Planning generator: een concept-rooster binnen uw regels

Hoe maakt u een concept-rooster?

Een rooster begint in de planningswizard. U doorloopt een vaste reeks stappen:

1. Team en periode: voor welk team en welke weken u plant.
2. Beschikbaarheid: verlof, vaste vrije dagen en de dagen van waarnemers. Waarnemers geven die door via een persoonlijke link.
3. Verlofronde: waar nodig verdeelt u eerst de gewenste vakantieweken.
4. Activiteiten: welke diensten, sessies op de operatiekamer (OK), poli's en overleggen in dit rooster horen.
5. Capaciteit: per week de vraag van het ziekenhuis, zoals het aantal OK-sessies per dag.
6. Bevestigen: een samenvatting met de maximale rekentijd. Daarna start het rekenen.

Het resultaat is een concept. Teamleden zien het niet. U controleert het, past het aan of laat het opnieuw berekenen.

Is er voor de periode al een gepubliceerd rooster? Dan werkt de wizard in aanvulmodus. Bestaande toewijzingen blijven staan. Alleen de activiteiten die u extra kiest, worden ingepland.

Welke regels houdt de rekenmodule aan?

Het rekenwerk doet de rekenmodule. Dat is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Het zoekt binnen alle voorwaarden de beste verdeling. Daarbij zijn er twee soorten regels:

• Harde regels zijn grenzen. Denk aan geen dienst tijdens verlof, geen toewijzing zonder de juiste rol of vaardigheid, rust na een nachtdienst en geen overlappende diensten.
• Zachte regels zijn wensen die meewegen. Denk aan een eerlijke verdeling van weekenden of een voorkeur voor de eigen locatie. Ze mogen wijken als het niet anders kan.

Soms komt er binnen alle regels geen rooster uit. Dan zet de rekenmodule voor dat rooster regels uit van een vaste, korte lijst. Dat gaat één voor één, tot er wel een rooster is. Op die lijst staan regels over locaties en reistijd, frequentiegrenzen, werkdagen en diensten achter elkaar en de afstand tussen weekenddiensten. Rust tussen diensten staat er niet op. Bij het rooster ziet u welke regels zijn uitgezet.

Bezetting gaat voor zachte wensen. Een eerlijke verdeling houdt rekening met aanstelling en afwezigheid. Een jaarsaldo over de afgelopen twaalf maanden zorgt dat wie meer deed, daarna minder krijgt. Welke regels gelden, stelt u per team en per activiteit in. Zie de configurator en het verschil tussen harde en zachte regels.

Na de rekenmodule kan een taalmodel voorstellen doen voor plekken die open bleven. Elk voorstel wordt getoetst aan de harde regels. Breekt een voorstel zo'n regel, dan wordt het teruggedraaid.

Hoe plant u specialisten en arts-assistenten samen?

Specialisten en arts-assistenten zitten in PlanUp in aparte teams. Die teams koppelt u aan elkaar. De generator plant eerst de specialisten en daarna de assistenten.

Blijft bij de specialisten een plek open die een assistent mag overnemen? Dan schuift die plek door naar het assistentenrooster. Per activiteit bepaalt u of zo'n plek daar verplicht wordt gevuld, of alleen als het kan.

Daarbij gelden de regels van de opleiding, zoals stages per dag en bekwaamheidsniveaus. Zet u ze aan, dan geldt ook supervisie in huis. Ook geldt dan een grens op het gemiddeld aantal uren per week voor een arts in opleiding tot specialist (AIOS). Die grens is standaard 48 uur. Meer in specialisten en arts-assistenten in één rooster.

Hoe plant u op de capaciteit van het ziekenhuis?

Een activiteit heeft een vast ritme, bijvoorbeeld een OK-sessie op dinsdag en donderdag. In de capaciteitskalender legt u per week vast waar het ziekenhuis daarvan afwijkt. Denk aan een gesloten OK of een extra sessie. Die gegevens kunt u ook uit Excel inlezen.

Voordat u genereert, toont een vooruitblik per week de vraag en het aanbod aan mensen. Ook ziet u de knelpunten met hun oorzaak. Zo ziet u een tekort aankomen voordat het rooster er is.

Waarom blijft een plek open, en hoe publiceert u?

Na het rekenen toont PlanUp de bezetting en wat die bezetting beperkte. U ziet ook welke zachte regels niet gehaald zijn.

Klikt u op een open plek, dan ziet u per teamlid waarom die persoon afviel. Redenen zijn bijvoorbeeld verlof, rol, vaardigheid, rust na een dienst, urenbudget of een specifieke regel.

Bij sommige regels kunt u iemand toch toewijzen met een reden. PlanUp legt die keuze vast in het logboek. Zet u dat per team aan, dan vult PlanUp na het rekenen zelf open plekken met iemand bij wie zo'n waarschuwing hoort. Iemand die geblokkeerd is, bijvoorbeeld door verlof, komt nooit op zo'n plek.

Bij publiceren controleert PlanUp eerst op blokkades en waarschuwingen, zoals een ontbrekende compensatiedag. Daarna wordt het concept het geldende rooster. Teamleden krijgen een melding.

Een gepubliceerd rooster verandert daarna niet vanzelf. Valt iemand uit, dan stelt de noodplanning vervangers voor. U kiest zelf wie.