Hoe maakt u in PlanUp een dienst of taak aan met een eigen tijd, aantal personen en weekdagen?

U maakt een activiteit aan op de pagina Activiteiten van uw team. U kiest het soort, zoals een dienst, taak of vergadering. Dan vult u naam en code, herhaling, start- en eindtijd, bezetting, gewicht en dagen in. Daarna geeft u aan wie de activiteit mag doen. De roostergenerator plant de activiteit vervolgens op elke dag die u heeft gekozen.

Wat is een activiteit?

Alles wat in het rooster komt, is in PlanUp een activiteit. Activiteiten zijn ingedeeld in soorten. De meest gebruikte zijn Diensten, Taken, Procedures, Poli-activiteiten en Vergaderingen.

Daarnaast zijn er Afdeling / Visites, Administratief / Onderwijs, Afwezigheid en Los / op aanvraag.

Een nachtdienst is een dienst. Een dag op de operatiekamer (OK) is een taak of procedure. Een spreekuur is een poli-activiteit en een ochtendoverdracht een vergadering.

Het soort bepaalt onder meer hoe regels als rust na een dienst werken. Het bepaalt ook wat er standaard op feestdagen gebeurt.

Vul de velden van een nieuwe activiteit in

Per soort staat er een knop Nieuwe ... aanmaken. Eerst legt u vast wat en wanneer:

• Naam en Code, bijvoorbeeld "Ochtendbespreking" en "OB". De code ziet u terug in het rooster.
• Herhaling: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, eenmalig of op specifieke datums. Maandelijks is bijvoorbeeld de eerste dinsdag van de maand. Bij specifieke datums kiest u de datums zelf.
• Kleur, of laat PlanUp er automatisch een kiezen.
• Starttijd en Eindtijd. Loopt de activiteit over middernacht, zet dan Eindigt de volgende dag (+1) aan. De duur in uren volgt daaruit.
• Dagen: de weekdagen waarop de activiteit voorkomt.

Daarna legt u vast hoeveel en waar:

• Bezetting: hoeveel mensen er nodig zijn.
• Gewicht: hoeveel punten de activiteit telt in de eerlijke verdeling, standaard 0. Een zware weekenddienst kan zo meer punten krijgen dan een doordeweekse. Bij vergaderingen, afwezigheid en losse activiteiten ziet u dit veld niet.
• Locatie, als uw organisatie meerdere locaties heeft. Leeg betekent: gedeeld door alle locaties.

Kies een vast of flexibel tijdstip

Kiest u voor specifieke datums, dan verschijnt ook de keuze Tijdstip. Bij Vast gelden de ingevulde start- en eindtijd. Bij Flexibel kiest PlanUp zelf het tijdstip.

Voor werk zonder vaste weekdag heeft de activiteit in de teaminstellingen een optie Flexibel. Zie een activiteit zonder vaste weekdag plannen.

Bepaal wat er op feestdagen gebeurt

Met Op feestdagen bepaalt u wat er met de activiteit op een feestdag gebeurt. U kiest uit vier mogelijkheden:

• Volgens categorie: diensten lopen door, de rest is dicht.
• Ja, ook op feestdagen.
• Nee, dicht op feestdagen.
• Alleen op feestdagen, voor een speciale feestdagdienst.

Bij het aanmaken staat deze keuze alleen bij diensten. Bij andere activiteiten stelt u haar daarna in, bij het bewerken.

Vervangt een feestdagdienst een gewone weekdag-, zaterdag- of zondagdienst? Zet die gewone diensten dan op Nee. Anders staan ze er allebei.

Bepaal wie de activiteit mag doen

Onder Filter geschikte teamleden beperkt u wie in aanmerking komt:

• Functies: bijvoorbeeld alleen specialisten, of alleen artsen in opleiding tot specialist (AIOS).
• Vaardigheden: bijvoorbeeld een subspecialisatie of certificaat.
• Minimumniveau van die vaardigheid, op een schaal van 1 tot 10.

Met Minimale bezetting per rol geeft u per functie op hoeveel mensen er minimaal moeten zijn. Bijvoorbeeld één specialist en één assistent. Een 0 betekent: niet vereist. Meer daarover leest u in functies en rolvereisten instellen en vaardigheden en geldigheid vastleggen.

Bij een vergadering kunt u ook automatisch een videolink laten toevoegen. Dat kan als er een koppeling met een agenda is.

Hoe past u een activiteit per week aan?

U kunt een activiteit per week bijstellen. Dat doet u in de capaciteitsstap van de planningswizard of in de capaciteitskalender. Denk aan minder sessies in een vakantieweek. Zie wat een capaciteitskalender is.

Moet een regel voor deze ene activiteit anders werken dan voor de rest van het team? Stel dan een afwijking in bij de activiteit zelf. Lees een regel per activiteit anders instellen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp beschrijft elke activiteit met een vaste set velden: wanneer, hoe vaak, met hoeveel mensen, op welke dagen en door wie. Die beschrijving geldt voor elk volgend rooster. U hoeft haar dus maar één keer goed te zetten. Bij de full service implementatie zetten wij de activiteiten uit uw huidige rooster voor u klaar.