Kan ik in PlanUp de gewerkte uren per medewerker exporteren, inclusief nacht-, weekend- en feestdaguren?

Ja, PlanUp exporteert de gewerkte uren per medewerker, gesplitst naar soort uren. De soorten zijn regulier, nacht, weekend, feestdag en dienst. Het bestand komt uit de gepubliceerde roosters. Per dienst staan de datum, de activiteit, de tijden en de uren erin. U kiest of u de geplande uren exporteert of de uren na bevestigde aanwezigheid.

Het is een CSV-bestand: een eenvoudig tabelbestand dat u in Excel opent of in uw salarissysteem inleest. Wilt u de uren rechtstreeks naar Loket sturen? Lees dan gewerkte uren naar Loket sturen.

Waar maakt u de export?

De export staat op de pagina Flexpool. Alleen een beheerder van de organisatie ziet die pagina. Een locatieplanner ziet haar niet.

U kiest een begin- en einddatum. De periode is hoogstens een jaar. De export omvat alle teams van de organisatie. Alleen gepubliceerde roosters tellen mee, geen concepten.

Wat staat er in de export?

Elke regel is één dienst van één medewerker. Per regel staan:

• naam, functie en team,
• datum, activiteit, begin- en eindtijd,
• het aantal uren,
• de soort uren,
• een basisbedrag en een eventuele toeslag, als u met uurtarieven werkt,
• de aanwezigheid.

Hoe bepaalt PlanUp de soort uren?

Elke dienst krijgt één soort. PlanUp kijkt in een vaste volgorde:

1. Dienst: activiteiten van het type dienst, zoals bereikbaarheid.
2. Feestdag: de feestdagen die voor het team gelden.
3. Weekend: zaterdag en zondag.
4. Nacht: volgens de nachtdefinitie uit de Arbeidstijdenwet (ATW).
5. Regulier: al het andere.

Een dienst telt als dienst, ook in de nacht of het weekend. In veel collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's) wordt een dienst namelijk per dienst vergoed, en niet als onregelmatige uren.

Voor toeslagen kijkt PlanUp breder. Een nachtdienst op zaterdag is dan zowel nacht als weekend. Dat geldt ook als hij als dienst wordt geteld.

Kies gepland of werkelijk

• Gepland: de geplande duur van elke activiteit.
• Aanwezigheid: is bevestigd dat iemand afwezig was, dan telt die dienst nul uur. Zijn er afwijkende uren vastgelegd, dan tellen die. Ook als ze hoger zijn dan gepland.

Op dezelfde pagina bevestigt de beheerder de aanwezigheid over een periode. Dat kan voor iedereen tegelijk of per medewerker. Elke bevestiging staat in het activiteitenlog.

Wat telt niet als gewerkt?

• Verlof en andere afwezigheid.
• Geannuleerde diensten.
• Meeloopdiensten, waarin iemand extra met een collega meeloopt.
• Overlappende tijd. Heeft iemand twee toewijzingen op hetzelfde moment, dan telt die tijd één keer.

Zien medewerkers hun eigen uren?

Ja, als het team dat aanzet met de instelling Medewerkers zien hun uren (Mijn uren). Medewerkers zien dan onder Mijn uren hun eigen uren per maand in dat team. Ze kunnen bij een dienst ook afwijkende uren melden.

Zet het team ook Jaaruren-systematiek aan? Dan zien medewerkers hun saldo. Dat zijn de contracturen naar rato tegenover de gewerkte uren. Zo ziet iemand of hij boven of onder de lijn zit. Goedgekeurd verlof, congres en ziekte tellen daarbij als gewerkt. Onbetaald verlof en een vaste vrije dag tellen niet mee.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt één bron voor uren: de toewijzingen in de gepubliceerde roosters. Die zijn ingedeeld naar soort uren. Desgewenst corrigeert u ze met bevestigde aanwezigheid. Dezelfde berekening zit achter de export, Mijn uren en de Loket-koppeling. Zo zijn de cijfers overal gelijk.