In welke volgorde verloopt de start met PlanUp, van het eerste gesprek tot het eerste gepubliceerde rooster?

De start met PlanUp verloopt in een vaste volgorde: eerst een kennismaking, dan het akkoord op de voorwaarden, dan de inrichting, dan proefroosters en pas daarna het eerste gepubliceerde rooster. Dit artikel beschrijft die volgorde. Welke gegevens u aanlevert, staat in wat u nodig heeft om te beginnen. Wat wij voor de implementatie doen, staat in de full service implementatie.

Een vaste doorlooptijd noemen wij niet. Die hangt vooral af van hoe snel de gegevens er zijn.

Wat gebeurt er vóór de inrichting?

1. Kennismaking. In een gesprek bekijken wij uw huidige rooster en uw afspraken. Samen bepalen wij hoeveel teams u heeft en hoe groot die zijn. U ontvangt van ons een uitnodigingscode. Zonder die code kunt u geen organisatie aanmaken.
2. Welkom en akkoord. De inrichting begint met een welkomstscherm. Daar geeft u aan of u zelf in het rooster meedraait of alleen plant. Daarna accepteert een beheerder van uw organisatie drie documenten: de Algemene Voorwaarden, de Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst. PlanUp legt vast wie dat deed en wanneer. Een medewerker van PlanUp kan dit niet namens u doen.

Welke stappen heeft de inrichting?

De inrichting zelf heeft zeven stappen. Ze staan in PlanUp in deze volgorde:

1. Team selectie. U kiest per team een specialisme, bijvoorbeeld anesthesiologie, en het verwachte aantal leden. U ziet direct een kostenindicatie. Staat uw specialisme er niet bij, dan kiest u Unieke configuratie. Ook kiest u of u met de Standaard configuratie begint of Leeg beginnen wilt. Zie sjablonen per specialisme.
2. Teamleden. U legt per lid onder meer de functie, de uren en de vaste vrije dagen vast. Kent u een naam nog niet, dan gebruikt u een tijdelijke naam zoals "Assistent 1".
3. Besprekingen. U legt terugkerende overleggen vast, zoals een vakgroepvergadering.
4. Diensten & Taken. De diensten en taken uit het sjabloon staan al klaar. Per dienst of taak ziet u wie ervoor in aanmerking komt.
5. Assistenten-matrix. Heeft u ook een team arts-assistenten, dan legt u hier vast welke taak van een specialist doorwerkt naar welke taak van een assistent.
6. Planningsregels. U ziet de harde, zachte en optionele regels. De gebruikelijke regels voor uw soort team staan al aan.
7. Speciale wensen. Afspraken die niet in PlanUp staan, beschrijft u hier. Het PlanUp-team beoordeelt ze en reageert per e-mail. Heeft u geen speciale wensen, dan slaat u deze stap over.

U kunt de inrichting onderbreken. Bij een volgend bezoek gaat u verder waar u was.

Hoe test u en gaat u live?

De laatste stappen doet u in de gewone schermen van PlanUp:

1. Eerdere roosters inlezen. Roosters van eerdere periodes komen in het archief. Zo loopt de eerlijke verdeling door.
2. Proefroosters maken. Met de planningswizard rekent PlanUp een concept uit voor een echte periode. Samen bekijken wij de open plekken, de verdeling en de waarschuwingen. Wij passen instellingen aan tot het klopt. Een rooster laten uitrekenen kan tijdens de proefperiode en met een actief abonnement.
3. Publiceren en uitnodigen. U publiceert het eerste rooster. Een beheerder nodigt collega's uit via Toegang op de teampagina. Zij zien het rooster daarna in het medewerkersportaal.

Waarom ligt de volgorde vast?

Latere stappen bouwen voort op eerdere. Zonder teamleden kan PlanUp niet tonen wie een dienst mag doen. Zonder diensten en taken valt er niets te plannen. Elke stap bewaart zijn eigen gegevens. Stopt u halverwege, dan gaat er niets verloren.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp leidt u door een vaste reeks stappen met ingevulde sjablonen. U begint dus niet met een leeg scherm. Bij de full service implementatie doorlopen wij de stappen grotendeels voor u. U beoordeelt het resultaat. Met het eerste gepubliceerde rooster bent u live.