Waarom blijft een dienst of plek in het rooster open, en hoe ziet u waarom?

Een plek blijft open als niemand in het team hem zonder bezwaar kan vullen. In PlanUp klikt u op de open plek. U krijgt dan een analyse met per teamlid de reden waarom het afviel. Daarbij staat welke regel het veroorzaakt, en of u toch kunt toewijzen met een reden. Teamleden die er dichtbij zitten, wijst u waar dat mag toch toe.

Dit artikel begint bij de lege plek. Wilt u weten waarom één bepaalde arts of assistent nergens op komt, lees dan waarom een medewerker niet ingepland kan worden.

Wat laat de analyse zien?

Bovenaan staat een telling, bijvoorbeeld '3 beschikbaar / 14 totaal'. Daaronder staat per teamlid de status. Dit zijn de meest voorkomende redenen over de persoon zelf:

• Verlof of Op congres: het teamlid is die dag afwezig.
• Rol past niet of Ontbrekende vaardigheid: de activiteit vraagt een rol of vaardigheid die het teamlid niet heeft, of zijn niveau is te laag.
• Beschermde dag: het is een vaste vrije dag of een beschermde dag van het teamlid.
• Niet in rotatie, Niet in de vaste pool of Niet in de inwerkperiode: de activiteit is beperkt tot een bepaalde groep.

En dit zijn de meest voorkomende redenen uit het rooster:

• Rust na dienst: het teamlid had kort ervoor een dienst. De analyse noemt welke dienst, wanneer die eindigde en vanaf wanneer het teamlid weer vrij is.
• Urenbudget bereikt: de grens aan uren in die kalenderweek (maandag tot en met zondag) is bereikt.
• Al ingeroosterd: het teamlid staat op dat moment al op iets anders.
• Planningsregel verhindert toewijzing of Planningsregel waarschuwt: een van uw roosterregels blokkeert of waarschuwt.

Waar komt een reden vandaan?

Bij elke reden staat de bron. Dat is een vaste systeemregel, zoals de regel voor vaste vrije dagen. Of het is een organisatieregel die uw team zelf instelt, zoals de minimale rust tussen diensten. Zo weet u of u de oorzaak zelf kunt bijstellen. Ook zwangerschapsbescherming en de vrijstelling voor oudere medewerkers worden zo benoemd.

Wijs een bijna-kandidaat toch toe

Onder Bijna-kandidaten toont PlanUp hooguit drie teamleden die op een zachtere grens afvallen. Denk aan rust, weekuren, een beschermde dag of een planningsregel.

Bij elke reden staat of u toch kunt toewijzen met een reden. Mag dat, dan plant u zo iemand in met Toch toewijzen. U vult dan verplicht een reden in. Die komt in het auditspoor. Verlof, een dubbele boeking en een vaardigheid die helemaal ontbreekt, kunt u niet zo omzeilen.

Wilt u iemand vragen of hij de plek wil nemen, dan stuurt u via Aanvragen een verzoek om de dienst te dekken.

Wat als er geen bijna-kandidaat is?

Dan staat er dat iedereen afvalt op verlof, een ander team, niet actief zijn of een andere harde grens. De oplossing ligt dan buiten het rooster. Bijvoorbeeld een waarnemer inzetten, de bezetting verlagen of een regel bijstellen.

Is een open plek altijd een tekort?

Nee. Twee instellingen bij de activiteit bepalen bewust wat leeg mag blijven:

• Prioriteit bij krapte: hoog, normaal, laag, of standaard volgens categorie. Zijn er te weinig mensen, dan blijft een activiteit met een lagere prioriteit als eerste open. Diensten zoals de achterwacht gaan altijd voor. De instelling geldt voor alle activiteiten met dezelfde code.
• Ondergrens bezetting: ligt de ondergrens onder de gewenste bezetting, dan worden de plekken erboven alleen gevuld als er mensen over zijn. Die extra plekken tellen niet als tekort. Een veiligheidsactiviteit, zoals een achterwacht, en een flexibele activiteit kunnen geen ondergrens hebben.

Staat er bij een plek 'Vulbaar maar leeg'? Dan was er wel iemand beschikbaar. PlanUp heeft die mensen dan elders ingezet, omdat dat voor het hele rooster beter uitkwam.

Bekijk alle open plekken samen

Naast de analyse per plek is er een overzicht van alle open plekken samen, met de redenen opgeteld. Daarin staan ook redenen die per plek minder opvallen, zoals 'Locatie vol (werkplekken)', 'Periodebudget bereikt' en 'Partneractiviteit ontbreekt'.

Valt het merendeel af op 'Geen gekwalificeerd personeel', dan heeft u een blijvend probleem met bevoegdheden. Gaat het vooral om verlof in één week, dan is het een piek. Hoe harde en zachte regels hierin meewegen, leest u in het verschil tussen harde en zachte regels.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp geeft bij elke open plek een concrete verklaring per teamlid, met de regel en de bron erbij. U ziet meteen wie met een reden toch kan en wie echt niet. Met de prioriteit bij krapte en de ondergrens bepaalt u vooraf welke plekken als eerste mogen wijken. Hoe rust na een dienst precies telt, leest u in rust na een nachtdienst instellen.

Voor de technisch geïnteresseerde

Op het scherm heet de analyse 'Waarom is dit slot leeg?'. De bronnen staan er met hun code, bijvoorbeeld SYS-04 voor vaste vrije dagen en R-02 voor minimale rust tussen diensten. Zwangerschapsbescherming is X-12 en de ouderenvrijstelling X-13. Een reden die u toch kunt toewijzen, heet daar 'Overrulebaar met reden'.