Hoe vraagt een medewerker congresverlof aan, en hoe houdt u bij hoeveel congresdagen er zijn gebruikt?

Een medewerker vraagt congresverlof aan via Congressen in het medewerkersportaal. Daar staan de komende congressen voor het vakgebied van zijn team. Staat het congres er niet bij, dan voegt hij het zelf toe. Per team bepaalt u wie goedkeurt: altijd de planner, of direct, eventueel alleen voor congressen in het weekend. Goedgekeurde congresdagen op werkdagen gaan van het congresbudget van de medewerker af.

Hoe vraagt een medewerker een congres aan?

De congreslijst toont alleen congressen uit het vakgebied van de teams van de medewerker. Het gaat om congressen die nog bezig zijn of nog moeten komen. PlanUp houdt die lijst centraal bij, voor alle organisaties gelijk. De medewerker kiest een congres, voegt eventueel een opmerking toe en vraagt het aan.

Staat een congres niet in de lijst, dan kan hij het zelf toevoegen. Hij vult de titel, de datums, de locatie en het vakgebied in. Zo'n zelf toegevoegd congres is alleen zichtbaar binnen de eigen organisatie. Het mag hooguit 31 dagen duren. De aanvraag gaat altijd naar de planner, omdat niemand de gegevens nog heeft gecontroleerd.

Een losse congresdag kan ook via de gewone verlofaanvraag, met het soort Congres. Daar kan de medewerker ook een halve dag kiezen. Zie een halve dag verlof aanvragen.

Wie keurt een congresaanvraag goed?

Bij de teaminstellingen staat Wie keurt congresaanvragen goed. U kiest uit drie mogelijkheden:

• De planner keurt altijd goed.
• Direct goedgekeurd, alle congressen.
• Direct goedgekeurd als het congres in het weekend valt, anders de planner. Het hele congres moet dan op zaterdag en zondag vallen.

Ook bij directe goedkeuring gaat een aanvraag in deze gevallen naar de planner:

• De medewerker staat in die periode op een dienst in het gepubliceerde rooster. Dan is vervanging nodig.
• Op een van de dagen is het maximum aantal collega's dat tegelijk vrij mag zijn al bereikt.
• De medewerker heeft het congres zelf toegevoegd.
• De planner heeft eerder al over deze aanvraag beslist.

Zit een medewerker in meerdere teams, dan geldt de strengste keuze. Een planningsteam telt daarbij niet mee. Gaat de aanvraag naar de planner, dan staat in de melding hoeveel diensten in het gepubliceerde rooster worden geraakt. Meer hierover in kan verlof automatisch worden goedgekeurd.

Hoe worden congresdagen geteld?

Elke goedgekeurde congresdag op een werkdag gaat van het congresbudget af. Weekenden en feestdagen tellen niet mee. Een halve congresdag via de verlofaanvraag telt als 0,5. Trekt de planner een goedgekeurd congres in, dan komen de dagen terug.

Per team kiest u bij Congresbudget hoe die telling werkt:

• Per organisatiebudget en FTE (standaard). Het budget van de organisatie geldt naar rato van de omvang van het contract, de fulltime-equivalent (fte).
• Op aanvraag, geen budget. PlanUp telt de dagen wel, maar er is geen budget en geen limiet. Dat past bijvoorbeeld bij arts-assistenten: artsen in opleiding tot specialist (AIOS) en artsen niet in opleiding tot specialist (ANIOS).

Wat betekent een congres voor de diensten?

Een goedgekeurd congres telt in de planning als afwezigheid. Dagwerk wordt dan niet ingepland. Een dienst op een congresdag is standaard ook geblokkeerd.

Een team kan dat versoepelen met de regel Dienst op een congresdag toegestaan. Die staat standaard uit. Staat hij aan, dan geeft de rekenmodule de dienst liever aan iemand zonder congres. De rekenmodule is het onderdeel van PlanUp dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Wijst de planner de dienst zelf toe, dan ziet hij een waarschuwing in plaats van een blokkade.

Wordt een congres goedgekeurd voor een periode met een gepubliceerd rooster, dan moeten de diensten van de medewerker worden vervangen. Zie verlof goedgekeurd na publicatie van het rooster.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp combineert een congreslijst per vakgebied, een goedkeuring die u per team instelt en een telling die alleen werkdagen meetelt. Wat een gepubliceerd rooster raakt, gaat altijd langs de planner. Zo weet u op elk moment hoeveel congresdagen er zijn gebruikt.

Voor de technisch geïnteresseerde

De regel voor een dienst op een congresdag heeft in PlanUp de code X-45. Het is een optionele, zachte regel.