Kan een planner afwijken van een roosterregel, en hoe wordt vastgelegd waarom?

Ja, bij regels die dat toestaan kan de planner een toewijzing doorzetten met Toch toewijzen, en PlanUp legt vast wie dat deed en waarom. Een zachte waarschuwing bevestigt u met één klik. Bij een harde regel of een ontbrekende rol typt u een reden. Sommige bezwaren houden een toewijzing altijd tegen, zoals verlof of een dubbele boeking.

Welke bezwaren kunt u passeren?

PlanUp kent drie soorten bezwaren.

Zachte waarschuwingen. Dit zijn regels die liever niet worden overtreden, zoals een voorkeur of een eerlijke verdeling. U bevestigt ze met één klik. Een reden is niet verplicht.

Te passeren met een reden. Hieronder vallen:

• een rol die niet past bij de activiteit;
• een teamlid buiten de vaste groep van de activiteit;
• een extern lid dat niet aan de activiteit is gekoppeld;
• een teamlid dat het rooster normaal niet automatisch inplant;
• een deeltijddag of een gewone beschermde dag;
• werk op een dag waarop de medewerker een compensatiedag heeft;
• een harde regel die uitzonderingen toestaat, zoals de rust na een dienst of het gemiddelde van 48 uur per week voor een arts in opleiding tot specialist (AIOS).

Wat houdt een toewijzing altijd tegen?

Deze bezwaren kunt u nooit passeren:

• afwezigheid door verlof of ziekte;
• het dienstverband, zwangerschapsbescherming en de vrijstelling voor oudere medewerkers;
• een vaste vrije dag die een compensatiedag of extern werk is;
• een dubbele boeking, ook in een ander team, of een botsing met een ingeroosterd overleg;
• een verplichte vaardigheid van de activiteit;
• een vergrendelde dienst, of een dienst die intussen door iemand anders is gewijzigd.

Daar helpt bevestigen niet. Het verschil tussen harde en zachte regels leest u in het verschil tussen harde en zachte roosterregels.

Waar komt u het tegen?

Bij een open plek. Klikt u op een open plek, dan ziet u per teamlid waarom hij afviel. Bij iemand die bijna geschikt is, staat Toch toewijzen, met een verplicht veld voor de reden. Zie waarom blijft een plek in het rooster open.

In de noodplanning. Een vervanger die langs een harde regel moet, kan alleen met een eigen reden per regel. Rol en vaardigheid kunt u daar niet passeren. Zie vervanger zoeken met de noodplanning.

Bij verlof boven het maximum van het team. Keurt u een aanvraag goed waardoor het verlof boven het maximum komt? Dan kan dat alleen met een reden. Die komt ook in de Auditlog.

Bij een ruilverzoek. Ziet de planner bij het beoordelen harde overtredingen, dan moet hij die bewust bevestigen om toch goed te keuren. Een reden is hier niet verplicht. De planner kan wel een notitie toevoegen. PlanUp bewaart bij het verzoek de berekening van de gevolgen.

Stel een standaardreden in

Bij de teaminstellingen kunt u een standaardreden invullen. Typt de planner zelf niets, dan legt PlanUp die reden vast. Laat u het veld leeg, dan vraagt een harde regel altijd een getypte reden. Bij een zachte waarschuwing blijft een reden dan niet verplicht. In de vastlegging ziet u of de reden getypt was of de standaard.

Wat wordt er vastgelegd?

Bij elke afwijking schrijft PlanUp twee dingen weg:

• een regel in de Auditlog van de organisatie, met het actietype Regel overschreven, de planner, het tijdstip, de dienst, de overtreden regels en de reden;
• een regel in het activiteitenlogboek bij de toewijzing.

In de Auditlog filtert u op actietype, op beheerder en op periode. Ook het vergrendelen en ontgrendelen van diensten staat daar. Zo ziet u later waarom iemand toch op die dienst stond, zonder in e-mails te zoeken.

Kunnen medewerkers zelf afwijken?

Nee. Medewerkers kunnen nooit langs een harde regel. Een ruil die collega's onderling regelen, wordt dan geweigerd. Dat geldt ook als een medewerker een verzoek accepteert om een dienst over te nemen. Alleen een planner kan dat besluit nemen, met een reden.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt overal dezelfde controle bij een toewijzing: bij open plekken, de noodplanning, ruilen en aanmeldingen. Wat nooit mag, kan ook met een klik niet. Wat bij uitzondering mag, kan alleen met een reden die bewaard blijft.

Voor de technisch geïnteresseerde

Harde regels die de planner met een reden mag passeren, zijn onder meer R-02 (Rust & compensatie na dienst) en X-10 (AIOS uurlimieten). Een goedkeuring boven het verlofmaximum staat in de Auditlog onder regel X-15. De standaardreden heet in de teaminstellingen Standaardreden bij overrulen.