Noodplanning en uitval
Wat u doet bij ziekte of een open dienst op het laatste moment: snel een vervanger, zonder het hele rooster om te gooien.
Hoe goed een rooster ook is, er valt altijd iemand uit. Een medewerker wordt ziek, een dienst blijft open of verlof wordt laat goedgekeurd. Dan wilt u snel een vervanger, zonder het hele rooster om te gooien. Op deze pagina leest u hoe u uitval in PlanUp opvangt en waar de grenzen liggen.
Wat doet u als iemand ziek wordt?
U meldt de medewerker ziek op de teampagina of op de pagina van het teamlid. Vanaf dat moment plant PlanUp hem niet meer in. PlanUp meldt ook op hoeveel gepubliceerde diensten hij nog staat. Lees meer in wat te doen als een medewerker ziek wordt.
Hoe vindt u een vervanger?
In de noodplanning markeert u wie uitvalt en voor welke dagen. PlanUp zoekt de getroffen diensten op. Per dienst stelt het tot vijf vervangers voor, reserves eerst. U kiest en bevestigt. Zie een vervanger zoeken met de noodplanning.
U kunt ook een collega direct vragen. Vanuit een open plek stuurt u een dekkingsverzoek. De collega accepteert of weigert via een link. Wie als eerste accepteert en door de controle komt, krijgt de dienst. Lees verder bij een collega vragen een dienst over te nemen.
Valt iemand langer uit, dan zet u zijn gepubliceerde diensten in een periode in de pool. Collega's krijgen bericht en kunnen een dienst nemen.
Op de dag zelf of de dag ervoor regelt de planner het. Ruilen en zelf inschrijven zijn dan al gesloten. U werkt via de noodplanning, wijst de open plek direct toe of stuurt een dekkingsverzoek. Zie uitval op het laatste moment.
Hoe ver mag u afwijken van de regels?
In een noodsituatie wilt u soms afwijken. Dat kan alleen bij regels die daarvoor bedoeld zijn. Een zachte waarschuwing bevestigt u met een klik. Voor een rol of een harde regel die het toelaat, vult u een reden in. Elke afwijking wordt vastgelegd, met de reden. Lees meer in toch toewijzen met een reden.
Sommige grenzen gelden altijd. Een dubbele boeking op hetzelfde moment staat PlanUp niet toe, ook niet voor een planner. Dat geldt ook over teams heen.
Wat beslist u zelf?
PlanUp zoekt kandidaten en controleert de regels. Wie de dienst overneemt, beslist de planner. U bepaalt ook of een afwijking verantwoord is, en legt dat vast met een reden. Zo blijft achteraf te zien wat er is gebeurd en waarom.
Alle vragen over noodplanning en uitval
- Hoe meldt een planner een medewerker ziek en weer beter in PlanUp, en wat ziet het team daarvan? U kiest Ziek melden bij de medewerker. PlanUp plant hem daarna nergens meer in en meldt op hoeveel gepubliceerde diensten hij nog staat. Collega's zien de ziekte zelf niet.
- Hoe werkt de noodplanning, waarmee een planner voor elke dienst van een uitvaller een vervanger kiest? U markeert in de noodplanning wie uitvalt en voor welke dagen. PlanUp zoekt de getroffen diensten en stelt per dienst tot vijf vervangers voor, reserves eerst. U kiest en bevestigt.
- Wat gebeurt er met het rooster als een planner verlof goedkeurt voor een periode die al gepubliceerd is? PlanUp meldt direct na het goedkeuren op hoeveel gepubliceerde diensten de medewerker nog staat. Die vervangt u via de noodplanning. Voert u het verlof zelf in, dan vraagt PlanUp eerst bevestiging.
- Welke mogelijkheden heeft een planner nog als iemand vandaag of morgen uitvalt? Op de dag zelf of de dag ervoor regelt de planner het: via de noodplanning, door direct toe te wijzen of met een verzoek aan een collega. Ruilen en zelf inschrijven sluiten eerder.
- Kan een planner afwijken van een roosterregel, en hoe wordt vastgelegd waarom? Ja, bij regels die dat toestaan. Een zachte waarschuwing bevestigt u met één klik. Een harde regel vraagt een reden. Elke afwijking komt in de Auditlog.
- Wat doet een planner als iemand 's nachts is opgeroepen tijdens bereikbaarheid en de volgende ochtend weer is ingepland? U meldt de nachtelijke arbeid bij de bereikbaarheidsdienst. PlanUp berekent de rust volgens de cao van het team en toont welke diensten daarbinnen beginnen, met vervangers.
- Hoe voorkomt PlanUp dat iemand na een ruil, vervanging of wijziging in een ander team twee diensten tegelijk heeft? Elke wijziging achteraf gaat langs dezelfde controle op overlap in tijd, ook over teams heen en na middernacht. Een dubbele boeking kan ook een planner niet doorzetten.
- Kan een planner alle diensten van iemand die uitvalt in één keer openzetten, zodat collega's zich erop inschrijven? Ja. Op de pagina van het teamlid zet u alle gepubliceerde diensten in een periode in de pool. Collega's krijgen bericht. Terugzetten kan zolang niemand de dienst nam.
- Hoe vraagt een planner gericht aan een collega of hij een open dienst wil overnemen? Vanuit een open plek stuurt u een verzoek tot vervanging. De collega accepteert of weigert via een link. Wie als eerste accepteert en door de controle komt, krijgt de dienst.