Kan ik mijn diensten uit PlanUp automatisch in mijn Google-agenda, Outlook of Apple-agenda zien?

Ja, uw diensten kunnen vanzelf in uw eigen agenda staan. U koppelt daarvoor uw Google- of Outlook-agenda. Diensten uit gepubliceerde roosters verschijnen dan als afspraak. Wijzigt er iets, of ruilt u een dienst, dan past de afspraak zich aan. Gebruikt u een andere agenda-app, zoals Apple Agenda? Dan abonneert u zich op een persoonlijke agendalink.

Koppel uw Google- of Outlook-agenda

U koppelt uw agenda bij uw voorkeuren in het medewerkersportaal. U logt in met uw Google- of Microsoft-account. U geeft PlanUp daarbij toestemming om afspraken in uw agenda te beheren. Daarna gebeurt het volgende:

• Bij het koppelen en bij elke publicatie zet PlanUp uw diensten als afspraak in uw agenda.
• Verschuift een dienst naar een andere dag of activiteit, dan past PlanUp de afspraak aan.
• Gaat een dienst naar iemand anders, bijvoorbeeld na een ruil, dan verdwijnt hij uit uw agenda. Hij verschijnt dan bij uw collega, als die ook een koppeling heeft.
• Ontkoppelt u uw agenda, dan verwijdert PlanUp de afspraken die het zelf plaatste. Lukt dat niet meteen, dan probeert PlanUp het later opnieuw.

De koppeling werkt één kant op: van het rooster naar uw agenda. PlanUp beheert alleen zijn eigen afspraken. Uw andere afspraken gebruikt PlanUp niet. De sleutels waarmee PlanUp uw agenda bereikt, staan versleuteld opgeslagen.

Abonneer u op een agendalink

Wilt u geen account koppelen? Of gebruikt u een andere agenda? Dan abonneert u zich op een persoonlijke agendalink. Zo'n abonnement heet ook wel een iCal-abonnement. Uw agenda-app haalt de link regelmatig op.

In het abonnement staan uw diensten uit gepubliceerde roosters. Het loopt van 30 dagen terug tot een jaar vooruit. U kunt het bestand ook eenmalig downloaden.

Een paar dingen om te weten:

• De link verloopt niet. Zo stopt uw agenda niet ongemerkt met bijwerken.
• Is iemands toegang ingetrokken, of is iemand uit dienst? Dan toont de link geen rooster meer.
• Externe teamleden, zoals waarnemers, kunnen deze link niet gebruiken.
• Behandel de link als persoonlijk. Wie de link heeft, ziet uw diensten.
• Een uitgelekte link kunt u nu niet zelf vervangen. Laat u uw toegang intrekken, dan werkt de link niet meer.

Wat komt er in uw agenda?

Wat staat er in de afspraak?

Bewust weinig: de naam van de activiteit en de begin- en eindtijd. Bij een gekoppelde Google- of Outlook-agenda staat ook de naam van het team erbij. De agendalink zet uw naam in de titel van de agenda. Loopt een dienst over middernacht, dan krijgt hij de juiste einddag. Gegevens van collega's of patiënten staan er niet in.

Komen concepten ook in uw agenda?

Nee. Alleen gepubliceerde roosters komen in uw agenda. Een concept waar de planner nog aan werkt, verschijnt nergens. Zo ziet u geen dienst die later toch anders wordt. Wat publiceren inhoudt, leest u in wat er gebeurt als u een rooster publiceert.

Kan PlanUp online vergaderingen aanmaken?

Ja. Werkt uw organisatie met Microsoft 365 of Google Workspace? Dan kan een beheerder dat voor de hele organisatie koppelen. Bij een vergaderactiviteit met online vergaderen maakt PlanUp dan zelf een Teams- of Meet-link aan.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet diensten uit gepubliceerde roosters in uw eigen agenda. Dat kan via een koppeling met Google of Outlook, of via een persoonlijke agendalink. Wijzigingen en ruilen komen vanzelf mee. Per afspraak staan zo min mogelijk gegevens. Wie welk rooster mag zien, leest u in wie ziet wat in PlanUp.