Welke gegevens ziet een waarnemer of extern teamlid in PlanUp, en wat blijft afgeschermd?

Een waarnemer ziet in PlanUp alleen wat hij nodig heeft om zijn beschikbaarheid door te geven. Het teamrooster, de diensten van collega's en ruilen zijn voor hem afgeschermd. Met een login ziet hij zijn beschikbaarheidsscherm, zijn profiel, documenten, de export van zijn eigen gegevens en support. Via een persoonlijke link ziet hij alleen zijn eigen dagen, en soms de open diensten die nu voor zijn golf openstaan. De interne beoordeling die planners aan externen geven, ziet hij nooit.

Dit geldt voor elk extern teamlid, dus ook voor zelfstandigen zonder personeel (zzp'ers).

Op welke twee manieren krijgt een waarnemer toegang?

Een persoonlijke link zonder wachtwoord. De planner maakt de link aan in de planningswizard, bij de beschikbaarheid van externen. Dat kan alleen als Alleen plannen op beschikbare dagen voor het team aan staat. De waarnemer vinkt per dag aan wanneer hij kan, zonder in te loggen. De link geldt voor één periode. Zie beschikbaarheid van waarnemers via een link.

Een account in het medewerkersportaal. Nodigt de planner een extern teamlid uit, dan meldt PlanUp dat deze persoon toegang krijgt tot het beschikbaarheidsscherm. Opent de waarnemer daarna een andere pagina, dan stuurt PlanUp hem terug naar dat scherm. Hij ziet dan de melding dat hij als waarnemer alleen zijn beschikbaarheid kan doorgeven.

Wat ziet een waarnemer met een login?

• het beschikbaarheidsscherm, waar hij per periode doorgeeft wanneer hij kan;
• zijn profiel en zijn meldingsvoorkeuren;
• documenten die het team vraagt;
• de export van zijn eigen gegevens en support;
• bij de eerste keer inloggen de privacykennisgeving. Die staat standaard aan, tenzij het team hem uitzet.

Met alleen een login kan een waarnemer zich niet op open diensten inschrijven. Dat gaat uitsluitend via de persoonlijke link.

Wat ziet een waarnemer via de persoonlijke link?

• zijn naam, het team en de periode;
• de dagen waarop hij beschikbaar is, die hij met dezelfde link kan aanpassen;
• de open diensten die nu voor zijn golf openstaan, op dagen waarop hij kan.

Dat laatste geldt alleen als zelf inschrijven op Direct toewijzen na controle staat. Hij kan zo'n dienst dan direct nemen. PlanUp doet daarbij dezelfde controle als voor andere medewerkers.

Wat blijft voor een waarnemer afgeschermd?

• Het teamrooster en collega's. Hij ziet niet wie wanneer werkt. Hij ziet ook niet wie met verlof of ziek is.
• Ruilen. Een waarnemer kan geen ruilverzoek doen. PlanUp weigert ook een ruilverzoek dat aan een extern lid is gericht.
• Een agenda-koppeling. PlanUp levert externe leden geen agenda-feed, de koppeling waarmee een rooster in een eigen agenda verschijnt.
• Zijn eigen beoordeling. Planners kunnen een externe een interne beoordeling geven van 1,0 tot 5,0. Alleen beheerders en planners zien die. Wijzigingen komen in het activiteitenlogboek.
• Tarieven en kosten. Uurtarieven en kosten staan op de flexpoolpagina van de planner, niet in het portaal.

Welke meldingen krijgt een waarnemer?

PlanUp maakt voor externe leden geen meldingen in het portaal aan. Over open diensten krijgt een externe alleen bericht als het team met persoonlijke links werkt en er een golfronde voor hem opent. Hij krijgt dan een e-mail. Dat gebeurt niet voor een dag waarop hij niet beschikbaar is.

Wat gebeurt er als de samenwerking stopt?

De login werkt niet meer zodra het account is gedeactiveerd, of als de einddatum van het lid is verstreken. Een persoonlijke link trekt de planner in de wizard in. Daarna toont de link "Deze link werkt niet meer".

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp houdt externe teamleden apart van de rest van het portaal. Ze geven hun beschikbaarheid door. Wil het team dat, dan nemen ze via hun link direct open diensten. Verder zien ze niets van het team. Hoe u externen alleen inzet als het nodig is, leest u in vaste staf eerst, externe inhuur alleen als het moet.