Wat gebeurt er als u een rooster publiceert, en wat controleert PlanUp daarvoor?

Bij publiceren controleert PlanUp eerst of het rooster echt kan. Echte blokkades houden de publicatie tegen, zoals iemand die met verlof is of al in een ander team staat. Waarschuwingen bevestigt u per punt met een reden. Daarna wordt het concept het geldende rooster. Teamleden krijgen een melding, gekoppelde agenda's worden bijgewerkt en de publicatie komt in het logboek.

Dit artikel gaat over het publiceren zelf. Wat u vooraf in een concept nakijkt, leest u in een conceptrooster controleren.

Welke bevindingen houden publicatie tegen?

Sommige dingen kunnen gewoon niet. Die lost u eerst op. Bevestigen helpt hier niet. Voorbeelden:

• Iemand staat ingepland terwijl hij met verlof of ziek is.
• Iemand staat op hetzelfde moment al in een ander team ingeroosterd.
• Iemand is niet meer actief of is uitgesloten van planning.
• Iemand staat op één dag op twee dienstposities, zoals voor- en achterwacht.
• Een gepubliceerd rooster loopt langer door dan dit concept. Dan zou er een gat ontstaan.

Welke waarschuwingen bevestigt u?

Andere punten mogen wel, maar alleen bewust. Elk punt bevestigt u met een reden. Voorbeelden over mensen en toewijzingen:

• Een toewijzing voldoet niet aan de eisen voor de activiteit, of steunt op een bekwaamverklaring.
• Iemand heeft te weinig rust aan het begin van de periode, door een nachtdienst uit het vorige rooster.
• Een compensatiedag staat naast een vastgezette dienst, of een verdiende compensatiedag is niet ingepland.
• Iemand krijgt een nieuwe of gewijzigde dienst binnen de meldtermijn.

Voorbeelden over het rooster als geheel:

• Een harde regel wordt overschreden, bijvoorbeeld uit het arbeidstijdenregime van het team.
• Het concept is voor assistenten, terwijl het rooster van de specialisten nog niet is gepubliceerd.
• Een plek die nodig is voor de veiligheid staat open, zoals een achterwacht.

Bij zo'n open veiligheidsplek kiest u naast een reden ook een maatregel: Nog in te vullen of Buiten PlanUp geregeld.

Pas als alles bevestigd is, gaat het rooster live. De publicatie en elke bevestiging worden in één keer vastgelegd in het logboek.

Wat is alleen informatie?

Gewone open plekken ziet u als informatie. Denk aan een poli die niet gevuld kon worden. Die houden publicatie niet tegen.

Kan een controle om een technische reden niet draaien, dan publiceert PlanUp niet. Bij twijfel gaat het rooster dus niet live.

Wat is de meldtermijn?

De meldtermijn is hoe ver van tevoren een rooster of wijziging bekend moet zijn. U stelt die in bij het arbeidstijdenregime van het team.

• Laat u de meldtermijn leeg, dan volgt PlanUp het profiel van de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Dat is 28 dagen, of 10 dagen bij het profiel Cao umc.
• Krijgt iemand binnen die termijn een nieuwe of gewijzigde dienst, dan vraagt publiceren om een bevestiging met reden.
• Met een meldtermijn van 0 dagen vervalt deze controle.

Wat u verder in dat regime instelt, leest u in arbeidstijdenregels instellen.

Wat gebeurt er na publicatie?

Na de controle wordt het concept het rooster voor de periode. Er gebeuren vier dingen:

1. Bestaande roosters worden vervangen zonder dat er iets verdwijnt. Valt een eerder gepubliceerd rooster helemaal binnen de nieuwe periode, dan gaat het naar de geschiedenis. Begon het eerder, dan loopt het tot de dag vóór de nieuwe periode. Dat eerdere deel blijft live. Open plekken van een vervangen rooster gaan mee, zodat een activiteit niet stilletjes uit beeld verdwijnt.
2. Teamleden krijgen een melding dat het nieuwe rooster er is. Ze zien hun diensten in hun eigen rooster. Externe leden krijgen per plaatsing een verzoek om die te bevestigen. Dat geldt niet voor plaatsingen die al live stonden.
3. Gekoppelde agenda's in Google of Outlook worden bijgewerkt.
4. Het logboek legt vast wie wanneer heeft gepubliceerd.

Kunt u na publicatie nog iets wijzigen?

Ja. Losse plekken past u ook na publicatie nog aan, bijvoorbeeld na een ruil of bij uitval. Wilt u activiteiten toevoegen die nog niet gepland waren? Gebruik dan de aanvulmodus van de wizard. Bestaande toewijzingen blijven dan staan. Zie een gepubliceerd rooster aanvullen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet een controle voor elke publicatie. Wat niet kan, gaat niet live. Wat wel mag maar aandacht vraagt, bevestigt u per punt met een reden. Dat wordt vastgelegd, zodat u later kunt teruglezen waarom een rooster zo is gepubliceerd. Daarna worden het team en de agenda's vanzelf bijgewerkt.

Voor de technisch geïnteresseerde

De meldtermijn hoort bij de vaste regel Arbeidstijdenregime (SYS-06).