Waarom zet het rooster een bepaalde arts of assistent niet op een activiteit, terwijl die volgens u kan?

PlanUp toetst elke medewerker per activiteit en per datum, en noemt de reden als hij afvalt. Bijvoorbeeld goedgekeurd verlof, een rol die niet past, een ontbrekende of verlopen vaardigheid, een andere stage op die dag, of dat hij al ergens anders staat. U ziet ook of u hem voor die ene plek toch mag toewijzen, met een reden.

Dit artikel begint bij de persoon: waarom komt deze arts of assistent niet op het rooster? Begint u liever bij een lege plek, lees dan waarom een plek in het rooster open blijft.

Waar ziet u de redenen van één medewerker?

Op twee plaatsen:

• Bij de activiteit. Daar staat een lijst met geschikte en niet-geschikte medewerkers. Bij elke niet-geschikte medewerker staan alle redenen tegelijk.
• Bij een open plek. Daar ziet u per medewerker de eerste reden die PlanUp vond.

Wilt u weten waarom één persoon steeds afvalt, kijk dan bij de activiteit. Daar ziet u het volledige beeld.

Welke twee vragen stelt PlanUp?

Of iemand op een plek kan, hangt af van twee soorten toetsen.

De eerste is de geschiktheidstoets: mag deze persoon deze activiteit op deze datum doen? Dat is een ja-of-nee-vraag op basis van vastgelegde gegevens.

De tweede gaat over het rooster als geheel: past het bij wat hij die week al doet? Denk aan rust na een dienst, weekuren en andere roosterregels.

Voor de eerste vraag gebruikt PlanUp één definitie, overal hetzelfde. Bij het automatisch roosteren, als u zelf toewijst, bij ruilen en bij vervanging na een ziekmelding.

Welke redenen komen uit de geschiktheidstoets?

Beschikbaarheid

• Nog niet of niet meer actief op die datum.
• Goedgekeurd verlof op die datum. Ziekte valt hier ook onder. Bij een congres toont het overzicht van open plekken 'congres'.
• Een vaste deeltijddag of een beschermde dag, waaronder een compensatiedag.
• Doet geen diensten, omdat zijn aandeel in de diensten op 0 staat.

Team

• Uitgesloten van planning voor dit team, of wordt in dit team niet automatisch ingepland.
• Al ingepland in een ander team op die datum.

Bevoegdheid

• Zijn rol past niet bij de rol die de activiteit vraagt, of er is geen functie ingevuld.
• Een verplichte vaardigheid ontbreekt, het niveau is te laag of de vaardigheid is verlopen.
• Hij loopt op die datum geen stage in het specialisme of de activiteit waar de activiteit bij hoort.
• Hij hoort niet bij de vaste groep medewerkers van de activiteit.
• De dienst is alleen voor wie het specialisme van de dienst heeft.
• De activiteit is alleen voor medewerkers in hun inwerkperiode.

Bescherming

• Zwangerschaps- of leeftijdsbescherming, volgens de norm die voor het team geldt.

Welke redenen komen uit het rooster?

Iemand kan geschikt zijn en toch niet op een plek staan. Het overzicht van open plekken toont dan bijvoorbeeld:

• al ingepland op dat moment;
• maximale weekuren bereikt;
• te weinig rust na een dienst;
• alle werkplekken op de locatie bezet;
• een vaste partner ontbreekt;
• een roosterregel blokkeert of waarschuwt.

Staat iemand als beschikbaar? Dan bleef de plek open door een afweging bij het automatisch roosteren, niet door een harde grens.

Wat is bij assistenten de meest voorkomende oorzaak?

Bij arts-assistenten is de stage vaak de reden. Loopt een assistent op een datum een stage, dan komt hij niet op een activiteit die bij een andere stage hoort. De melding zegt dan dat hij op die datum niet door dat specialisme of die activiteit roteert. Een assistent zonder lopende stage houdt deze grens niet tegen. Zie een assistent alleen inplannen op activiteiten van de eigen stage.

Wat kunt u doen?

• De gegevens kloppen niet. Pas rol, vaardigheid, einddatum of stage aan bij de medewerker.
• U maakt bewust een uitzondering op rol of vaardigheid. Leg een bekwaamverklaring vast voor de activiteit. Zie een bekwaamverklaring vastleggen.
• Het gaat om één keer. Wijs hem toch toe op die ene plek, met een reden die in het auditlog komt.

Wat kunt u niet toch toewijzen?

Deze redenen blijven harde grenzen:

• verlof en ziekte, of nog niet of niet meer in dienst;
• een dubbele boeking in een ander team, of uitdrukkelijk uitgesloten;
• een andere stage op die datum;
• zwangerschaps- of leeftijdsbescherming;
• een aandeel in de diensten van 0;
• een compensatiedag;
• een verplichte vaardigheid die helemaal ontbreekt.

Een te laag niveau of een verlopen vaardigheid kunt u wel per plek toch toewijzen. Dat geldt ook voor een vaste deeltijddag en voor de vaste groep medewerkers van een activiteit.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt bij elke afgewezen combinatie van medewerker, activiteit en datum de reden vast, in gewone taal. Zo ziet u of het aan beschikbaarheid, bevoegdheid, stage of het rooster zelf ligt. U weet dan waar u moet ingrijpen.

Lees ook wie welke activiteit mag doen.