Hoe nodigt u collega's uit voor PlanUp, en hoe geeft u iemand meteen planner-rechten?

U nodigt collega's uit op de teampagina, in het blok Toegang. U plakt één e-mailadres per regel. Eventueel zet u er planner of hoofdplanner achter. Zonder toevoeging wordt iemand medewerker. Iedereen krijgt een uitnodiging per e-mail die 7 dagen geldig is. In de ledentabel ziet u per persoon de status en verstuurt u een uitnodiging zo nodig opnieuw.

Verleen toegang met een lijst

In het veld E-mailadressen zet u per regel één adres. Wat erachter staat, bepaalt de rol:

• Niets: die persoon wordt medewerker en ziet het eigen rooster in de eigen omgeving voor medewerkers.
• planner: die persoon wordt planner van een locatie en beheert alleen de eigen teams.
• hoofdplanner: die persoon beheert de hele organisatie.

Het woord planner in het e-mailadres zelf telt niet als rol. Een adres als planner@ziekenhuis.nl wordt dus gewoon medewerker, tenzij u er een rol achter zet.

U kunt maximaal vijftig adressen tegelijk plakken. Wat bij elke rol hoort, leest u in wie beheert wat in PlanUp.

Wie mag het blok Toegang gebruiken?

Alleen een beheerder van de organisatie ziet het blok Toegang. Het contract van het team kan er namelijk door groeien. Een planner nodigt de leden van de eigen teams uit met de knoppen in de ledentabel. Die staan verderop beschreven.

Wat ziet u na het verwerken?

Met Toegang verlenen verwerkt PlanUp de lijst. Per regel ziet u het resultaat:

• uitnodiging verstuurd;
• toegevoegd aan het team;
• planner- of hoofdplannerrechten gegeven;
• heeft al toegang.

Een ongeldig adres meldt PlanUp en verwerkt het niet. Is iemands toegang eerder ingetrokken, dan herstelt u die eerst op de ledenpagina. Regels die niet verwerkt zijn, blijven in het veld staan. Nieuwe teamleden verschijnen pas in de ledenlijst nadat u de pagina opnieuw laadt.

Wat ontvangt de collega?

Een nieuwe collega krijgt een e-mail met een link om een account te maken. Die link is 7 dagen geldig.

Heeft iemand al een PlanUp-account? Dan krijgt hij geen nieuwe uitnodiging, maar een melding dat hij aan dit team is toegevoegd. Heeft een hoofdplanner nog geen account, dan krijgt hij de beheerdersrechten zodra hij de uitnodiging accepteert.

Externe teamleden, zoals waarnemers, krijgen met een uitnodiging toegang tot het scherm voor beschikbaarheid. Daar geven zij door wanneer zij kunnen.

Kies tussen automatisch of zelf uitnodigen

Bij de teamleden staat de instelling Nieuwe leden automatisch uitnodigen. Die staat standaard aan. Een nieuw lid met een e-mailadres krijgt dan bij het opslaan meteen een uitnodiging.

Zet u de instelling uit, dan nodigt u zelf uit met de knop. Dat is handig als u eerst het eerste rooster wilt publiceren voordat iedereen kan inloggen.

Hebt u leden ingevoerd zonder ze uit te nodigen? Dan verschijnt de knop Alle niet-uitgenodigden uitnodigen. PlanUp vraagt eerst om bevestiging en meldt hoeveel van hen extern zijn.

Volg de status per lid

In de ledentabel staat bij elk lid de status van de toegang:

• Niet uitgenodigd, met de knop Uitnodigen.
• In afwachting, met de knop Opnieuw versturen. De vervaldatum ziet u als u er met de muis overheen gaat.
• Verlopen: u kunt een nieuwe uitnodiging versturen.
• Actief, met de knop Wachtwoord resetten als iemand niet meer kan inloggen.
• Geen e-mail of Toegang ingetrokken: uitnodigen is dan niet mogelijk.

Wat betekent uitnodigen voor het contract?

Elke collega die u toevoegt, is lid van het team en telt mee voor het contract. In het blok Toegang ziet u hoeveel plekken bezet zijn.

Groeit een team boven de 12 personen, dan groeit het contract mee naar een groot team. Boven de 35 personen voegt PlanUp niemand meer toe. U krijgt dan de melding om contact op te nemen voor een contract op maat. Zie klein of groot team: wie telt mee.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

In PlanUp is uitnodigen een kwestie van een lijst plakken met de rol erachter. De status per lid laat zien wie nog niet is begonnen. Een verlopen uitnodiging verstuurt u met één klik opnieuw. Of uitnodigingen meteen of later vertrekken, kiest u per team.

Wat uw collega's zien als het rooster live staat, leest u in wat er gebeurt als u een rooster publiceert.