Kan PlanUp medewerkers, dienstverbanden en verlof ophalen uit AFAS of Nmbrs?

Ja, PlanUp koppelt met AFAS. Het haalt werknemers, dienstverbanden, verlof, verzuim en verlofsaldi op. Dat gebeurt elke nacht vanzelf, en op elk moment met een knop. Verlof uit AFAS telt zo mee in de planning, zonder dat iemand het overtypt.

Voor Nmbrs is een koppeling met dezelfde stappen gebouwd. Die is nog niet in een echte Nmbrs-omgeving beproefd. Bespreek met ons of hij voor uw situatie al bruikbaar is.

Wat haalt PlanUp op?

Beide koppelingen doorlopen dezelfde stappen, in deze volgorde:

1. Werknemers: wie er in het HR-systeem staat. PlanUp koppelt hen aan uw teamleden.
2. Dienstverbanden: begin- en einddatum, deeltijdfactor, soort contract en contracturen. PlanUp neemt die van het hoofddienstverband over bij het teamlid, ook de einddatum.
3. Verlof: geplande vakanties en ander verlof. Dat komt als goedgekeurd verlof in PlanUp.
4. Verzuim: ziekte en andere afwezigheid.
5. Verlofsaldi: hoeveel verlof iemand nog heeft.

Mislukt één stap, bijvoorbeeld omdat het HR-systeem even niet bereikbaar is? Dan gaat PlanUp door met de volgende. Per stap legt PlanUp vast hoe het ging. Zo ziet u wat wel en niet is bijgewerkt.

Let op het verschil met Loket. Bij AFAS en Nmbrs neemt PlanUp een einddatum van een dienstverband direct over. Bij Loket is dat een voorstel dat u eerst bevestigt.

Koppel werknemers en vertaal verlof

Hoe koppelt PlanUp werknemers aan teamleden?

PlanUp koppelt op e-mailadres. Soms lukt dat niet: een werknemer heeft geen e-mailadres, of het adres komt bij meer teamleden voor. Die koppelt u zelf. U vult dan het medewerkernummer bij het teamlid in.

PlanUp controleert of dat nummer in het HR-systeem bestaat. Ook controleert het of het nummer niet al bij iemand anders hoort. Zo komt verlof niet bij de verkeerde persoon terecht.

Vertaal de soorten verlof

Elk HR-systeem heeft eigen soorten verlof. U legt eenmalig vast welke soort bij welke afwezigheid in PlanUp hoort. Dat doet u per koppeling op een aparte pagina. Komt er een nieuwe soort bij, dan vult u die daar aan.

Heeft een boeking een soort die nog niet is vertaald? Dan slaat PlanUp die boeking over. U ziet hem terug in het overzicht van de synchronisatie.

Waarom telt dit voor het rooster?

Verlof dat niet in de planning staat, is een bekende reden om een rooster na publicatie nog aan te passen. Komen verlof en verzuim elke nacht binnen, dan plant de rekenmodule alleen mensen in die er echt zijn. De rekenmodule is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Een einddatum van een dienstverband zorgt ervoor dat iemand na vertrek niet meer wordt ingepland.

Stel de koppeling in

Een beheerder van de organisatie vult de verbindingsgegevens in op de pagina met koppelingen. Met verbinding testen controleert u of PlanUp het HR-systeem bereikt. Met synchroniseren start u direct een ronde. De sleutels voor de verbinding staan versleuteld opgeslagen. Daarna loopt de synchronisatie elke nacht vanzelf.

Werkt de koppeling ook de andere kant op?

Nee. De koppelingen met AFAS en Nmbrs halen alleen gegevens op. Uren voor de salarisverwerking stuurt u via de Loket-koppeling of via een bestand. Zie gewerkte uren naar Loket en uren exporteren.

U kunt wel een export van activiteiten uit AFAS inlezen als eerdere roosters. Dan telt de verdeling van eerdere periodes mee.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp haalt elke nacht werknemers, dienstverbanden, verlof, verzuim en saldi op uit AFAS. Het koppelt ze op e-mailadres of medewerkernummer aan uw teamleden. De soorten verlof vertaalt het volgens uw eigen tabel. Gaat een stap mis, dan gaan de andere door en ziet u wat er gebeurde. Zo plant PlanUp met het verlof dat in het HR-systeem staat.