Staff-portaal: het rooster voor iedere collega

Wat ziet een collega in het rooster?

Een collega ziet in de kalender de eigen diensten uit gepubliceerde roosters. Daarnaast ziet hij of zij het teamrooster.

Afwezigheid staat in het teamrooster met een korte code per soort, zoals vakantie of congres. Ziekte van een ander is niet zichtbaar. Concepten waar de planner nog aan werkt, verschijnen nergens.

Diensten kunnen ook in de eigen agenda staan. Een collega koppelt daarvoor een Google- of Outlook-agenda. Een andere agenda-app kan een persoonlijke agendalink volgen. Wijzigingen en ruilen komen vanzelf mee. De koppeling werkt één kant op: PlanUp leest de agenda niet uit.

Zet het team het aan, dan toont Mijn uren de diensten en uren per maand. Met de jaaruren-instelling ziet een collega ook het saldo ten opzichte van de aanstelling. Wijkt de werkelijke tijd af van de geplande, dan meldt de collega dat bij de dienst.

Hoe vraagt een collega verlof aan?

Een collega kiest de soort verlof en een begin- en einddatum. Bij vakantie en congres kan voor één dag ook een dagdeel. De aanvraag gaat naar de planner van het team. Die keurt goed of wijst af met een reden. De collega ziet het besluit direct.

• Congresverlof: een congres kiezen uit de lijst van het eigen vakgebied, of er zelf een toevoegen.
• Verlofrondes: iedereen geeft de gewenste vakantieweken op in volgorde van voorkeur. PlanUp verdeelt die daarna in golven.
• Afmelden voor overleg: een collega meldt zich af voor een ingeroosterd overleg. PlanUp bewaakt daarbij de minimale aanwezigheid.

Meer in verlof aanvragen in het medewerkersportaal.

Hoe werken ruilen en zelf inschrijven?

Een ruil begint bij een dienst in de kalender. De collega kiest met wie, en eventueel welke dienst daarvoor terugkomt. PlanUp toetst beide kanten aan verlof, rol, rust en arbeidstijden. De ruil gaat pas door na akkoord.

Per team kiest u wie goedkeurt: altijd de planner, de collega's onderling, of onderling alleen voor weekenddiensten. Er kunnen ook meerdere diensten tegelijk worden geruild. Drie of vier collega's kunnen samen een kringruil doen.

Zet het team zelf inschrijven aan, dan ziet een collega alleen de open diensten die hij of zij werkelijk kan doen. Het team kiest of inschrijven direct gaat of met akkoord van de planner. Open diensten kunnen ook in rondes worden aangeboden, met per ronde een groep en een reactietijd.

De planner kan een collega ook persoonlijk vragen om een open plek over te nemen. De collega accepteert of weigert dan via een link.

Hoe geven waarnemers hun dagen door?

Waarnemers hoeven geen account te hebben. Vanuit de planningswizard stuurt de planner een persoonlijke link. Daarmee vinkt de waarnemer zonder in te loggen de dagen aan waarop hij of zij kan. PlanUp plant de waarnemer alleen op die dagen in. De link verloopt vanzelf.

Moet iemand zonder account alleen meekijken? Dan maakt de planner een gastlink naar het gepubliceerde rooster van een team, met een vervaldatum. Zie beschikbaarheid doorgeven zonder wachtwoord.

Welke meldingen krijgt een collega?

PlanUp meldt publicatie, toewijzingen, vervanging, ruilverzoeken, open diensten en verlofbesluiten. Dat gebeurt in de app en per e-mail. Per groep meldingen zet een collega e-mail of de melding in de app aan of uit. Sms en pushberichten op de telefoon zijn er niet.

Daarnaast kan een collega vragen stellen in gewone taal, bijvoorbeeld wanneer de volgende nachtdienst is. De assistent haalt daarvoor alleen gegevens op die deze collega mag zien. Hij wijzigt zelf niets. Hij kan wel een verlof- of ruilverzoek voorbereiden. Dat gaat pas door als de collega het bevestigt.