Een rooster maken
De basisvragen over roosteren: hoe u een team en activiteiten instelt, een concept laat maken, het controleert en publiceert.
Een rooster maken begint niet bij de eerste dienst, maar bij het team. Wie werkt er, welke diensten en taken zijn er, en wie mag wat doen? Op deze pagina leest u hoe u in PlanUp van een ingericht team naar een gepubliceerd rooster komt. U leest ook welke keuzes bij u blijven.
Wat legt u vooraf vast?
Een goed rooster staat of valt met de invoer. U legt de teamleden vast, met hun functie, uren en vaste vrije dagen. U maakt de activiteiten aan, met tijden, bezetting en de dagen waarop ze lopen. Per activiteit kiest u welke functies en vaardigheden nodig zijn. Hoe u daarmee begint, leest u in een team instellen.
Bij een nieuw team kunt u een sjabloon voor uw specialisme kiezen. Dat vult functies, activiteiten en standaardregels voor. U past ze daarna aan op de afspraken van uw vakgroep.
Hoe rekent PlanUp het rooster uit?
In de planningswizard kiest u team en periode. U verzamelt beschikbaarheid, kiest de activiteiten en stelt de capaciteit per week in. De stappen staan in de planningswizard.
Daarna rekent de rekenmodule het rooster door. Dat is het onderdeel van PlanUp dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Harde regels houdt de rekenmodule aan. Komt er anders geen rooster uit, dan mag hij alleen een korte, vaste lijst regels loslaten, zoals reistijd tussen locaties. U ziet dan welke. Zachte wensen volgt de rekenmodule zo goed mogelijk. Blijven er plekken open, dan kan een taalmodel daarna voorstellen doen om ze te vullen. Elk voorstel wordt eerst getoetst aan uw harde regels.
Hoe controleert en publiceert u het rooster?
Het resultaat is eerst een concept. Teamleden zien het nog niet. U bekijkt de dekking, de verdeling en de uitleg bij het rooster. U past plekken aan en zet keuzes vast die u wilt behouden. Daarna kunt u opnieuw genereren met dezelfde instellingen. Meer hierover leest u in het concept controleren.
Blijft een plek open, dan klikt u erop. PlanUp toont per teamlid waarom het afviel, bijvoorbeeld verlof, rol of rust na een dienst. Waar een regel dat toelaat, kunt u toch toewijzen met een reden. Zie waarom een plek open blijft.
Bij publiceren controleert PlanUp eerst op blokkades en waarschuwingen. Daarna wordt het concept het geldende rooster. Teamleden krijgen een melding en gekoppelde agenda's worden bijgewerkt. Lees verder bij een rooster publiceren.
Wat beslist u zelf?
PlanUp rekent, maar u bepaalt de uitgangspunten. U kiest welke regels gelden en hoe zwaar wensen wegen. U beoordeelt het concept en besluit wanneer het gepubliceerd wordt. Een open plek vult u bewust, of u laat haar open. Zo blijft de verantwoordelijkheid voor het rooster bij de planner.
Alle vragen over een rooster maken
- Wat gebeurt er als u een rooster publiceert, en wat controleert PlanUp daarvoor? PlanUp controleert eerst op blokkades en waarschuwingen. Daarna wordt het concept het geldende rooster: teamleden krijgen een melding en gekoppelde agenda's worden bijgewerkt.
- Wat doet de roostergenerator van PlanUp precies als u op genereren klikt? De generator rekent een rooster uit dat alle harde regels respecteert en zachte wensen zo goed mogelijk volgt. Daarna legt hij uit wat er open bleef en waarom.
- Waarom blijft een dienst of plek in het rooster open, en hoe ziet u waarom? Een plek blijft open als niemand hem zonder bezwaar kan vullen. Klik op de plek en PlanUp toont per teamlid de reden, en wie u met een reden toch kunt toewijzen.
- Wat zijn de sjablonen per specialisme in PlanUp, en wat zit erin? Bij een nieuw team kiest u een sjabloon voor uw specialisme of de assistenten daarvan. Het vult functies, activiteiten, besprekingen en standaardregels voor, die u daarna aanpast.
- Welke stappen doorloopt u in de planningswizard om een nieuw rooster te maken? U kiest team en periode, verzamelt beschikbaarheid, regelt zo nodig een verlofronde, kiest activiteiten, stelt de capaciteit per week in en bevestigt. Daarna rekent PlanUp een concept uit.
- Hoe stelt u in PlanUp functies in en bepaalt u per activiteit welke functies er minimaal moeten zijn? Op Rollen & Rechten beheert u de functies. Per activiteit kiest u wie in aanmerking komt en hoeveel mensen per functie er minimaal nodig zijn. Regels vullen dat aan.
- Waar en hoe stelt u een team in PlanUp in, en welke instellingen horen bij een team? Op de teampagina legt u de teamgegevens, het teamtype, de leden, de planningsperiode en koppelingen met andere teams vast. Met de configuratie-Excel wijzigt u alles in één bestand.
- Hoe nodigt u collega's uit voor PlanUp, en hoe geeft u iemand meteen planner-rechten? Bij Toegang op de teampagina plakt u e-mailadressen, eventueel met planner of hoofdplanner erachter. De uitnodiging is 7 dagen geldig. Per lid ziet u de status.
- Hoe maakt u in PlanUp een dienst of taak aan met een eigen tijd, aantal personen en weekdagen? Op de pagina Activiteiten maakt u een dienst, taak of vergadering aan met naam, code, herhaling, tijden, bezetting, gewicht en dagen. Daarna kiest u wie hem mag doen.
- Hoe legt u in PlanUp vast wie welke vaardigheid of bevoegdheid heeft, en tot wanneer die geldig is? U maakt een vaardigheid aan en legt per medewerker het niveau (1 tot 10) en de einddatum vast. Na de einddatum plant PlanUp iemand niet meer in waar die vaardigheid verplicht is.
- Hoe lang duurt het voordat PlanUp een rooster heeft gegenereerd? U stelt per team de maximale rekentijd in, standaard 600 seconden. Daarbovenop krijgt PlanUp tien minuten voor de overige stappen. De wizard toont vooraf hoe lang het maximaal duurt.
- Hoe vindt u in PlanUp een eerder rooster terug, ook van voordat u met PlanUp werkte? Op de pagina Planningen staan actieve roosters, concepten, een geschiedenis en een archief per jaar. Roosters van vóór PlanUp uploadt u als Excel, CSV of PDF.
- Hoe zorgt u dat handmatige toewijzingen blijven staan als u het rooster opnieuw genereert? U vergrendelt een toewijzing in het rooster. Bij opnieuw genereren gaan vergrendelde en handmatige toewijzingen mee. Alleen de rest wordt opnieuw ingepland.
- Kunt u een rooster dat al gepubliceerd is nog aanvullen met activiteiten die er nog niet in stonden? Ja. Bestaat er al een gepubliceerd rooster, dan werkt de wizard in aanvulmodus. Bestaande toewijzingen blijven staan en PlanUp plant alleen de activiteiten die u extra kiest.
- Hoe regelt u feestdagen, sluitingen en rustige vakantieweken in het rooster? PlanUp kent de Nederlandse feestdagen per cao-profiel. Per activiteit kiest u of die op feestdagen doorloopt. In de capaciteitskalender sluit u weken of dagen tot 12 maanden vooruit.
- Waar ziet u in PlanUp of de diensten eerlijk verdeeld zijn, rekening houdend met deeltijd en dienstpercentage? Het dashboard Eerlijkheid toont per persoon diensten, weekenden, feestdagen, nachten en punten. Naast elk aantal staat de verwachting op basis van dienstaandeel en beschikbaarheid.
- Hoe controleert en vergelijkt u een conceptrooster voordat u het publiceert? Een concept is voor teamleden onzichtbaar. U bekijkt dekking, verdeling en signalen, past plekken aan, zet keuzes vast en genereert zo nodig opnieuw met dezelfde instellingen.