Kunt u een open dienst eerst aan de eigen mensen aanbieden en pas na een wachttijd aan anderen?

Ja. U stelt één tot drie rondes in, elk met een groep en een reactietijd in uren. Ronde 1 gaat bijvoorbeeld naar de eigen loondienst. Na de reactietijd opent ronde 2 vanzelf voor de volgende groep. Wie in een eerdere ronde zat, mag daarna nog steeds reageren.

Dit artikel gaat over de timing: wie wanneer een open dienst te zien krijgt. Welke externe in welke groep valt, leest u in ZZP'ers in golven. Hoe het rooster zelf eerst de eigen mensen inplant, leest u in vaste staf eerst.

Wat is er nodig?

De instelling heet Gefaseerd openzetten (rondes) en staat in de teaminstellingen. Ze staat standaard uit. Ze werkt alleen als:

• zelf inschrijven op open diensten aan staat;
• de module Slot vergrendeling voor het team aan staat.

Kies per ronde een groep en een reactietijd

Per ronde kiest u een groep:

• Alleen eigen loondienst (intern).
• Uurtarief tot een grens: iedereen met een bekend uurtarief tot het bedrag dat u invult. Wie geen uurtarief heeft, valt buiten deze groep. Het bedrag vult u in centen in.
• Golf 1, 2 of 3: externen die in die golf zijn ingedeeld. Ook hier kunt u een maximaal uurtarief opgeven.
• Iedereen die in aanmerking komt.

Elke ronde heeft een reactietijd van 1 tot 168 uur. De laatste ronde heeft geen reactietijd nodig. Die blijft open tot de dienst gevuld is of het inschrijven sluit.

Lege regels tellen niet mee. U kunt dus ook met één of twee rondes werken. Een veelgebruikte opbouw is: eerst intern, dan externen tot een tarief, als laatste iedereen.

Hoe start een ronde?

Met rondes aan kan pas iemand zich inschrijven als de rondes voor die dienst en dag zijn gestart. Dat gebeurt op twee manieren:

• De planner zet de dienst per dag open op de pagina Vastzetverzoeken.
• De planner zet de diensten van een uitvaller in één keer vrij voor de pool. Dan start ronde 1 per dienst en dag vanzelf.

Hoe verloopt een ronde?

1. Ronde 1 opent. Wie in die groep valt, krijgt een melding.
2. Na de reactietijd opent ronde 2. Alleen wie nu nieuw in aanmerking komt, krijgt een melding. Wie in ronde 1 al bericht kreeg, krijgt geen tweede.
3. Zo gaat het verder tot de laatste ronde.

Een externe die op die dag niet beschikbaar is opgegeven, krijgt geen melding. Externen bereikt PlanUp alleen via een golfronde. Dat werkt alleen als het team met persoonlijke beschikbaarheidslinks werkt.

Medewerkers zien in het portaal in welke ronde de diensten voor hen opengaan. Valt iemand nog niet in een geopende ronde, dan kan hij zich nog niet inschrijven.

Hoe houdt de planner de regie?

Op Vastzetverzoeken ziet de planner per dienst en dag in welke ronde die staat. Hij ziet ook wanneer de volgende ronde opent. Hij kan:

• een ronde eerder openen, als het te lang duurt;
• de rondes sluiten, bijvoorbeeld als de plek op een andere manier is gevuld.

Sluit de planner de rondes, of zet hij de dienst opnieuw open? Dan vervalt of verschuift de geplande opening van de volgende ronde. Er gaan dus geen meldingen uit voor een ronde die de planner al had gesloten.

Wat blijft gewoon gelden?

De rondes werken boven op de gewone inschrijving. De stand (met akkoord of direct), de sluittijd en het maximum per medewerker blijven gelden. Zie zelf inschrijven op open diensten. Zijn er meer aanmelders dan plekken, dan bepaalt de ingestelde volgorde wie de dienst krijgt. Zie meerdere aanmeldingen voor een open dienst.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt bij elke opengezette dienst vast in welke ronde die staat. Op het ingestelde moment opent het de volgende ronde. Elke nieuwe groep krijgt één keer een melding. Zo krijgen uw eigen mensen voorrang, zonder dat een open dienst blijft liggen.