Hoe vraag ik als medewerker verlof aan in PlanUp?

U vraagt verlof aan via Verlof in het medewerkersportaal van PlanUp. U kiest het soort verlof, een begin- en einddatum en bij vakantie of congres eventueel één dagdeel. De aanvraag krijgt de status "In afwachting". De planners van uw teams krijgen een e-mail om haar te beoordelen. Zodra een planner beslist, krijgt u een e-mail en een melding in het portaal.

Dit artikel beschrijft de kant van de medewerker. Hoe de planner een aanvraag beoordeelt, leest u in een verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen. Hoe de planner zelf verlof vastlegt, staat in verlof invoeren namens een medewerker.

Wat vult u in?

Op de pagina Verlofaanvragen staat het formulier Nieuw Verzoek:

• Type aanvraag: Vakantie, Congres, Ziekte, Verlof, Vrije dag (bereikbaar), Ouderschapsverlof of Overig.
• Startdatum en Einddatum: beide dagen tellen mee.
• Dagdeel (niet verplicht): hele dag, ochtend (08:00-12:30) of middag (12:30-17:00). Dat kan alleen bij vakantie en congres, en alleen voor één dag. Zie een halve dag verlof aanvragen.
• Reden (niet verplicht): een korte toelichting voor de planner.

Een aanvraag kan niet in het verleden beginnen. Is uw verlof al begonnen, dan legt de planner het voor u vast.

Wat controleert PlanUp direct?

Bij het indienen kijkt PlanUp naar twee dingen.

Overlap met uw eigen verlof. Staat er voor dezelfde dagen al een aanvraag die niet is afgewezen, dan weigert PlanUp de nieuwe. Bij een halve dag telt alleen overlap met hetzelfde dagdeel of met een hele dag.

Het verlofmaximum van het team. Een team kan een vast maximum instellen voor het aantal collega's dat tegelijk vrij mag zijn. Is dat op een van de dagen al bereikt, dan wordt uw aanvraag niet ingediend. U ziet in welk team en op welke datums. Ziekte valt daar nooit onder. Een ziekmelding wordt dus niet geweigerd omdat het druk is. Hoe dat maximum werkt, staat in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen.

Heeft uw team de verlofwaarschuwing aangezet? Dan ziet u bij het kiezen van een startdatum ook hoeveel collega's die dag al vrij zijn. PlanUp stelt dan rustiger dagen in de buurt voor.

Hoe volgt u uw aanvraag?

Bovenaan de pagina ziet u:

• het aantal gebruikte vakantiedagen in dit kalenderjaar;
• het aantal aanvragen in afwachting en goedgekeurd;
• uw eerstvolgende goedgekeurde verlof.

In de lijst eronder staat elke aanvraag met soort, datums en status. Bij een afwijzing staat de reden van de planner erbij.

Kunt u een aanvraag intrekken?

Een aanvraag die nog in afwachting is, trekt u zelf in. Is er al besloten, dan kan dat niet meer. Een wijziging loopt dan via de planner. Zo verdwijnt goedgekeurd verlof niet ongemerkt uit een rooster dat er al op is ingericht.

Wat gebeurt er na het indienen?

De aanvraag gaat naar de planners van alle teams waarin u actief bent. Zij beslissen. Afwijzen kan alleen met een reden, die u terugziet. Na goedkeuring telt uw verlof direct mee als afwezigheid in de planning. U wordt op die dagen dan niet meer ingepland. Of verlof ook automatisch kan worden goedgekeurd, leest u in kan verlof automatisch worden goedgekeurd.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt elke verlofaanvraag vast met soort, datums, dagdeel en status. Het stuurt haar naar de planners van uw teams. Overlap en het verlofmaximum controleert PlanUp al bij het indienen. Zo hoort u niet pas weken later dat het niet kan, en ziet u altijd zelf hoe het met uw aanvraag staat.