Wat gebeurt er met het rooster als een planner verlof goedkeurt voor een periode die al gepubliceerd is?

De diensten blijven staan, maar PlanUp meldt direct na het goedkeuren op hoeveel gepubliceerde diensten de medewerker binnen het verlof nog staat. U ziet bijvoorbeeld dat hij nog op twee diensten staat, met de verwijzing naar de noodplanning. U vervangt de diensten daar, of zet ze open. Voert u het verlof zelf in via het vakantierooster, dan vraagt PlanUp eerst of de medewerker van die diensten af mag.

Waarom maakt het verlof de diensten niet zelf leeg?

Bij het goedkeuren van een aanvraag past PlanUp het gepubliceerde rooster niet vanzelf aan. Dat is bewust. Het goedkeuren is een besluit over het verlof. Wat er met de diensten gebeurt, is een tweede besluit. Wie neemt het over, of blijft de plek open? Dat besluit neemt de planner zelf, met voorstellen erbij.

Wel telt het verlof vanaf het goedkeuren mee als afwezigheid. De medewerker wordt nergens meer ingezet. Elke nieuwe toewijzing op die dagen wordt geweigerd, ook als de planner een reden opgeeft.

Los het stap voor stap op

1. Keur het verlof goed op de pagina Verlofaanvragen. Zie verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen.
2. Lees de melding. U ziet hoeveel gepubliceerde diensten er vanaf vandaag binnen het verlof vallen. Bij een halve dag telt alleen het betreffende dagdeel.
3. Open de noodplanning en kies de medewerker en de verlofperiode. PlanUp toont de getroffen diensten en stelt per dienst vervangers voor.
4. Kies vervangers of laat plekken open en bevestig. De medewerker gaat van alle getroffen diensten af, behalve van vergrendelde diensten. Zie vervanger zoeken met de noodplanning.

Hebt u geen directe vervanger? Dan kunt u de diensten ook openzetten voor collega's. Zie diensten van een uitvaller vrijgeven aan de pool.

Wat gebeurt er als u het verlof zelf invoert?

Voert de planner verlof in via het vakantierooster, dan kijkt PlanUp eerst naar de medewerker in die periode. Het zoekt gepubliceerde diensten en lopende ruilverzoeken. U krijgt een scherm dat toont wat er geraakt wordt. Bevestigt u, dan gebeurt in één keer:

• de medewerker gaat van die diensten af en de plekken worden open;
• de lopende ruilverzoeken voor die diensten vervallen;
• de medewerker krijgt bericht over de diensten en een e-mail over het verlof.

Staat er een vergrendelde dienst tussen? Dan noemt PlanUp die dienst. Het verlof wordt pas opgeslagen als u hem hebt ontgrendeld. Zie verlof invoeren namens een medewerker.

De open plekken vult u daarna, bijvoorbeeld met een verzoek aan een collega. U kunt ook op de plek klikken en direct iemand toewijzen.

Hoe gaat het bij een congres?

Bij een congres werkt het vergelijkbaar. Sommige teams keuren congresaanvragen direct goed. Staat de medewerker in die periode op gepubliceerde diensten, dan gaat de aanvraag toch naar de planner. Keurt de planner het congres goed, dan krijgt hij dezelfde melding met het aantal diensten. Zie congresverlof aanvragen en goedkeuren.

Wat gebeurt er bij de volgende publicatie?

Staat iemand met goedgekeurd verlof of ziekte nog ingepland in een rooster dat u wilt publiceren? Dan houdt PlanUp de publicatie tegen. Die blokkade kunt u niet passeren. Het rooster gaat pas live als de dienst is vervangen of open staat.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp scheidt het besluit over het verlof van het besluit over de diensten. Maar het laat ze nooit los van elkaar bestaan. Na het goedkeuren ziet u meteen wat er geraakt is. De noodplanning helpt het op te lossen.