Kunt u in PlanUp ruilen met drie of vier collega's, waarbij ieder één dienst doorgeeft aan de volgende?

Ja, met een kringruil. U en twee of drie collega's uit hetzelfde team geven elk één dienst aan de volgende in de kring. De laatste geeft er een aan u. De kring gaat pas door als iedereen akkoord is en de regels kloppen voor het rooster daarna. Tot die tijd verandert er niets. Daarna gaan alle diensten in één keer over.

Het verschil met de andere ruilvormen: bij een gewone ruil ruilen twee mensen één dienst. Bij meerdere diensten tegelijk ruilen ruilt u een reeks diensten, telkens met één collega per paar. Bij een kringruil geeft iedereen één dienst door in een keten.

Wanneer helpt een kringruil?

Bij een gewone ruil moeten twee mensen precies op elkaar passen. Vaak lukt dat niet. De collega wil uw dienst wel, maar heeft niets wat u wilt. Een derde collega maakt het rond. Met een kringruil legt u die keten vast in één verzoek. Zo hebt u geen losse ruilen die elk apart kunnen mislukken.

Hoe start u een kringruil?

1. Vink in uw kalender precies één eigen toekomstige dienst aan. Kies Ruilen in de balk onderaan.
2. Kies in het volgende scherm Ruil in een kring met 2 of 3 collega's. Die link verschijnt alleen als u één dienst hebt geselecteerd.
3. Kies de collega's in de kring. De volgorde bepaalt wie van wie een dienst krijgt. Collega 1 krijgt uw dienst, collega 2 die van collega 1, enzovoort.
4. Kies per collega de dienst die hij doorgeeft. Bij elke stap staat wie aan wie geeft. De laatste collega geeft een dienst aan u.
5. Voeg zo nodig een bericht toe en kies Kringruil aanvragen.

Welke collega's en diensten komen in aanmerking?

PlanUp toont alleen collega's die in het team worden ingeroosterd en toegang hebben. Ze moeten ook minstens één geschikte dienst hebben. Een geschikte dienst:

• ligt in de toekomst;
• staat in een gepubliceerd rooster;
• is niet vergrendeld;
• valt niet op een dag met afwezigheid;
• hoort niet bij een dienstblok of bij de dienst van een specialist.

Wat controleert PlanUp bij het aanvragen?

PlanUp controleert eerst of de kring goed is opgebouwd:

• drie of vier deelnemers, ieder één keer, met één dienst;
• alle diensten bij hetzelfde team en in een gepubliceerd rooster;
• geen dienst vergrendeld, in het verleden of deel van een gekoppeld dienstblok;
• geen externe leden in de kring;
• geen dienst die al in een ander openstaand ruilverzoek zit.

Klopt één schakel niet, dan wordt er niets verstuurd. U ziet wie welke dienst niet kan afgeven, en waarom. Verlof, rust en de andere planningsregels toetst PlanUp later, op het moment dat de kring wordt uitgevoerd.

Hoe geeft iedereen akkoord?

Elke collega in de kring krijgt een melding en een e-mail met het hele overzicht. Daarin staat wie wat aan wie geeft, met datum en tijd. Hij geeft via de link akkoord of weigert. Uw eigen akkoord is al vastgelegd bij het aanvragen.

Wie akkoord heeft gegeven, ziet bij welke collega's het nog wacht. Weigert iemand, dan gaat de kring niet door. Iedereen hoort dan dat er niets is veranderd. Dat gebeurt ook als de kring verloopt, als iemand annuleert of als een dienst intussen is veranderd.

Een kring verloopt na 72 uur, net als een gewone ruil. Hij verloopt eerder als de diensten dichtbij zijn: om middernacht aan het begin van de dag vóór de vroegste dienst in de kring.

Wat gebeurt er bij het laatste akkoord?

Dan toetst PlanUp het rooster zoals het na de kring zou zijn. Dat is dezelfde controle als bij elke toewijzing: verlof, rol en vaardigheid, dubbele boekingen en de planningsregels van het team.

Klopt alles, dan gaan alle diensten tegelijk over. Klopt iets niet, dan verandert er niets. De planner krijgt dan een e-mail dat de kring op een regel vastloopt. De kring blijft openstaan tot hij verloopt.

Werkt het team met compensatiedagen? Dan waarschuwt PlanUp als iemands saldo door de kring onder de 5 dagen zou zakken.

Welke rol heeft de planner?

Moet in uw team de planner ruilen goedkeuren, dan geldt één goedkeuring voor de hele kring. Pas daarna worden de collega's om akkoord gevraagd. De planner kan een blokkerende regel bij een kring niet passeren. Een kring gaat dus alleen door als het rooster daarna klopt. Zie wie een ruilverzoek goedkeurt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt de hele kring vast als één verzoek. Er is één akkoord per deelnemer en één controle op het rooster na de kring. Pas als alles klopt, gaan alle diensten tegelijk over. Elke schakel komt in het audit-spoor, het logboek van wie wat wanneer deed, met de situatie ervoor en erna.