Wat doet de roostergenerator van PlanUp precies als u op genereren klikt?

De roostergenerator rekent een rooster uit voor één team en één periode. Hij zoekt een indeling die alle harde regels respecteert, zoals kwalificaties, verlof en rust na een dienst. Binnen die grenzen volgt hij zachte wensen zo goed mogelijk, zoals een eerlijke verdeling. Het resultaat is een conceptrooster met uitleg. Dat controleert u, en daarna publiceert u het.

Waarmee rekent de generator?

Een rooster maken is een puzzel met heel veel stukjes. Wie mag wat? Wie is er wanneer? Hoeveel mensen heeft elke activiteit nodig? En welke afspraken gelden in het team?

PlanUp zet al die gegevens om in één rekenopdracht. Die opdracht bestaat uit drie delen:

• Wat er moet gebeuren: welke activiteiten op welke dagen bezet moeten worden, en met hoeveel mensen. Denk aan diensten, operatiekamersessies, poli's en besprekingen.
• Wie er beschikbaar is: de teamleden, met hun functies, vaardigheden, aanstelling, verlof, vaste vrije dagen en voorkeuren.
• Welke regels gelden: de planningsregels die voor het team aanstaan. Dat zijn vaste regels die altijd gelden en regels die u zelf aanzet.

De rekenmodule lost die opdracht op. Dat is het onderdeel van PlanUp dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Het is gewone rekensoftware voor indelingsvraagstukken, geen taalmodel.

Hoe plant PlanUp specialisten en assistenten samen?

Plant u specialisten en arts-assistenten samen, dan rekent PlanUp ze na elkaar. Eerst komt het specialistenteam, daarna het assistententeam. Het assistententeam kan open plekken opvangen, in de volgorde die u heeft ingesteld.

Wat is het verschil tussen harde en zachte regels?

Niet elke regel weegt even zwaar. Harde regels zijn grenzen die de rekenmodule nooit overschrijdt. Een medewerker met goedgekeurd verlof krijgt die dag niets. Iemand zonder de juiste kwalificatie komt niet op een activiteit die die kwalificatie vraagt.

Zachte regels zijn afwegingen. De rekenmodule probeert ze te volgen. Ze mag ervan afwijken als het rooster anders niet sluit. Meer daarover leest u in het verschil tussen harde en zachte regels.

Wat gaat voor bij de afweging?

Bij de zachte afwegingen gaat bezetting voor. Een open plek telt zwaarder dan een wat minder gelijke verdeling. PlanUp vult dus liever een dienst dan dat het een voorkeur perfect volgt.

Die onderlinge weging is in te stellen. Dat kan alleen een beheerder met toegang tot de geavanceerde instellingen.

Wat krijgt u na het genereren?

Het genereren draait op de achtergrond. U ziet de status vanzelf veranderen, van bezig naar concept. Daarna krijgt u drie dingen:

1. Een conceptrooster in de tijdlijn- en kalenderweergave, met per plek wie er staat.
2. Een samenvatting. Daarin staat welk deel van de activiteiten is ingevuld en of de diensten volledig gedekt zijn. U ziet ook de rekentijd, wie de meeste en minste diensten heeft, wie ver van het doel volgens zijn aanstelling zit en welke zachte regels niet gehaald zijn.
3. Een uitleg per open plek: welke teamleden er in principe voor in aanmerking kwamen en waarom zij afvielen. Zie waarom een plek open blijft.

De samenvatting en de uitleg zijn opgebouwd uit de gegevens van de berekening zelf. Ze worden niet door een taalmodel geschreven.

Wat doet de aanvullende stap met een taalmodel?

Het rooster komt uit de rekenmodule. Blijven er daarna plekken open, dan volgt een aanvullende stap met een taalmodel (AI). Die stap doet alleen voorstellen voor die open plekken. Het taalmodel kiest uit mensen die op die dag vrij en bevoegd zijn.

PlanUp controleert elk voorstel opnieuw tegen alle harde regels. Een toewijzing die een harde regel schendt, draait PlanUp terug. Mislukt de stap of levert ze niets op, dan blijft het rooster van de rekenmodule gewoon staan.

U kunt een extra regel aanzetten waarmee deze stap ook iemand mag kiezen bij wie een waarschuwing hoort. Dat geldt alleen voor waarschuwingen die een planner zelf mag accepteren, zoals over rust tussen diensten of weekuren. Iemand die geblokkeerd is, kiest de stap nooit. Zo'n plek is daarna een gewone toewijzing. Kijk die dus na bij het controleren van het concept.

Wat doet de generator niet?

De generator publiceert niets op eigen initiatief. Elk resultaat is een concept.

• Toewijzingen die u vastzet, blijven bij opnieuw genereren staan.
• Een gepubliceerd rooster wordt pas vervangen als u een nieuw concept publiceert.
• De generator past uw regels niet zelf aan.

Kan een rooster niet sluiten, dan ziet u waar het knelt. U beslist zelf: een regel versoepelen, iemand extra inzetten of een plek bewust open laten.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp rekent het rooster door binnen uw harde grenzen, met een weging van de zachte regels waarbij bezetting voorgaat. Elke ronde levert een concept op met een samenvatting en een uitleg per open plek. U hoeft dus niet te raden waarom iets zo is ingedeeld. Vooraf doorloopt u de wizard, waarin u periode, activiteiten en capaciteit kiest. Zie de stappen van de planningswizard. Hoe lang het rekenen duurt, leest u in hoe lang het genereren duurt.

Voor de technisch geïnteresseerde

De rekenmodule is een zogeheten constraint solver (CP-SAT), gebouwd voor plannings- en indelingsproblemen. Zie wat een CP-SAT-solver is. De weging tussen bezetting, harde, zachte en voorkeursregels staat in de regel Solver tier-gewichten (X-19). Het vullen van open plekken met een waarschuwing staat in X-42, die standaard uit staat. De aanvullende stap wordt overgeslagen als er geen open plekken zijn.