Moet de planner elk ruilverzoek goedkeuren, of mogen collega's onderling ruilen?

Dat kiest u per team. U hebt drie mogelijkheden: de planner keurt altijd goed, collega's ruilen onderling op alle dagen, of collega's ruilen onderling alleen weekenddiensten. Maakt het team geen keuze, dan geldt de instelling van de organisatie. Die staat standaard op goedkeuring door de planner.

Dit artikel gaat over wie beslist. Hoe een medewerker een ruil aanvraagt, leest u in een dienst ruilen met een collega.

Waar stelt u het in?

De instelling heet Wie keurt ruilverzoeken goed en staat bij het team. Moet de planner goedkeuren, dan beoordeelt hij het verzoek eerst. Pas daarna vraagt PlanUp de collega om akkoord.

Welke drie keuzes zijn er?

De planner keurt altijd goed. Elk ruilverzoek komt eerst bij de planner. De medewerker ziet na het versturen dat de planner het verzoek beoordeelt. Daarna wordt de collega gevraagd. Dit past bij teams met veel bevoegdheden of samengestelde diensten.

Teamleden onderling, alle dagen. De collega krijgt het verzoek direct. Accepteert hij en doorstaat de ruil de controle, dan gaat de ruil door. De planner hoeft niets te doen. De ruil staat wel in het rooster en in het audit-spoor, het logboek van wie wat wanneer deed.

Teamleden onderling, alleen weekenddiensten. Vallen alle diensten in de ruil op zaterdag of zondag? Dan regelen collega's het onderling. Zit er een doordeweekse dienst bij, dan beslist de planner.

In alle drie de gevallen toetst PlanUp het rooster zoals het na de ruil is. Het kijkt naar verlof, rol, vaardigheid, rust en arbeidstijden. Onderling ruilen betekent dus niet dat de regels vervallen.

Wat ziet de planner bij een verzoek?

Op de pagina met ruilverzoeken staan de verzoeken per status. Opent de planner een verzoek, dan berekent PlanUp op dat moment de gevolgen:

• Harde overtredingen: kan de collega de dienst doen, en bij een ruil ook de aanvrager?
• Waarschuwingen: regels die worden geraakt, maar die een planner mag passeren.
• Dienstblokken: hoort de dienst bij een gekoppeld blok van de aanvrager, zoals een weekendblok?
• Compensatiedagen: verschuift er een compensatiedag mee? En botst die bij de collega met een andere dienst?
• Eerlijkheid: hoe verschuiven de punten van beiden ten opzichte van het teamgemiddelde?

Zijn er harde overtredingen? Dan kan de planner alleen goedkeuren als hij dat bewust aanvinkt. Na goedkeuring bewaart PlanUp het overzicht bij het verzoek. Zo is later terug te lezen wat de planner wist. Afwijzen kan met een notitie. Beide medewerkers krijgen bericht.

Welke regels kan een goedkeuring passeren?

Een aantal harde regels mag een planner bewust passeren. Voorbeelden:

• de rust na een dienst;
• het maximum aantal diensten achter elkaar;
• de maximale werkweek;
• de uurgrenzen uit de Arbeidstijdenwet (ATW) voor artsen in opleiding tot specialist (AIOS);
• vaste vrije dagen.

Regelen collega's de ruil onderling, dan houden deze regels de ruil tegen. Heeft de planner de ruil goedgekeurd, dan laat PlanUp ze door. Ze staan dan bij de waarschuwingen die de planner vooraf ziet.

Andere weigeringen passeert ook een goedgekeurde ruil niet. Denk aan afwezigheid, een ontbrekende rol of vaardigheid, een dubbele boeking of een regel die altijd blokkeert. PlanUp toetst opnieuw zodra de collega accepteert. Valt de ruil dan alsnog af, dan gaat hij niet door. Beide diensten blijven dan bij de oorspronkelijke persoon.

Welke termijnen gelden er?

Een verzoek verloopt na 72 uur. Het verloopt eerder als de dienst dichtbij is: om middernacht aan het begin van de dag vóór de vroegste dienst. Dat geldt ook voor een verzoek dat nog bij de planner ligt. Verloopt het binnen 24 uur, dan krijgen de planners het opnieuw per e-mail.

Keurt de planner goed, dan krijgt de collega het verzoek. Vanaf dat moment heeft de collega 72 uur om te reageren. Pas als de collega accepteert, verandert het rooster.

Hoe werkt goedkeuren bij een kringruil?

Bij een kringruil geldt één beoordeling voor de hele kring. Een blokkerende overtreding kan de planner daar niet bevestigen. De kring gaat alleen door als het rooster daarna klopt. Zie kringruil met drie of vier collega's.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp laat elk team kiezen hoeveel ruimte collega's krijgen. De controle op de regels is in elke keuze gelijk. Moet de planner beslissen, dan krijgt hij de gevolgen op een rij. Een afwijking van de regels moet hij bewust bevestigen. Lees ook toch toewijzen met reden en audit-spoor.