Waar en hoe stelt u een team in PlanUp in, en welke instellingen horen bij een team?

U stelt een team in op de pagina Team bewerken. Daar legt u de teamgegevens vast, kiest u het teamtype en beheert u de leden. Ook de planningsinstellingen en de koppelingen met andere teams staan daar. Werkt u liever in een spreadsheet? Download dan de configuratie-Excel van het team, pas die aan en lees hem weer in.

Wat is een team in PlanUp?

Een team is de groep mensen die samen in één rooster staat en dezelfde regels deelt. De activiteiten, de planningsregels en het eerlijkheidsdashboard horen bij het team. Een organisatie kan meerdere teams hebben. Denk aan de specialisten en de arts-assistenten van één vakgroep.

Welke onderdelen heeft de teampagina?

De teampagina bestaat uit blokken die u open- en dichtklapt:

• Teamgegevens: de teamnaam en de planningsperiode in maanden. Hier staat ook hoe lang PlanUp maximaal mag rekenen aan een rooster, standaard 600 seconden. Onder de geavanceerde instellingen staat onder meer de capaciteit per medewerker per dag, standaard 1,5.
• Planning-instellingen: onder meer het teamtype, de volgorde bij toewijzen en aanmelden, en of medewerkers hun uren zien. Ook de aanmelding voor open diensten, de goedkeuring van ruil en congres en het automatisch uitnodigen van nieuwe leden staan hier.
• Teamleden: een tabel met per lid onder meer functie, contract, uren, diensten, tutor, extern en beschermde dag. Elk veld wordt direct opgeslagen. Deeltijders geven hun weekuren op. Voltijders kunnen een maximum aantal uren krijgen.
• Toegang: collega's toegang geven door e-mailadressen te plakken, met hun rol erbij. Zie collega's uitnodigen.
• Team Bridges: teams koppelen om personeel uit te wisselen bij open diensten. Dat kan met medewerkers met een bepaalde vaardigheid, of in noodgevallen met alle medewerkers.
• Assistenten als terugval: alleen zichtbaar als er na dit team een assistententeam wordt gepland.
• Externe Notificatie-ontvangers: mensen buiten het team, zoals HR of een leidinggevende. Zij krijgen bij bepaalde gebeurtenissen een e-mail.

Het scherm noemt de maximale rekentijd Max. rekentijd AI. Het gaat echter om de rekenmodule: het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels.

Kies het teamtype

Bij de planningsinstellingen kiest u het Team-type. U kiest tussen Specialist (vrijgevestigd) en Assistent. Assistent staat voor arts in opleiding tot specialist (AIOS) en arts niet in opleiding tot specialist (ANIOS).

Het type is meer dan een label. Het bepaalt de standaardregels. Het bepaalt ook of het team eerst wordt gepland of daarna, als teams na elkaar worden gepland.

Een assistententeam krijgt bij het inrichten deze regels aan:

• bescherming van opleidingstijd;
• de maximale dienstduur voor een AIOS;
• de volgorde waarin open diensten naar de assistenten gaan;
• verplichte rust na een nachtdienst;
• maximaal 48 uur per week.

Een specialistenteam krijgt maximaal 52 uur per week. Meer hierover leest u in teamtype-sjablonen.

Hoe plannen teams samen?

Een assistententeam kan na het specialistenteam worden gepland. Eerst komen de specialisten, daarna de assistenten. Die volgorde ziet u terug in de planningswizard.

Op de teampagina van het specialistenteam staat het blok voor assistenten als terugval. Daar geeft u aan of assistenten uit het gekoppelde team mogen bijspringen. Dat gebeurt alleen als in het eigen team niemand beschikbaar is voor een dienst.

Werk met de configuratie-Excel

Bovenaan de teampagina staan twee knoppen: Download configuratie-Excel en Upload ingevulde Excel. Het bestand heeft tabbladen voor:

• instructies en een legenda;
• teamparameters;
• activiteiten;
• medewerkers;
• beschermde dagen;
• regels en keuzelijsten.

Voor assistententeams komt er een tabblad voor het opleidingsprogramma bij.

Bij het inlezen ziet u eerst een voorbeeld van alle wijzigingen. Pas na uw bevestiging voert PlanUp ze door. Dat gaat alles of niets: bevat het bestand een fout, dan wordt er niets opgeslagen.

Sommige onderdelen past PlanUp niet automatisch toe. Dat zijn opmerkingen, voorstellen voor nieuwe regels en het tabblad opleidingsprogramma. Die ziet u apart, zodat u ze kunt bespreken. Meer daarover in teaminstellingen in Excel bewerken.

Wie kan de teampagina openen?

Beheerders van de organisatie kunnen de teampagina openen, net als planners van dat team. Een planner ziet alleen de teams die hij beheert. Het blok Toegang, waarmee u rollen uitdeelt, ziet alleen een beheerder. Zie wie beheert wat in PlanUp.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bundelt alles wat bij een team hoort op één pagina. De standaardregels volgen uit het teamtype. Bij de full service implementatie richten wij de teams voor u in. Daarna past u zelf aan wat verandert, zoals nieuwe leden of een andere planningsperiode. De Excel-route geeft hetzelfde resultaat als de schermen.

De volgende stap is het instellen van activiteiten. Lees daarvoor een activiteit aanmaken.