer en met een onbekend e-mailadres wordt een nieuw teamlid.

Zet u bij iemand In team (actief) op Nee, dan zet PlanUp die persoon op non-actief. De persoon wordt niet verwijderd.

Bij regels neemt PlanUp alleen over of een regel aan staat, hoe zwaar hij weegt en de gewone instelwaarden. Velden die alleen ter informatie in de werkmap staan, worden overgeslagen.

Wat gaat bewust niet automatisch?

Sommige dingen vragen een gesprek, geen automatische wijziging:

• Opmerkingen die u in de werkmap zet, worden verzameld en getoond.
• Voorstellen voor nieuwe regels komen in een aparte lijst om te bespreken.
• Het opleidingsprogramma wordt in het voorbeeld getoond, maar niet automatisch toegepast.
• Weggelaten activiteiten blijven in PlanUp bestaan. PlanUp meldt welke activiteiten niet meer in de werkmap staan. Zo is archiveren een bewuste keuze en geen stille verwijdering.

Wanneer is de werkmap handig?

De werkmap is handig bij de start, als u een heel team in één keer wilt vastleggen. Maar ook later. Bijvoorbeeld als er een nieuwe groep arts-assistenten begint. Of als vaste vrije dagen per kwartaal wijzigen. Of als u de regelinstellingen met de vakgroep wilt doornemen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bouwt de werkmap uit de huidige teaminstellingen. De keuzelijsten komen uit uw eigen activiteiten en regels. Bij het inlezen krijgt u altijd eerst een voorbeeld. En de import gaat helemaal door of helemaal niet.