Wat is het verschil tussen harde en zachte regels in een roosterplanner?

Een harde regel is een grens die het rooster niet overschrijdt, zoals "geen dienst tijdens goedgekeurd verlof". Een zachte regel is een wens die meeweegt, maar mag wijken als het anders niet lukt, zoals een gelijke verdeling van weekenden. In PlanUp weegt een open plek zwaarder dan elke zachte wens. Bezetting gaat dus voor.

Welke soorten regels zijn er?

PlanUp kent drie soorten regels:

• Systeemregels staan altijd aan, zonder schakelaar. Voorbeelden: één dienst per dag per dienstniveau, kwalificatie-eisen, verlof en beschermde dagen, vaste vrije dagen, vergrendelde toewijzingen en de instellingen voor de Arbeidstijdenwet.
• Standaardregels staan bij een nieuw team aan. U kunt ze per team uitzetten of bijstellen. Voorbeelden: rust na een dienst en een eerlijke dienstverdeling.
• Optionele regels staan meestal uit tot u ze aanzet. Voorbeelden: een compensatiedag na een dienst en minimaal 11 uur rust tussen diensten.

Op elke regelkaart staat het label HARD, SOFT of SYSTEEM. Regels gelden per team. Voor een aantal regels kunt u ook een uitzondering per activiteit maken. Hoe u een regel aan- of uitzet, leest u in een planningsregel aan- of uitzetten.

Hoe ziet u of een regel hard of zacht is?

Kijk naar het label op de kaart, niet naar de naam. Twee voorbeelden:

• Eerlijke dienstverdeling werkt zacht. Bij krapte mag de verdeling afwijken.
• Activiteitsconflicten werkt hard. Botsende activiteiten plant PlanUp niet bij dezelfde persoon in.

Wat is een harde regel met een noodventiel?

Een aantal harde regels heeft een noodventiel: een zachte terugval die u aan of uit zet. Voorbeelden zijn de regel voor de aanwezigheid van een supervisor, de regel voor 11 uur rust tussen diensten, de regel voor persoon-paren en de regels voor locaties.

Staat het noodventiel aan, dan loopt het rooster bij grote krapte niet vast. Een overtreding weegt dan zwaarder dan elke open plek, ook een open veiligheidsdienst. De regel wijkt dus alleen als geen enkel rooster eraan kan voldoen. Nooit om een plek te vullen.

Zet u het noodventiel uit, dan is de regel strikt hard. Het maken van het rooster kan dan vastlopen.

Hoe weegt PlanUp de regels af?

PlanUp rekent het rooster door met een rekenmodule. Dat is het onderdeel dat binnen uw regels het beste rooster zoekt. Die module geeft elke overtreding een prijs, in vaste niveaus:

1. Een open veiligheidsdienst kost het meest.
2. Daarna komt een ontbrekende supervisor.
3. Dan een open plek. Een gewone open plek kost 10.000 punten, een open poli- of operatieplek 12.000.
4. Daaronder liggen de zachte regels, in drie niveaus: kritiek (1.000), belangrijk (100) en wenselijk (10).

Daardoor vult PlanUp liever een plek dan dat het een voorkeur honoreert.

Stel het belang van een zachte regel in

Per zachte regel kiest u bij Belang van deze regel een van vijf standen: Niet belangrijk, Enigszins belangrijk, Normaal, Belangrijk of Heel belangrijk. Dat vermenigvuldigt het gewicht met 0,25 tot 4. Ook een opgewaardeerde zachte regel komt nooit boven het gewicht van een open plek uit.

De niveaus zelf kunnen alleen gebruikers met geavanceerde rechten per team aanpassen, met een aparte optionele regel.

Wat als het rooster niet rond komt?

Soms is er geen rooster mogelijk dat aan alle harde regels voldoet, bijvoorbeeld door veel verlof. Dan versoepelt PlanUp stap voor stap een paar regels, in een vaste volgorde:

1. de regels voor locaties;
2. Frequentielimieten;
3. Max opeenvolgende werkdagen;
4. Weekendafstand;
5. Max opeenvolgende diensten.

Het gaat alleen om regels die aan staan. Zodra er een rooster mogelijk is, stopt PlanUp. Op de pagina van het concept staat dan welke regels zijn versoepeld.

Twee regels zitten nooit in die lijst: rust na een dienst en activiteitsconflicten. Die voor het hele team en de hele periode uitzetten, is erger dan een zichtbaar mislukte poging. Lees meer over die rust in rust na een nachtdienst instellen.

Wat betekent het verschil bij handmatig plannen?

Ook bij handmatig toewijzen werkt het verschil door. Bij een open plek ziet u per teamlid of een regel waarschuwt of de toewijzing verhindert. Bij een waarschuwing, bijvoorbeeld over weekuren, kunt u toch toewijzen met een reden. Bij een blokkade, zoals verlof, kan dat niet. Zie waarom een plek open blijft en toch toewijzen met reden.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp deelt regels in systeemregels, standaardregels en optionele regels in. Harde regels zijn grenzen. Zachte regels wegen mee in vaste niveaus, waarbij bezetting voorgaat. Een harde regel met noodventiel houdt het rooster maakbaar, maar een open plek is nooit een reden om hem te breken. Moet er versoepeld worden, dan gebeurt dat in een vaste volgorde en ziet u welke regels het betrof.

Voor de technisch geïnteresseerde

Regelcodes: systeemregels heten SYS-01 tot en met SYS-06, standaardregels R-xx en optionele regels X-xx. Eerlijke dienstverdeling is R-07, activiteitsconflicten R-08 en rust na een dienst R-02. De harde regels met noodventiel zijn X-23 (supervisor), X-24 (rust), X-26 (persoon-paren) en X-31 tot en met X-34 (locaties). De versoepelvolgorde is X-31 tot en met X-34, R-10, R-04, R-06 en R-03. De niveaus past u aan met X-19. De rekenmodule is een CP-SAT-solver.