Hoe geeft een waarnemer of zzp'er zijn beschikbaarheid door zonder account?

U stuurt de waarnemer een persoonlijke link. Daarmee vinkt hij zonder in te loggen aan op welke dagen hij beschikbaar is voor uw team. Staat bij het team Alleen plannen op beschikbare dagen aan, dan plant PlanUp hem alleen op die dagen in. De link werkt tot het einde van de periode, maximaal 60 dagen na uitgifte. De planner kan hem eerder intrekken.

Dit geldt ook voor andere externe teamleden, zoals zelfstandigen zonder personeel (zzp'ers). Wat een waarnemer verder wel en niet ziet, leest u in wat ziet een waarnemer in PlanUp.

Hoe verstuurt u de link?

De links beheert u in de planningswizard. U vindt ze in de stap Team & Periode, op de kaart Waarnemers en externen.

Zet eerst Alleen plannen op beschikbare dagen aan en sla op met Volgende. Zonder die optie maakt PlanUp geen link. U krijgt dan de melding dat u de optie eerst moet aanzetten.

Daarna hebt u drie knoppen:

• Stuur de link naar alle externen van dit team. Elk actief extern teamlid met een bruikbaar e-mailadres krijgt een e-mail met de knop Beschikbaarheid doorgeven. PlanUp meldt hoeveel mensen zijn overgeslagen omdat er geen bruikbaar e-mailadres was.
• Link tonen (nieuw). Dit maakt een nieuwe link voor één persoon. U kopieert die zelf en stuurt hem bijvoorbeeld via een bericht door. De link wordt maar één keer getoond.
• Intrekken. De link werkt daarna niet meer.

Er gaat alleen een e-mail uit als u op de knop drukt. Een nieuwe link maakt de vorige link voor die persoon ongeldig. De link geldt voor de periode die u in de wizard plant.

Kunt u de beschikbaarheid ook zelf invullen?

Ja. Op dezelfde kaart staat per extern lid een raster Beschikbaar op. Daarin klikt u dagen aan, of u sleept eroverheen. Met Hele week, Werkdagen en Alles wissen gaat het sneller. Heeft iemand nog geen enkele dag ingevuld, dan toont PlanUp dat hij niet automatisch wordt ingepland.

Wat ziet de waarnemer?

Hij ziet een begroeting met zijn naam, het team en de periode. Daaronder staat een lijst van de dagen, elk met een groot vinkvak. Zo werkt het ook goed op een telefoon. Weekenddagen hebben een grijze achtergrond.

Hij vinkt de dagen aan waarop hij kan en kiest Opslaan. Alleen aangevinkte dagen gelden als beschikbaar. Met dezelfde link kan hij dat later aanpassen. Dagen die al voorbij zijn, toont het scherm niet meer.

Staat zelf inschrijven bij het team op direct? Dan ziet de waarnemer onder de dagen ook open diensten. Het gaat alleen om diensten die nu voor zijn golf openstaan, op dagen waarop hij kan. Met Inschrijven neemt hij zo'n dienst direct. PlanUp doet dan dezelfde controle als bij elke andere toewijzing. Zie externen in golven.

Hoe is een link zonder wachtwoord beveiligd?

Een link zonder wachtwoord moet goed afgeschermd zijn. PlanUp doet dat zo:

• De link is lang en willekeurig. PlanUp bewaart de link zelf niet, alleen een onomkeerbare afgeleide ervan.
• Hij werkt alleen voor een extern teamlid dat actief in het team zit en zijn toegang nog heeft.
• Hij werkt alleen zolang het team Alleen plannen op beschikbare dagen aan heeft.
• Hij geldt voor één team en één periode.
• Een verlopen of ingetrokken link toont "Deze link werkt niet meer", met het advies de planner om een nieuwe te vragen.
• Zonder actief abonnement kan de waarnemer niets opslaan en zich niet inschrijven.

In de e-mail staat dat de link persoonlijk is en niet gedeeld mag worden.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bewaart de aangevinkte dagen bij de voorkeuren van de waarnemer. Bij het inplannen leest PlanUp die dagen mee. Staat de optie aan, dan komt een extern lid niet automatisch op een dag die hij niet heeft opgegeven. Hij krijgt dan de reden "niet beschikbaar". Dat geldt ook voor de golven van open diensten. De planner bepaalt wanneer er een link uitgaat en kan hem altijd intrekken.