Hoe stelt een vakgroep in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen?

U stelt in PlanUp in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen met de regel Verlofspreiding, bij de planningsregels van het team. U kiest een percentage van het team, of een vast maximum aantal teamleden. Voor reductieweken kunt u een eigen aantal opgeven. Is het vaste aantal op een werkdag al bereikt, dan weigert PlanUp nieuwe aanvragen voor die dag. De planner kan dan alleen nog goedkeuren met een reden.

Welke instellingen kiest u?

De regel staat standaard aan. U stelt vier waarden in:

• Waarschuwingsdrempel (%): standaard 20 procent, in te stellen tussen 5 en 40.
• Max gelijktijdig verlof (%): standaard 25 procent, in te stellen tussen 10 en 50.
• Max gelijktijdig verlof (aantal teamleden): standaard leeg. Leeg betekent dat het percentage geldt.
• Max gelijktijdig verlof in een reductieweek (aantal): standaard leeg. Leeg betekent hetzelfde aantal als hierboven.

Wie telt mee?

PlanUp telt alleen teamleden die u kunt inplannen. Plaatshouders tellen niet mee. Dat zijn lege rijen voor een collega die er nog niet is. Ook leden die alleen ter informatie in het team staan, tellen niet mee.

Afwezig betekent hier: een goedgekeurde verlofaanvraag op die dag, van welk soort ook. Afwezigheid die alleen in de noodplanning is vastgelegd, telt niet mee.

Wat is het verschil tussen een percentage en een vast aantal?

De twee manieren werken anders.

Met alleen percentages geeft PlanUp signalen. Een dag boven de waarschuwingsdrempel is druk. Een dag boven het maximum is kritiek. Dat ziet de medewerker in de verlofwaarschuwing. Een aanvraag wordt op basis van een percentage niet geweigerd.

Met een vast aantal wordt het een harde grens bij het aanvragen. Hebben op een werkdag al zoveel collega's goedgekeurd verlof als het maximum toestaat? Dan kan een medewerker voor die dag geen nieuwe aanvraag indienen. Hij krijgt de melding dat het maximum in zijn team al is bereikt, met de datums.

Daarbij gelden drie punten:

• Weekenden tellen niet mee.
• Een ziekmelding valt er nooit onder. Wie ziek is, meldt zich ziek, ook als het druk is.
• Zit een medewerker in meerdere teams, dan toetst PlanUp per team.

Hoe werkt het in een reductieweek?

Sommige vakgroepen hebben weken met minder werk, bijvoorbeeld als er minder operatiekamers (OK's) open zijn. U markeert zo'n week in de capaciteitskalender van het team als reductieweek. PlanUp gebruikt dan voor die dagen het aparte maximum voor reductieweken. Zo kunnen er in een rustige zomerweek meer mensen tegelijk weg dan in een volle week.

Wat ziet de medewerker bij het aanvragen?

Zet de verlofwaarschuwing aan bij Team bewerken. Een medewerker ziet dan bij het kiezen van een begindatum hoeveel collega's die dag al vrij zijn, bijvoorbeeld "3 van 12 teamleden zijn al vrij".

Is de dag druk, dan stelt PlanUp tot drie rustiger werkdagen voor. Die liggen binnen een week ervoor of erna, en niet in het verleden. Valt de datum op een feestdag, dan staat dat erbij. Zo kiest de medewerker zelf een betere dag, nog voordat er een aanvraag ligt.

Wat kan de planner?

Bij het goedkeuren ziet de planner of een aanvraag dagen boven het vaste maximum zou zetten. Toch goedkeuren mag, maar alleen met een reden. PlanUp legt die reden vast in het Activiteitenlog, met de datums waar het om gaat. Zie verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen en toch toewijzen met een reden.

Ook verlof dat de planner zelf invoert in het Vakantie Rooster wordt aan hetzelfde maximum getoetst. Ook daar is een reden verplicht. Een congres dat direct goedgekeurd zou worden, gaat naar de planner als het maximum op een van de dagen al is bereikt.

Voor de schoolvakanties werkt een vaste grens per dag vaak minder goed dan een eerlijke verdeling van weken. Daarvoor zijn de verlofrondes, zie vakantieweken eerlijk verdelen met verlofrondes.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt één telling voor alle manieren waarop verlof binnenkomt: de aanvraag van de medewerker, het goedkeuren door de planner, verlof dat de planner zelf invoert en congressen. Met percentages krijgt u signalen. Met een vast aantal krijgt u een grens die alleen met een vastgelegde reden te passeren is.

Voor de technisch geïnteresseerde

De regel Verlofspreiding heeft in PlanUp de code X-15. Een goedkeuring boven het maximum wordt in het activiteitenlog vastgelegd als overschreden regel, met die code en de betrokken datums.