Kunt u eerdere roosters in PlanUp inlezen, zodat die periodes meetellen in de verdeling?

Ja. U uploadt eerdere roosters als Excel-, CSV- of PDF-bestand, in de opmaak die u al hebt. PlanUp toont welke diensten het herkent en bewaart ze na uw controle als archief. Dat archief kunt u bekijken, maar niet bewerken. Het telt mee in de eerlijke verdeling van nieuwe roosters.

Dit artikel gaat over hele roosters met datums en namen. Hebt u alleen aantallen per persoon, bijvoorbeeld een lijst met wie hoe vaak Kerst deed? Dan vult u een beginstand in. Lees daarover de beginstand invullen bij de overstap. Over welke periode PlanUp terugkijkt, leest u in eerlijk verdelen over meerdere jaren.

Waarom zou u eerdere roosters inlezen?

PlanUp houdt per persoon een jaarsaldo bij. Dat is wat iemand de afgelopen 365 dagen aan diensten deed, tegenover zijn aandeel. Zonder historie is dat jaar bij de start leeg, en lijkt iedereen gelijk te staan. Met ingelezen roosters weet PlanUp meteen wie meer weekenden, nachten of feestdagen draaide.

Lees een rooster in

U vindt de import onder Instellingen, bij Historie onboarden: Bestaand rooster importeren. De import hoort bij het team dat u op dat moment hebt gekozen.

1. Upload het bestand. Kies de periode en het bestand: Excel (xlsx of xls), ODS, CSV of PDF, tot 10 MB. Werkt uw organisatie met locaties, dan kunt u een locatie kiezen. Activiteiten van andere locaties worden dan niet gekoppeld.
2. Laat PlanUp het bestand lezen. Een model voor kunstmatige intelligentie (AI) leest het bestand. De pagina ververst vanzelf zodra het klaar is.
3. Controleer het resultaat. U ziet hoeveel regels er gevonden, herkend en ter controle zijn. Een onbekende naam koppelt u aan een teamlid, of u laat hem op Overslaan staan. Andere regels die niet te koppelen zijn, ziet u met de reden.
4. Bevestig. Met Toewijzingen bevestigen en plaatsen bewaart PlanUp de diensten als archief.

Staat voor uw team een kleurlegenda aan? Dan leest PlanUp een Excel-raster zonder AI. Het kijkt dan naar de celwaarde en de vulkleur. Meer over de koppeling met AFAS leest u in de koppeling met AFAS of Nmbrs.

Aan welke grenzen moet de import voldoen?

• De periode begint niet vóór 1 januari 2020.
• De periode loopt hooguit tot het einde van de huidige maand.
• Regels met een datum na vandaag gaan naar de controlelijst. Ze worden niet geplaatst.
• Hetzelfde bestand kunt u niet twee keer voor hetzelfde team inlezen.
• Een mislukte import van dat bestand kunt u wel opnieuw proberen.

Bevat een bestand te veel diensten, dan krijgt u het advies het op te splitsen, bijvoorbeeld per maand of per jaar. Blijft de verwerking ongewoon lang hangen, dan verschijnt de knop Opnieuw starten.

Wat gebeurt er met het archief?

Het archief staat niet in de gewone roosterweergaven. U bekijkt het via Archief bekijken in de Gantt, de tijdlijnweergave. Daar ziet u dat het om een ingelezen rooster gaat, en zijn de diensten niet te bewerken.

De ingelezen diensten tellen wel mee:

• in het jaarsaldo per persoon, voor dienstpunten, weekenden, nachten, feestdagen en bereikbaarheid;
• op de pagina Eerlijkheid, die werkt met gepubliceerde roosters en ingelezen historie;
• in het jaardoel voor diensten per fulltime-equivalent (fte), als u dat gebruikt: diensten uit het archief van dit kalenderjaar tellen mee;
• bij het verdelen van feestdagen per soort over de jaren: het archief telt als gepubliceerd rooster.

Bevat de import gegevens voor de capaciteitskalender, dan werkt PlanUp ook die kalender bij. Lukt dat deels niet, dan meldt PlanUp dat en blijft het archief gewoon staan.

Verwijder een import die niet klopt

Met Import verwijderen haalt u een import weg. De geplaatste diensten van die import verdwijnen dan ook uit het archief. Daarna kunt u een verbeterd bestand opnieuw inlezen.

Gebruikt u ook een beginstand?

U kunt een import en een beginstand combineren. Tel de ingelezen periode dan niet ook mee in de beginstand. Anders lijkt het alsof iemand meer deed dan in werkelijkheid.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp neemt eerdere roosters over in de opmaak die u al hebt. U controleert eerst wat het herkent, en daarna staat het resultaat als archief vast. Dat archief telt mee in het jaarsaldo en op de pagina Eerlijkheid. Zo houdt de verdeling vanaf het eerste nieuwe rooster rekening met wat er al gebeurd is.

Voor de technisch geïnteresseerde

Het jaardoel is de instelling Streefaantal diensten per FTE per jaar van de regel voor eerlijke dienstverdeling (R-07). Het verdelen van feestdagen per soort hoort bij de regel voor eerlijke verdeling van ongewenste diensten (X-28).