Welke gegevens en afspraken moet een vakgroep aanleveren om met PlanUp te beginnen?

Om met PlanUp te beginnen levert u vijf dingen aan: de teamleden, de diensten en taken, wie wat mag doen, de afspraken van de vakgroep en, als u die heeft, eerdere roosters. Niets hoeft compleet of netjes te zijn. Wat ontbreekt, halen wij samen op tijdens de implementatie.

Dit artikel gaat over wat u aanlevert. In welke volgorde de start verloopt, leest u in de start met PlanUp, stap voor stap. Wat wij zelf doen, staat in de full service implementatie.

Welke gegevens over teamleden levert u aan?

Per persoon gebruikt PlanUp onder meer:

• naam en e-mailadres. Met het e-mailadres nodigt u iemand later uit. Het is ook hoe het invulbestand een persoon herkent;
• de functie, bijvoorbeeld specialist of arts in opleiding tot specialist (AIOS), en eventuele subspecialisaties;
• de omvang in fulltime-equivalent (fte) of in uren per week;
• het soort contract: fulltime, parttime, externe fulltime, externe parttime of loondienst;
• het dienstpercentage: welk deel van de diensten iemand draait, vergeleken met een voltijder. Vult u niets in, dan volgen de diensten de fte;
• vaste vrije dagen;
• een datum Geldig vanaf en Geldig tot, als iemand later begint of vertrekt.

Weet u nog niet wie er komt, bijvoorbeeld bij nieuwe arts-assistenten? Dan gebruikt u een tijdelijke naam zoals "Assistent 1" en vult u de echte naam later in.

Wat wilt u weten over de diensten en taken?

PlanUp noemt alles wat in het rooster komt een activiteit: diensten, taken, procedures en vergaderingen. Per activiteit is het handig te weten:

• de begin- en eindtijd, en of hij de volgende dag eindigt;
• op welke weekdagen hij voorkomt, en hoe vaak: elke week, om de week of in een bepaalde week van de maand;
• hoeveel mensen er nodig zijn, eventueel per functie;
• of hij op feestdagen doorgaat.

Hoe u dat vastlegt, leest u in een activiteit aanmaken.

Hoe legt u vast wie wat mag doen?

Niet iedereen mag elke dienst draaien. In PlanUp koppelt u functies en vaardigheden aan een activiteit, met een minimumniveau. Heeft een vaardigheid een einddatum, dan legt u die ook vast. Een overzicht per persoon is genoeg om mee te beginnen. Zie vaardigheden en geldigheid vastleggen.

Welke afspraken van de vakgroep heeft u nodig?

Dit zijn de regels die nu vaak in hoofden of e-mails staan. Denk aan:

• hoeveel rust er na een dienst moet zijn, en of er een vrije dag volgt;
• hoeveel diensten of weekenden iemand ten hoogste draait;
• hoe u diensten verdeelt bij deeltijd;
• welke arbeidstijdenregels en welke collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor wie gelden.

PlanUp heeft een vaste lijst regels die u aan- of uitzet en kunt bijstellen. Past een afspraak daar niet in, dan beoordeelt het PlanUp-team die als verzoek om een regel op maat.

Waarom zijn eerdere roosters nuttig?

Eerdere roosters zijn niet verplicht, maar wel waardevol. Ze komen in het archief en tellen mee in het overzicht van de verdeling. Zo begint de eerlijke verdeling niet opnieuw bij nul. PlanUp leest Excel, CSV, PDF en OpenDocument in, tot 10 MB per bestand. U controleert wat PlanUp herkent, voordat het wordt opgeslagen.

In welke vorm levert u het aan?

Een bestaand Excel-rooster of een ledenlijst uit uw personeelssysteem is een goed begin. Daarnaast heeft elk team een eigen configuratie-Excel. Dat bestand heeft tabbladen voor de teaminstellingen, de activiteiten, de mensen, de beschermde dagen en de regels. Er zit ook een uitleg in. U kunt het met collega's invullen en daarna weer in PlanUp inlezen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp vraagt alleen gegevens die het echt gebruikt bij het maken van het rooster. De rest vult een sjabloon voor uw specialisme alvast in. Wat u aanlevert, zetten wij tijdens de implementatie in PlanUp. Wat ontbreekt, halen wij in een gesprek op.