Hoe zorgt u dat handmatige toewijzingen blijven staan als u het rooster opnieuw genereert?

U zet een toewijzing vast door haar te vergrendelen. Een vergrendelde toewijzing is voor PlanUp een vast gegeven. Een vaste regel die altijd aan staat, zorgt dat ze niet wordt overschreven. Genereert u een concept opnieuw, dan gaan uw vergrendelde en handmatige toewijzingen mee. Alleen de overige plekken worden opnieuw ingepland.

Dit artikel gaat over vastzetten. Hoe u een concept als geheel controleert, leest u in een conceptrooster controleren.

Wanneer zet u iets vast?

De roostergenerator kent alleen wat in de gegevens staat. Sommige afspraken leven daarbuiten. Of ze zijn te specifiek voor een regel. Typische voorbeelden:

• Een ervaren collega staat bewust samen met een nieuwe collega op een dienst.
• Een dienst is al aan een waarnemer toegezegd.
• Iemand doet op een bepaalde ochtend altijd dezelfde poli.

Vergrendel een plek

Open de tijdlijnweergave van het rooster. Open daar het menu van een gevulde plek en kies Vergrendelen / ontgrendelen. Daarna verandert de generator die plek niet meer.

Wat gaat er mee bij opnieuw genereren?

Met Opnieuw genereren vervangt u het concept door een nieuwe berekening. Drie dingen gaan mee:

1. Uw instellingen: de gekozen activiteiten, de capaciteit per week, de uitgesloten teamleden en de sjablonen voor dienstblokken.
2. Uw vergrendelde toewijzingen: die staan in het nieuwe concept als vaste toewijzing.
3. Uw handmatige toewijzingen: plekken die u zelf heeft ingevuld, gaan ook mee als vaste toewijzing.

Al het andere plant PlanUp opnieuw in, rondom die vaste punten.

Sommige vergrendelingen maakt PlanUp zelf aan. Denk aan posities in een dienstblok of plaatshouders voor externe inhuur. Die maakt de nieuwe berekening zelf opnieuw aan.

Het oude concept blijft niet bewaard. Het nieuwe concept komt ervoor in de plaats. Wilt u de samenvatting van de vorige versie onthouden? Noteer die dan eerst. Exporteren naar PDF of Excel kan alleen bij een gepubliceerd rooster.

Zet niet te veel vast

Elke vaste toewijzing beperkt de ruimte van PlanUp. Zet u veel vast, dan is het lastiger om rust, eerlijke verdeling en bezetting tegelijk goed te krijgen. PlanUp past een vergrendelde toewijzing niet aan om een andere regel te halen. Het plant eromheen.

Een goede vuistregel: zet vast wat echt een afspraak is. Laat de rest aan de generator.

Hoe werken verzoeken van teamleden?

Teamleden kunnen zelf vragen om een bepaalde activiteit op een bepaalde dag. Die verzoeken komen binnen op de pagina Vastzetverzoeken, met een reden. U keurt ze per stuk goed of af. Afwijzen kan ook in één keer, met Alles afwijzen.

Een goedgekeurd verzoek gaat als voorkeur mee in de volgende generatie. Het is dus geen harde vergrendeling. Is een dienst al vol, dan kan de aanvrager op een reservelijst komen. Dat kan alleen als het team dat zo heeft ingesteld.

Het verschil is belangrijk:

• Een bestaande plek vergrendelen is een harde vastzetting.
• Een goedgekeurd verzoek is een voorkeur die PlanUp zo goed mogelijk volgt.

Hoe harde en zachte regels in het algemeen samenwerken, leest u in het verschil tussen harde en zachte regels.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp beschermt vergrendelde toewijzingen met een vaste regel die niet uit kan. Bij opnieuw genereren gaan ze mee, samen met uw handmatige keuzes. De generator vult de rest eromheen. Wensen van teamleden komen binnen als verzoek. U beoordeelt ze voordat ze als voorkeur meetellen.

Voor de technisch geïnteresseerde

De vaste regel die vergrendelde toewijzingen beschermt, heet in PlanUp Vergrendelde toewijzingen (SYS-05).