Wisselen, inschrijven en flexibele inzet
Diensten ruilen, zelf inschrijven op open diensten, waarnemers en een flexpool, met zicht op uren en kosten.
Een rooster verandert na publicatie. Medewerkers willen een dienst ruilen, open diensten moeten worden gevuld en soms is inhuur nodig. Op deze pagina leest u hoe ruilen, zelf inschrijven en flexibele inzet in PlanUp werken. U leest ook welke keuzes u als team zelf maakt.
Hoe ruilt een medewerker, en wie keurt goed?
Een medewerker klikt in zijn kalender op een dienst. Hij kiest een collega en de dienst die hij terugkrijgt. PlanUp toetst het rooster na de ruil. Het rooster wijzigt pas na akkoord. Lees meer in een dienst ruilen met een collega.
Er zijn ook ruimere vormen. Een medewerker kan meerdere diensten tegelijk ruilen. Drie of vier collega's kunnen in een kring ruilen. Die kring gaat pas door als iedereen akkoord is en de regels kloppen.
Dat kiest u per team. De planner keurt altijd goed, of teamleden ruilen onderling. Een tussenvorm is onderling ruilen alleen voor weekenddiensten. Beoordeelt de planner, dan ziet hij de gevolgen voor regels en verdeling. Zie wie een ruilverzoek goedkeurt.
Hoe vult u open diensten?
Als het team dat aanzet, kunnen medewerkers zich zelf inschrijven op open diensten. U kiest of dat met akkoord van de planner gaat of direct. Medewerkers zien alleen diensten die zij echt kunnen doen. PlanUp toetst vooraf verlof, rol, rust en arbeidstijden. Lees verder bij zelf inschrijven op open diensten.
U kunt open diensten ook in rondes aanbieden. Elke ronde heeft een groep en een reactietijd. De eerste ronde gaat bijvoorbeeld naar de eigen medewerkers in loondienst. De laatste ronde gaat naar iedereen die in aanmerking komt. Zie open diensten in rondes aanbieden.
Hoe zet u waarnemers en een flexpool in?
Een waarnemer geeft zijn beschikbaarheid door via een persoonlijke link, zonder wachtwoord. PlanUp plant hem alleen op die dagen in. Per externe kiest u wanneer PlanUp hem inplant. Dat kan alleen op plekken die openblijven, alleen handmatig, of via een ronde voor open diensten.
De Flexpool-pagina toont per periode de uren en geschatte kosten per lid. U controleert de uren en exporteert ze, bijvoorbeeld voor de salarisadministratie. Lees meer in uren en kosten van de flexpool.
Wat beslist u zelf?
PlanUp controleert elke ruil en inschrijving op de regels. Hoeveel vrijheid medewerkers krijgen, bepaalt u per team. U kiest wie goedkeurt, wie eerst een open dienst krijgt en wanneer externen in beeld komen. Zo past de flexibiliteit bij de afspraken van uw team.
Alle vragen over wisselen, inschrijven en flexibele inzet
- Hoe bepaalt een planner welke zzp'er of waarnemer als eerste een open dienst aangeboden krijgt? U deelt externen in golf 1, 2 of 3 in. Dat doet u met de hand, of automatisch op een beoordelingsdrempel en een maximale aanrijtijd. De planner ziet per dienst wie in welke golf zit en waarom.
- Kan een medewerker zich in PlanUp zelf inschrijven op een open dienst? Ja, als het team dat aanzet: met akkoord van de planner of direct. De medewerker ziet alleen open diensten die hij echt kan doen. PlanUp toetst verlof, rol, rust en arbeidstijden vooraf.
- Moet de planner elk ruilverzoek goedkeuren, of mogen collega's onderling ruilen? Dat kiest u per team: altijd de planner, onderling alle dagen, of onderling alleen voor weekenddiensten. Beslist de planner, dan ziet hij eerst de gevolgen voor regels en verdeling.
- Welke gegevens ziet een waarnemer of extern teamlid in PlanUp, en wat blijft afgeschermd? Een waarnemer ziet zijn beschikbaarheidsscherm, profiel, documenten en eigen gegevens. Geen teamrooster, geen collega's, geen ruilen, geen agenda-koppeling en nooit zijn interne beoordeling.
- Hoe zorgt een vakgroep dat het automatische rooster eerst de eigen mensen inplant en waarnemers alleen als het nodig is? U kiest per externe wanneer PlanUp hem inplant: in een tweede ronde op plekken die openblijven, alleen met de hand, of via een golf. De rekenmodule zet flexpoolleden liever minder in.
- Kunt u een open dienst eerst aan de eigen mensen aanbieden en pas na een wachttijd aan anderen? Ja. U stelt één tot drie rondes in, elk met een groep en een reactietijd in uren. Ronde 1 gaat bijvoorbeeld naar de eigen loondienst, de laatste ronde naar iedereen die in aanmerking komt.
- Kunt u meerdere diensten in één verzoek ruilen, bijvoorbeeld een hele week met dezelfde collega? Ja. U selecteert tot tien eigen diensten en kiest per dienst een collega en de dienst in ruil. Per team stelt u in of elk paar apart doorgaat of de hele reeks alles of niets is.
- Hoe kiest de planner als meerdere mensen zich voor dezelfde open dienst aanmelden, en wat gebeurt er met de rest? De planner ziet alle aanmelders per dienst en dag, in een volgorde die het team instelt. Is de dienst vol, dan worden de anderen afgewezen of blijven ze reserve voor bij uitval.
- Kunt u in PlanUp ruilen met drie of vier collega's, waarbij ieder één dienst doorgeeft aan de volgende? Ja, met een kringruil. Drie of vier collega's uit één team geven elk één dienst door. De kring gaat pas door als iedereen akkoord is en de regels kloppen.
- Hoe ziet u wat de inzet van waarnemers en de flexpool kost, en hoe levert u de uren aan voor salaris? De Flexpool-pagina toont per periode de uren, het uurtarief, de toeslag en de geschatte kosten per lid. U controleert de uren en exporteert ze als CSV of in het importformaat van Loket.
- Hoe ruilt u één dienst met één collega in PlanUp, en wat controleert het systeem? U klikt in uw kalender op uw dienst en kiest een collega en de dienst die u terugkrijgt. PlanUp toetst het rooster na de ruil en wijzigt pas na akkoord.
- Hoe geeft een waarnemer of zzp'er zijn beschikbaarheid door zonder account? U stuurt vanuit de planningswizard een persoonlijke link. De waarnemer vinkt zonder in te loggen zijn dagen aan. PlanUp plant hem alleen op die dagen in. De link verloopt vanzelf.