Kunt u meerdere diensten in één verzoek ruilen, bijvoorbeeld een hele week met dezelfde collega?

Ja. U selecteert in uw kalender tot tien eigen diensten tegelijk. Per dienst kiest u met wie u ruilt en welke dienst u terugkrijgt. PlanUp controleert alle ruilen voordat er iets wordt verstuurd. Per team is ingesteld hoe zo'n reeks verloopt: per paar, waarbij elke ruil apart doorgaat, of als geheel, waarbij de hele reeks in één keer doorgaat of helemaal niet.

Dit artikel gaat over een reeks ruilen in één verzoek. Een losse ruil van één dienst staat in een dienst ruilen met een collega. Een keten met drie of vier mensen heet een kringruil.

Hoe vraagt u een reeks ruilen aan?

1. Kies de diensten. Vink in uw kalender de toekomstige diensten aan die u wilt ruilen. Kies Ruilen in de balk onderaan. Vergrendelde diensten, vergaderingen en diensten in een openstaand ruilverzoek kunt u niet aanvinken.
2. Kies de collega's. Per dienst kiest u een collega. PlanUp toont alleen teamleden die in aanmerking komen, net als bij een losse ruil.
3. Kies de ruildiensten. Per collega kiest u welke dienst u terugkrijgt. Bekijk daarna het overzicht en verstuur.

U kunt per dienst een andere collega kiezen. Staat het team op "als geheel", dan kan dat niet. De hele reeks gaat dan naar één collega. Kiest u er toch meer, dan weigert PlanUp de reeks en legt uit waarom.

Hebt u één dienst geselecteerd? Dan staat in het scherm van stap 2 ook de link naar een kringruil.

Wat controleert PlanUp vóór het versturen?

PlanUp controleert eerst elk paar. Per ruil ziet u, met het volgnummer, wat er niet klopt. Bijvoorbeeld:

• de dienst is niet van u, of de gekozen dienst is niet van de collega;
• er loopt al een ruilverzoek voor deze diensten met deze persoon;
• een dienst is vergrendeld;
• u of de collega heeft op dat moment al dezelfde dienst.

Daarnaast toetst PlanUp elk paar op het rooster na de ruil, net als bij een losse ruil. Het kijkt naar verlof, rol en vaardigheid, dubbele boekingen en de planningsregels.

Kan één ruil niet doorgaan, dan wordt geen enkel verzoek verstuurd. Dat geldt bij beide instellingen. Zo ontstaat bij het versturen nooit een halve reeks.

Kies per paar of als geheel

De instelling heet Reeks ruilen tegelijk en staat bij Team configureren.

Per paar. Dit is de standaard. Elk verzoek wordt apart beoordeeld en uitgevoerd. De collega kan de ene ruil accepteren en de andere weigeren. Moet de planner goedkeuren, dan beoordeelt hij elk verzoek apart. Gaan de verzoeken rechtstreeks naar de collega, dan krijgt die één e-mail met al zijn ruilen uit de reeks.

Als geheel, alles of niets. De collega en de planner beslissen over de hele reeks. Accepteert de collega, dan voert PlanUp alle ruilen in één keer uit, of geen enkele. Al bij het versturen toetst PlanUp het rooster na de hele reeks. Een controle per paar ziet dat namelijk niet. Klopt een regel voor één ruil niet, dan blijft alles zoals het was.

Dat past bij afspraken als "ik neem uw week, u de mijne". Daar is een halve uitvoering erger dan niets.

Bij een reeks als geheel kijkt PlanUp voor compensatiedagen naar het totaal. Het telt wat iemand in de hele reeks geeft en krijgt, niet per losse ruil. Zakt het saldo onder de 5 dagen, dan krijgt de collega eerst een waarschuwing.

Een reeks verloopt zoals elke ruil: na 72 uur, of eerder om middernacht aan het begin van de dag vóór de vroegste dienst.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp behandelt een reeks ruilen als één aanvraag die vooraf volledig wordt gecontroleerd. Het team bepaalt of elk paar daarna apart doorgaat, of de hele reeks alles of niets is. Wie er goedkeurt, stelt u apart in. Zie wie een ruilverzoek goedkeurt.