Hoe ziet u wat de inzet van waarnemers en de flexpool kost, en hoe levert u de uren aan voor salaris?

Op de Flexpool-pagina ziet u per periode wat elk flexpoollid heeft gewerkt en wat dat naar schatting kost. Per lid staan er de uren, het uurtarief, de basis, de toeslag en de kosten. De totalen staan bovenaan. Daaronder staat een lijst om de gewerkte uren te bevestigen. U exporteert de kosten als CSV, de uren per dienst voor de salarisadministratie, of een bestand in het importformaat van Loket. De pagina opent standaard op de lopende maand.

Wie zit er in de flexpool?

De flexpool bestaat uit twee groepen:

• externe teamleden, zoals waarnemers en zelfstandigen zonder personeel (zzp'ers);
• interne leden bij wie op de ledenpagina Flexpool is aangezet, bijvoorbeeld een sit-in.

Staat er niemand in, dan legt de pagina uit hoe u leden toevoegt. Bij het maken van het rooster zet PlanUp flexpoolleden liever minder in dan vaste leden.

Wat staat er in het kostenoverzicht?

Bovenaan staan voor de gekozen periode het aantal flexpoolmedewerkers, de totaal ingeplande uren en de geschatte kosten. Daaronder staat per lid:

• naam, rol en team of teams;
• uurtarief, dat u hier direct kunt aanpassen;
• uren;
• basis: uren maal uurtarief;
• toeslag;
• kosten: basis plus toeslag.

Met Exporteer kosten (CSV) downloadt u dit overzicht.

Welke uren tellen mee?

De uren komen uit de gepubliceerde roosters. Een paar regels:

• Verlof en geannuleerde diensten tellen niet mee.
• Diensten waarop iemand alleen meeloopt met een begeleider, tellen ook niet mee.
• Overlappen twee diensten van dezelfde persoon in de tijd, dan telt die tijd één keer.
• Een dienst die als afwezig is bevestigd, telt nul.
• Een dienst met afwijkende gewerkte uren telt die uren, ook als het er meer zijn dan gepland.
• Een dienst die nog niet is bevestigd, telt zoals gepland.

Stel een toeslag in

Een toeslag stelt u per activiteit in, onder Toeslag op deze activiteit. Standaard is er geen toeslag. U kiest een percentage van het basisbedrag of een vast bedrag per uur. Daarna kunt u de toeslag beperken:

• Alleen bij: nacht, weekend of feestdag. Zonder vinkje geldt de toeslag altijd. Een nacht op zaterdag telt als weekend én als nacht.
• Ledentype: intern of extern.
• Contracttype: fulltime of parttime.

Dezelfde toeslag geldt in het kostenoverzicht en in de urenexport. In de export krijgt elke regel een soort: regulier, dienst, nacht, weekend of feestdag.

Controleer de gewerkte uren

Onder Uren controleren staat een lijst met diensten tot en met vandaag. Die lijst geldt voor alle medewerkers in de organisatie, niet alleen voor de flexpool. Het uitgangspunt is "aanwezig zoals gepland".

U filtert op Afwijkingen, Nog niet bevestigd, Gemeld of Alles. Standaard staat het filter op Nog niet bevestigd. Per dienst ziet u de geplande en de gewerkte tijd. Met Alles in deze periode akkoord, of Alles akkoord per medewerker, bevestigt u de rest in één keer.

De lijst toont maximaal 200 diensten. Kies anders een kortere periode of een filter.

Medewerkers die Mijn uren gebruiken, kunnen zelf een afwijking melden. Die verschijnt als "Gemeld door medewerker". Zo'n melding valt niet onder "alles akkoord". De planner handelt die zelf af. Zie verlofsaldo en uren inzien als medewerker.

Exporteer de uren voor salaris

Beide exports gaan over alle medewerkers met uren in de gepubliceerde roosters, niet alleen over de flexpool.

Urenexport voor salaris. Dit is een CSV-bestand per medewerker en dienst. U kiest als bron Geplande uren of Bevestigde aanwezigheid (afwezig telt 0). Per regel staan functie, team, datum, activiteit, begin- en eindtijd en uren. Ook staan erin: de soort, de basis en toeslag in euro's, en de aanwezigheid.

Loket. Dit bestand heeft één regel per medewerker met de uren in de periode. Het volgt het formaat "Import variabele gegevens". U vult het werkgeversnummer in en het nummer van het loonbestanddeel voor uren.

Voor Loket gelden een paar voorwaarden:

• Elke medewerker met uren heeft een personeelsnummer nodig. Ontbreekt dat, dan noemt PlanUp de namen en maakt het geen bestand.
• Toeslagen zitten niet in dit bestand.
• PlanUp meldt zelf dat dit formaat nog niet is gecontroleerd tegen Loket. Importeer het eerste bestand daarom in een testadministratie.

Een exportperiode is maximaal een jaar. Elke export voor Loket komt in het activiteitenlogboek.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp rekent de kosten van de flexpool uit dezelfde uren als de urenexport. Het gebruikt het uurtarief van het lid en de toeslag van de activiteit. Zo kloppen het kostenoverzicht en de aanlevering voor salaris met elkaar. Hoe u de inzet van externen laag houdt, leest u in vaste staf eerst, externe inhuur alleen als het moet.