Van ons Excel-rooster naar PlanUp, zonder opnieuw te beginnen

Hoe ziet een rooster in Excel er meestal uit?

Veel vakgroepen roosteren al jaren in Excel. Het bestand werkt, en de roosteraar kent het goed. Kleuren, formules en tabbladen bevatten veel kennis. Wie werkt in deeltijd, wie is op woensdag vrij, wie had de vorige Kerst?

Die kennis zit niet alleen in het bestand. Een deel zit in het hoofd van de roosteraar en in oude e-mails.

Waar loopt een Excel-rooster zonder PlanUp op vast?

Een spreadsheet weet zelf niets van rust, bevoegdheden of verlof. Elke controle heeft iemand er zelf in gebouwd. Stopt de roosteraar of gaat hij met verlof, dan is die kennis lastig over te dragen.

Bij een overstap naar een nieuw systeem kan bovendien de historie verloren gaan. Dan begint de verdeling van weekenden en feestdagen weer bij nul. Wie de afgelopen jaren veel deed, kan dan opnieuw aan de beurt zijn.

Hoe verloopt de overstap naar PlanUp?

De overstap gaat in een vaste volgorde.

1. Teamgegevens. Per team is er een werkmap in Excel met tabbladen voor mensen, activiteiten, vaste vrije dagen, teamparameters en regels. Die vult u in en leest u in. PlanUp toont eerst alle wijzigingen. Bevat één rij een fout, dan wordt niets doorgevoerd.
2. Oude roosters. Eerdere roosters importeert u vanaf 1 januari 2020. U controleert wat PlanUp herkende en koppelt onbekende namen aan teamleden. Daarna staan ze als archief in PlanUp, dat niet te bewerken is.
3. Beginstand. Per medewerker vult u in hoe vaak iemand elke soort feestdag of blokpositie al deed vóór PlanUp. Roosters in PlanUp tellen er daarna vanzelf bij.
4. Proefrooster. De rekenmodule, het onderdeel dat het rooster uitrekent, maakt een concept voor een periode die u al op de oude manier hebt gepland. U legt de twee naast elkaar.
5. Publiceren. Pas als het concept klopt, publiceert u het en nodigt u de collega's uit.

De geïmporteerde roosters tellen mee in het saldo per persoon over de afgelopen twaalf maanden. Zo houdt het eerste rooster in PlanUp rekening met wat er al gedraaid is.

Tijdens het proefrooster ziet het team niets. Een concept is alleen zichtbaar voor planners. Uw Excel-rooster blijft in die tijd het geldende rooster. U kunt dus een periode naast elkaar draaien en rustig vergelijken.

De implementatie is altijd full service en kost eenmalig 2.500 euro, exclusief btw. Daarin doen wij het werk:

• uw teams inrichten, meestal vanuit een sjabloon voor uw specialisme;
• medewerkers en eerdere roosters importeren;
• de regels van de vakgroep instellen;
• proefroosters doorrekenen en met u bespreken.

Klopt er iets niet, dan passen wij de instellingen aan. Niet het rooster met de hand.

Wat beslist u zelf?

U levert de gegevens en de afspraken van de vakgroep. Niet alles hoeft compleet te zijn. Wat ontbreekt, halen wij samen met u op. Past een afspraak niet in de bestaande regels, dan vraagt u een nieuwe regel aan. Wij beoordelen dat verzoek en laten weten of het als maatwerkregel wordt ingericht.

U beslist ook wanneer het eerste rooster live gaat. De implementatie is klaar als er een concept ligt waarvan u zegt dat u het zou publiceren. Een vaste doorlooptijd noemen wij niet. Die hangt vooral af van hoe snel de gegevens er zijn.

Na de start past u zelf aan wat verandert. U kunt dat ook aan ons vragen.